Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und buche Dienstreisen für unser Team und unterstütze bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Fraunhofer-Institut für Angewandte und Integrierte Sicherheit AISEC, führend in der IT-Sicherheit.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben in einem kollegialen Umfeld mit Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und unterstütze spannende Forschungsprojekte.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Tourismus oder vergleichbare kaufmännische Qualifikation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Das Fraunhofer-Institut für Angewandte und Integrierte Sicherheit AISEC mit Hauptsitz in Garching bei München und Standorten in Berlin und Weiden begleitet mit international anerkannter Spitzenforschung die digitalen Transformationsprozesse in Schlüsselbranchen wie der Automobilindustrie, dem Maschinenbau, der Luftfahrt oder auch der Medizin. Als erfolgreich etabliertes und stark wachsendes Institut sind wir immer auf der Suche nach hoch motivierten Köpfen in allen Bereichen der IT‑Sicherheit. Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das sich in der Verwaltung mit dem Thema Reise befasst und durch diese Tätigkeiten die Prozesse und Projekte der wissenschaftlichen Mitarbeitenden maßgeblich unterstützt.
Aufgaben
- Vorbereitung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen (In- und Ausland) für unsere Mitarbeitenden im Tool SAP Concur
- Ansprechpartner*in für alle Fragen rund um die Dienstreise unter Beachtung und Anwendung der gesetzlichen Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG)
- Unterstützung bei der Reiseplanung und Buchung aller Reisemittel sowie Unterkünfte (Bahn, Flug, Mietwagen, Hotel usw.)
- Unterstützung der Reisenden bei der Erstellung ihrer Reisekostenabrechnung und Abrechnung der Dienstreisen nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen
- Erledigung administrativer Aufgaben (z. B. Berechnung der Bahncard‑Amortisation)
- Übernahme allgemeiner Verwaltungstätigkeiten (Assistenztätigkeiten, Koordination von Veranstaltungen und Terminen)
Qualifikationen
- Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Tourismuskaufmann/-frau oder eine ähnliche kaufmännische Ausbildung
- Idealerweise erste Erfahrung in der Anwendung des Bundesreisekostengesetzes
- Routine mit MS‑Office‑Programmen und bestenfalls Kenntnisse in SAP
- Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, ein freundliches und souveränes Auftreten sowie ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
- Konzentrationsfähigkeit auch in herausfordernden Situationen, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
- Englischkenntnisse
Benefits
- Eigenverantwortlicher, vielfältiger Aufgabenbereich mit hohem Maß an Selbständigkeit in einem äußerst kollegialen Umfeld
- Die Möglichkeit des mobilen Arbeitens (bis zu 60 %)
- Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch fachspezifische Weiterbildungsmaßnahmen
- Modernes und innovatives Arbeitsumfeld in einer führenden Forschungseinrichtung
- Umfangreiche Zusatzleistungen wie betriebliche Altersversorgung (VBL) und Bezuschussung des Deutschland‑Jobtickets
Arbeitszeit und Vergütung
Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 19,5 Stunden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren. Die Stelle ist zunächst befristet, eine längere Zusammenarbeit wird grundsätzlich angestrebt.
EEO‑Statement
Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern.
Office Manager - Reiseadministration (all genders) Arbeitgeber: Fraunhofer AISEC
Das Fraunhofer-Institut für Angewandte und Integrierte Sicherheit AISEC in Garching bei München bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten, das von internationaler Spitzenforschung geprägt ist. Hier profitieren Sie von einem kollegialen Arbeitsklima, flexiblen Arbeitszeiten und der Option auf mobiles Arbeiten, während Sie gleichzeitig Ihre persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten durch gezielte Weiterbildungsmaßnahmen erweitern können. Zudem erwarten Sie attraktive Zusatzleistungen wie eine betriebliche Altersversorgung und ein Zuschuss zum Deutschland-Jobticket, die Ihre Anstellung noch attraktiver machen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager - Reiseadministration (all genders) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Position.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Fraunhofer-Institut arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte des Instituts und über die spezifischen Anforderungen der Stelle. So kannst du gezielt zeigen, wie du das Team unterstützen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du so die besten Chancen, schnell eine Rückmeldung zu bekommen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager - Reiseadministration (all genders) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig und ansprechend.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreib- und Grammatikfehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, um sicherzugehen, dass alles passt!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!:Schau dir die Anforderungen genau an und passe deine Bewerbung entsprechend an. Zeige, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die in der Stellenanzeige beschrieben sind.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Fraunhofer AISEC vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Fraunhofer-Institut und seine Projekte verschaffen. Schau dir an, welche aktuellen Themen in der Forschung behandelt werden und wie die Reiseadministration dazu beiträgt. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Reiseadministration und im Umgang mit SAP Concur unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele im Gespräch zu erläutern und zu zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, den Herausforderungen in der Reiseadministration oder den Möglichkeiten zur Weiterbildung sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist und mehr über das Arbeitsumfeld erfahren möchtest.
✨Selbstbewusst auftreten
Achte darauf, selbstbewusst und freundlich aufzutreten. Eine positive Körpersprache und ein souveränes Auftreten können einen großen Unterschied machen. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
