Referent (m/w/d) Hauptabteilung Defense Science and Technologies

Für unseren Standort Efringen-Kirchen suchen wir eine souveräne, organisationsstarke Persönlichkeit, die die Hauptabteilungsleitung und insbesondere den stellvertretenden Hauptabteilungsleiter im Tagesgeschäft entlastet, Prioritäten steuert und als verlässliche Schnittstelle agiert.

Was Sie herausfordern

• Sie halten dem stellvertretenden Hauptabteilungsleiter den Rücken frei, indem Sie sich proaktiv mit relevanten Stakeholdern abstimmen; dabei haben Sie einen Überblick über die vielfältigen Themen in einem anspruchsvollen, wissenschaftlich geprägten Umfeld.
• Sie organisieren und steuern das operative Tagesgeschäft: Termin- und Kalenderkoordination, Reisemanagement sowie eigenständige Priorisierung und Strukturierung von Themen.
• Sie übernehmen die interne und externe Korrespondenz (inkl. Kundenkontakt), bereiten Anfragen verständlich auf, priorisieren diese und sorgen für reibungslose Entscheidungsprozesse sowie eine effektive abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
• Sie koordinieren Veranstaltungen und Meetings, auch standortübergreifend, und verantworten die entsprechende Budgetplanung und -steuerung in Abstimmung mit der Verwaltung.
• Sie agieren als wichtige Schnittstelle zur Verwaltung, sorgen für die Einhaltung von Vorgaben sowie Richtlinien und leisten damit einen maßgeblichen Beitrag zur effizienten Zusammenarbeit.
• Sie behalten finanzielle Kennzahlen in enger Abstimmung mit dem Controlling im Blick und unterstützen die Hauptabteilungsleitung und die Projektleitungen bei der Steuerung.

Was Sie mitbringen

• Sie haben ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor/FH-Diplom) im Bereich Business Administration, Kommunikation, Betriebswirtschaft oder einer vergleichbaren Qualifikation, idealerweise ergänzt durch erste relevante Berufserfahrungen.
• Sie sind engagiert und proaktiv, erfassen neue Themen schnell und bringen die Bereitschaft mit, sich eigenständig in unterschiedliche Aufgabenfelder einzuarbeiten.
• Sie überzeugen durch ausgeprägte Organisationsstärke, ein sicheres und freundliches Auftreten sowie ein hohes Maß an Diskretion und diplomatischem Geschick.
• Den sicheren Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen setzen wir voraus, Erfahrungen mit SAP sind wünschenswert.
• Sie kommunizieren sicher in einem internationalen Umfeld: Sehr gute Deutschkenntnisse (C1/C2) setzen wir voraus, gute Englischkenntnisse (B2/C1) sind wünschenswert.

Was Sie erwarten können

• Wir sind ein innovatives Forschungsinstitut mit vielfältigen Themen und hohem Praxisbezug im Bereich Sicherheitsforschung.
• Hier sind Sie Teil eines motivierten Teams, in einem offenen und kollegialem Arbeitsumfeld.
• Wir bieten Ihnen fachliche und persönliche Weiterentwicklungsperspektiven.
• Ihre Work-Life-Integration ist uns wichtig, deshalb bieten wir flexible Arbeitszeitmodelle und ein Anteil mobiles Arbeiten von zu Hause (innerhalb Deutschlands).
• Unser Angebot wird ergänzt durch unsere betriebliche Altersvorsorge (VBL) und jährliches anteiliges Weihnachtsgeld.
• Weiterhin profitieren Sie von unseren zusätzlichen Benefits: Deutschlandticket BW, Gleitzeit, Freizeitausgleich von Überstunden, PME-Familienservice: Lebenslagencoaching, Homecare-Eldercare.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Die Position ist vorerst auf 2 Jahre befristet. Eine längerfristige Zusammenarbeit wird angestrebt. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden - Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).