Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei der Rechnungsbearbeitung und verbessere Prozesse im Rechnungswesen.
- Unternehmen: Fraunhofer-Gesellschaft, eine führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, individuelle Weiterbildung und ein kollegiales Team.
- Weitere Informationen: Optimale Work-Life-Balance und gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
- Warum dieser Job: Gestalte innovative Prozesse in einem dynamischen Umfeld und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Qualifikationen: Hochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung im Rechnungswesen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Die Fraunhofer-Gesellschaft ist eine der weltweit führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. 75 Institute entwickeln wegweisende Technologien für unsere Wirtschaft und Gesellschaft – genauer: 32 000 Menschen aus Technik, Wissenschaft, Verwaltung und IT. Die Abteilung »Rechnungswesen« steht den Fraunhofer-Instituten und Externen bzgl. allen Fragen zur Rechnungslegung zur Verfügung und erstellt im Rahmen des Jahresabschlusses die Einzelinstitutsabschlüsse. Zudem betreut die Abteilung das SAP-Modul VIM (Vendor Invoice Management, inklusive Validation), das zentrale Rechnungseingangsportal für alle Fraunhofer-Institute und die Zentrale.
Weitere Schwerpunkte sind die Führung der Nebenbücher (Kreditoren wie Debitoren), Steueranmeldungen (Umsatzsteuer, Abzugssteuer etc.) sowie das Meldewesen im Außenwirtschaftsverkehr, die Betreuung der Dauerzahlungsverhältnisse und das Mahnwesen. Außerdem ist die Abteilung verantwortlich für die Erstellung von Richtlinien für die ordnungsgemäße, vollständige und einheitliche Handhabung des Rechnungswesens. Die Abteilung »Rechnungswesen« stellt auch den Zollbeauftragten der Fraunhofer-Gesellschaft.
Aufgaben
- Mitarbeit in der Gruppe VIM Rechnungsbearbeitung als Schnittstelle zwischen den Instituten, den Fachabteilungen der Zentrale und der Abteilung Rechnungswesen
- Fachliche Betreuung und Unterstützung der Institute sowie der Fachabteilungen der Zentrale (Support) bei allen Fragen rund um VIM und der Rechnungsbearbeitung im VIM Workplace
- Vorbereitung und Durchführung der jährlichen VIM-Schulungen, inklusive der Erstellung und Aktualisierung der Schulungsunterlagen
- Mitarbeit an der ständigen Aktualisierung des VIM-Handbuchs sowie der Handlungshilfe für Rechnungsprüfer
- Zentrales Monitoring durch Kontrollen, Stichproben und Auswertungen
- Prozessverbesserungen und Fehlerbearbeitung im Rahmen des Defect-Managements: Ticketerfassung und -bearbeitung; Bugfixing mit OpenText und den Entwickler*innen, Erstellung von Requirements und UCs, Testen der umgesetzten Defects
- Qualitätssicherung und Prozessoptimierung der Archivierung in SAP, incl. einer Konzeptentwicklung zur Sicherstellung der gesetzlichen Anforderungen der GoBD zur Gewährleistung einer reibungslosen Prüfung durch externe Prüfeinheiten
Profil
- Sie haben einen Hochschulabschluss (Bachelor oder vergleichbar) oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Rechnungswesen, speziell in der Buchhaltung.
- Wir arbeiten im Team und sind Dienstleister: Teamfähigkeit, kunden- und dienstleistungsorientiertes sowie ein sicheres Auftreten sind Ihnen vertraut.
- Sie punkten mit stilsicherer Kommunikation in deutscher und englischer Sprache.
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook, setzen wir voraus, Erfahrung mit SAP S/4HANA, VIM und OCR ist von Vorteil.
- Anwendererfahrung in Bezug auf die SAP Software-Lösung Ariba Guided Buying als Datenlieferant für VIM wäre optimal.
- Ein analytisches und bereichsübergreifendes Denken sowie eine strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sind für die Aufgabenbewältigung entscheidend.
- Die gesetzlichen Anforderungen aus der FhG-Verfahrensanweisung GoBD sowie der OA Umgang mit Buchungsbelegen ist Ihnen bekannt oder Sie können tiefe Kenntnisse im Bereich der Qualitätssicherung sowie der Arbeitsabläufe zur Sicherstellung der gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung, die Aufbewahrungsfrist und den Umgang mit buchungsbegründenden Dokumenten nachweisen.
Wir bieten
- Ein modernes und innovationsfreudiges Arbeitsumfeld in einer der führenden Forschungseinrichtungen in Europa.
- Eine strukturierte und praxisorientierte Einarbeitungsphase zur Vorbereitung auf Ihre vielfältigen Aufgaben.
- Eine sehr abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit in einem neu eingeführten Arbeitsbereich, in dem wir an der Entwicklung und Optimierung der Prozesse aktiv beteiligt sind.
- Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten entlang Ihres gesamten Aufgabenspektrums.
- Ein kollegiales und aufgeschlossenes Team, in dem sich hoch motivierte Expert*innen unterstützen und verstärken.
- Work-Life-Balance-Angebote wie flexible Arbeitszeitmodelle und weitere Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
- Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
- Sehr gute Erreichbarkeit der Arbeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
Sachbearbeiter – Rechnungswesen Rechnungsbearbeitung / SAP VIM (all genders) in Teilzeit Arbeitgeber: Fraunhofer-Gesellschaft e.V.
Die Fraunhofer-Gesellschaft bietet ein modernes und innovationsfreudiges Arbeitsumfeld, das sich durch eine kollegiale und aufgeschlossene Teamkultur auszeichnet. Mit individuellen Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie flexiblen Arbeitszeitmodellen unterstützt sie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, was sie zu einem attraktiven Arbeitgeber für alle macht, die in der anwendungsorientierten Forschung tätig sein möchten.
Kontaktdaten:
Fraunhofer-Gesellschaft e.V. Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter – Rechnungswesen Rechnungsbearbeitung / SAP VIM (all genders) in Teilzeit erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen über die Stelle. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Positionen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Fraunhofer-Gesellschaft und ihre Projekte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Mission des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, an Veranstaltungen oder Messen teilzunehmen, nutze diese Gelegenheiten, um direkt mit Vertretern der Fraunhofer-Gesellschaft ins Gespräch zu kommen. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Stellen gelangt. Außerdem kannst du dich über aktuelle Stellenangebote und Entwicklungen bei uns informieren.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter – Rechnungswesen Rechnungsbearbeitung / SAP VIM (all genders) in Teilzeit mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Fraunhofer-Gesellschaft interessierst und was dich an der Position reizt.
Betone deine relevanten Erfahrungen:Hebe deine Erfahrungen im Rechnungswesen und mit SAP VIM hervor. Zeig uns, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst hast und welche Erfolge du erzielt hast. Das macht einen großen Unterschied!
Achte auf die Details:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Lies deine Bewerbung mehrmals durch oder lass sie von jemand anderem gegenlesen. Ein fehlerfreies Dokument zeigt, dass du sorgfältig arbeitest.
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles reibungslos läuft und wir deine Unterlagen schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Fraunhofer-Gesellschaft e.V. vorbereitet
✨Verstehe die Rolle und das Unternehmen
Informiere dich gründlich über die Fraunhofer-Gesellschaft und die spezifischen Anforderungen der Position im Rechnungswesen. Zeige, dass du die Aufgaben und Herausforderungen verstehst, die mit der Rechnungsbearbeitung und dem SAP VIM verbunden sind.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du deine Fähigkeiten im Rechnungswesen oder im Umgang mit SAP unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Kompetenzen während des Interviews anschaulich zu präsentieren.
✨Zeige Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
Da die Arbeit im Team und der Kontakt zu verschiedenen Abteilungen wichtig sind, solltest du betonen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast. Bereite auch Beispiele für deine Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch vor.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews kannst du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir gleichzeitig wertvolle Informationen über den weiteren Verlauf.
