Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und plane Dienstreisen für unser engagiertes Team.
- Unternehmen: Fraunhofer-Institut für Angewandte und Integrierte Sicherheit AISEC, führend in der Forschung.
- Vorteile: Mobiles Arbeiten, persönliche Entwicklung und umfangreiche Zusatzleistungen.
- Weitere Informationen: Kollegiales Umfeld mit viel Selbstständigkeit und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und unterstütze spannende Forschungsprojekte.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Tourismus oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Das Fraunhofer-Institut für Angewandte und Integrierte Sicherheit AISEC mit Hauptsitz in Garching bei München und Standorten in Berlin und Weiden begleitet mit international anerkannter Spitzenforschung die digitalen Transformationsprozesse in Schlüsselbranchen wie der Automobilindustrie, dem Maschinenbau, der Luftfahrt oder auch der Medizin. Als erfolgreich etabliertes und stark wachsendes Institut sind wir immer auf der Suche nach hoch motivierten Köpfen in allen Bereich der IT-Sicherheit. Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das sich in der Verwaltung mit dem Thema Reise befasst und durch diese Tätigkeiten die Prozesse und Projekte der wissenschaftlichen Mitarbeitenden maßgeblich unterstützt. Hier sorgen Sie für Veränderung.
- Vorbereitung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen (In- und Ausland) für unsere Mitarbeitenden im Tool SAP Concur.
- Ansprechpartner*in für alle Fragen rund um die Dienstreise unter Beachtung und Anwendung der gesetzlichen Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG).
- Unterstützung bei der Reiseplanung und Buchung aller Reisemittel sowie Unterkünfte (Bahn, Flug, Mietwagen, Hotel usw.).
- Unterstützung der Reisenden bei der Erstellung ihrer Reisekostenabrechnung und Abrechnung der Dienstreisen nach den geltendengesetzlichen Bestimmungen.
- Erledigung administrativer Aufgaben (z.B. Berechnung der Bahncard-Amortisation).
- Übernahme allgemeiner Verwaltungstätigkeiten (Assistenztätigkeiten, Koordination von Veranstaltungen und Terminen).
Hiermit bringen Sie sich ein:
- Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Tourismuskaufmann/-frau oder eine ähnliche kaufmännische Ausbildung.
- Idealerweise erste Erfahrung in der Anwendung des Bundesreisekostengesetzes.
- Routine mit MS-Office-Programmen und bestenfalls Kenntnisse in SAP.
- Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, ein freundliches und souveränes Auftreten sowie ausgeprägte Dienstleistungsorientierung.
- Konzentrationsfähigkeit auch in herausfordernden Situationen, Sorgfalt und Zuverlässigkeit.
- Englischkenntnisse.
Was wir für Sie bereithalten:
- Einen eigenverantwortlichen, vielfältigen Aufgabenbereich mit einem hohen Maß an Selbständigkeit in einem äußerst kollegialen Umfeld.
- Die Möglichkeit des mobilen Arbeitens (bis zu 60 Prozent).
- Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch fachspezifische Weiterbildungsmaßnahmen.
- Ein modernes und innovatives Arbeitsumfeld in einer führenden Forschungseinrichtung.
- Umfangreiche Zusatzleistungen wie betriebliche Altersversorgung (VBL) und Bezuschussung des Deutschland-Jobtickets.
Fragen zu dieser Position beantwortet Ihnen gerne: Martina Volke +49 89 3229986-1007 Verwaltungsleitung.
Office Manager - Reiseadministration (all genders) Arbeitgeber: Fraunhofer-Gesellschaft e.V. Zentrale München
Das Fraunhofer-Institut für Angewandte und Integrierte Sicherheit AISEC bietet Ihnen als Office Manager in der Reiseadministration die Möglichkeit, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten, das von internationaler Spitzenforschung geprägt ist. Hier profitieren Sie von einem kollegialen Arbeitsklima, flexiblen Arbeitszeiten und umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten, die Ihre persönliche und berufliche Entwicklung fördern. Zudem erwarten Sie attraktive Zusatzleistungen wie eine betriebliche Altersversorgung und Unterstützung bei den Reisekosten, was das Arbeiten in Garching bei München besonders attraktiv macht.
Kontaktdaten:
Fraunhofer-Gesellschaft e.V. Zentrale München Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager - Reiseadministration (all genders) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, schau dir die Website des Unternehmens genau an und finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind. Kontaktiere sie direkt über LinkedIn oder per E-Mail, um dein Interesse zu zeigen und vielleicht sogar ein kurzes Gespräch zu vereinbaren.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking-Events! Besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit der Reiseadministration oder IT-Sicherheit zu tun haben. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und dich direkt mit Leuten austauschen, die in der Branche arbeiten. Wer weiß, vielleicht triffst du jemanden, der dir den Fuß in die Tür öffnet!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle und über das Bundesreisekostengesetz. Zeige, dass du nicht nur die nötigen Fähigkeiten hast, sondern auch ein echtes Interesse an der Arbeit im Team und an den Projekten des Instituts.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die Möglichkeit, deine Bewerbung direkt an die richtigen Leute weiterzuleiten und eventuell schneller eine Rückmeldung zu erhalten.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager - Reiseadministration (all genders) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserem Team passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles sorgfältig zu überprüfen!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!:Nutze die Informationen aus der Stellenbeschreibung, um zu zeigen, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen. Das hilft uns, dich besser einzuschätzen und zu verstehen, warum du die perfekte Wahl bist.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt, bewirb dich direkt über unsere Website. So kannst du sicher sein, dass wir alles schnell und unkompliziert erhalten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Fraunhofer-Gesellschaft e.V. Zentrale München vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Fraunhofer-Institut und seine Projekte verschaffen. Schau dir an, welche aktuellen Themen in der digitalen Transformation relevant sind und wie das Institut dazu beiträgt. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du mit Reiseadministration umgegangen bist. Sei bereit, über deine Erfahrungen mit SAP Concur oder dem Bundesreisekostengesetz zu sprechen. Das macht dich greifbarer und zeigt deine Fachkompetenz.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, den Herausforderungen im Bereich Reiseadministration oder den Möglichkeiten zur Weiterbildung sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist und mehr über das Arbeitsumfeld erfahren möchtest.
✨Präsentiere dich professionell
Achte auf ein gepflegtes Erscheinungsbild und eine positive Körpersprache während des Interviews. Ein freundliches Auftreten und Selbstbewusstsein sind wichtig, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle ernst nimmst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
