Sachbearbeiter*in für die Vorbereitung von Dienstreiseabrechnungen nach BRKG und ARV (m/w/d)

Das Fraunhofer Institutszentrum Schloss Birlinghoven ist eines der großen Informatik-Forschungszentren in Deutschland mit ca. 800 Mitarbeitenden. Rund 600 Wissenschaftler*innen erforschen und entwickeln an unseren drei am Campus ansässigen Instituten (IAIS, FIT, SCAI) anwendungsnahe Lösungen für Wirtschaft und Gesellschaft. Unterstützt und begleitet werden sie dabei von unserer IZB-Verwaltung mit sechs Abteilungen. Wir übernehmen die zentralen administrativen Aufgaben der drei Forschungsinstitute, beraten Führungskräfte und Mitarbeitende im kompletten Arbeits-Lebenszyklus und stellen die notwendige Infrastruktur zur Verfügung.

Unsere Abteilung Reise umfasst 9 Mitarbeitende und betreut das Institutszentrum bei der finanziellen Abwicklung von Dienstreisen. Unsere Aufgabe ist es, die Dienstreisenden bei der Reiseplanung und -abrechnung mit unserer Fachexpertise zu unterstützen und die Reisekosten rechtskonform festzusetzen. Dabei sind eine offene Kommunikation und ein optimaler Service unser Anspruch.

Konkret für die Reisenden des Fraunhofer-Institutes für Intelligente Analyse- und Informationssysteme IAIS suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Verstärkung in Vollzeit (39h). Teilzeit ab 20h ist ebenfalls möglich. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet.

Was Sie bei uns tun

• Sie sind zentrale Ansprechperson für die Mitarbeitenden zu sämtlichen Fragestellungen rund um die Dienstreisen. Insbesondere unterstützen Sie die Reisenden in Zusammenarbeit mit den Sekretariaten des IAIS bei der Erfassung ihrer Reisekostenabrechnungen in SAP-Concur.
• Sie beraten und unterstützen im Rahmen der individuellen Reiseplanung (In- und Ausland) unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und einschlägigen Vorschriften.
• Sie bearbeiten eingehende Reisemittelbestellungen und wickeln diese ab (Buchung von Flug-, Bahntickets, Hotels, Mietwagen etc.).
• Sie erfassen und prüfen Reisekostenbelege (In- und Ausland) eigenverantwortlich und setzen Dienstreiseabrechnungen gemäß BRKG und ARV in SAP-Concur fest.
• Sie übernehmen administrative Aufgaben, z.B. Verwaltung von Belegen oder Prüfung von BahnCards.

Was Sie mitbringen

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gern im Büromanagement oder Reisebereich, oder über gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen.

Was uns außerdem überzeugt:

• Idealerweise besitzen Sie bereits Kenntnisse des Bundesreisekostengesetzes und Erfahrungen in der Festsetzung von Reisekosten nach eben diesem oder sind motiviert, sich darin weiterzubilden.
• Erfahrungen mit SAP Concur sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office-Produkten, insbesondere mit Excel, Word und Outlook.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie das Anwenden der englischen Sprache für den mündlichen und schriftlichen Kontakt mit den Kolleg*innen in den betreuten Forschungsinstituten stellen für Sie kein Problem dar.
• Sie sind kommunikationsstark und scheuen sich nicht, mit sehr unterschiedlichen Menschen in Kontakt zu treten. Dabei bringen Sie eine ausgeprägte Qualitäts- und Kundenorientierung mit.
• Es begeistert Sie, eigenständig und verantwortungsbewusst in einem dynamischen und vielfältigen Tagesgeschäft zu arbeiten.
• Sie arbeiten sorgfältig, zuverlässig und lösungsorientiert und scheuen sich nicht, dabei auch über den (eigenen) Tellerrand zu blicken.

Was Sie erwarten können

Für uns steht der Mensch im Fokus unseres Tuns. Diese Maxime finden Sie in unserer Unternehmenskultur ebenso wieder, wie in ihrem künftigen Arbeitsumfeld:

• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle schaffen Spielraum für Ihre persönlichen Lebensrealitäten.
• Anteiliges Homeoffice kann in Absprache mit Ihrer Führungskraft verabredet werden. Gleichzeitig ermöglichen Teamtage das kollegiale Miteinander und sichern den fachlichen Austausch.
• Unsere Arbeitsplätze sind modern ausgestattet und weitgehend barrierefrei zu erreichen.
• Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, haben ein Eltern-Kind-Büro, bieten Notfallbetreuung, Lebenslagen-Coaching sowie Beratung zu Home- und Eldercare an.
• Wir haben einen engagierten Betriebsrat sowie Ansprechpersonen für Chancengleichheit und Schwerbehinderungen. Diversität und Vielfalt sind uns wichtig.
• Die Tätigkeiten in der Verwaltung eines international führenden Institutszentrums für angewandte Forschung sind verantwortungsvoll und vielseitig.
• Die Teamarbeit ist von gegenseitiger Wertschätzung, kurzen Wegen und konstruktiver Zusammenarbeit geprägt.
• Die Arbeitsplatzbedingungen sind stabil und verlässlich.
• Ein strukturiertes und umfassendes Onboarding und sehr gute interne und externe Fortbildungsangebote stellen ein gutes An- und Weiterkommen sicher.
• Ihre Mobilität wird mit einem bezuschussten Deutschland-Jobticket unterstützt.
• Gesundheit am Arbeitsplatz fördern wir mit abwechslungsreichen Angeboten.
• Unsere Kantine bietet täglich drei wechselnde Gerichte und eine vielfältige Salatbar an.
• Unser Campus ist gut angebunden an öffentliche Verkehrsmittel und bietet auf privatem Gelände ausreichend Fahrradabstellplätze, Parkplätze und E-Ladesäulen.
• Und nahezu einmalig: Sie arbeiten dort, wo andere Urlaub machen. Das Institutszentrum liegt inmitten des Birlinghovener Waldes auf einem Höhenzug des Pleiser Hügellandes.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Teilzeit ab 20 Stunden ist ebenfalls möglich. Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Unser Bewerbungsverfahren ist noch nicht vollständig inklusiv gestaltet. Sollten Sie Unterstützung benötigen oder Fragen zu der ausgeschriebenen Stelle haben, sprechen Sie uns an.

Melanie Schaffner, Tel.: 02241-14 1634
Marion de Boer, Tel.: 02241-14 1626

Fraunhofer-Institutszentrum Schloss Birlinghoven

Fraunhofer-Institutszentrum Schloss Birlinghoven

Kennziffer: 78197 Bewerbungsfrist: 15.02.2025

#J-18808-Ljbffr