Mitarbeiter (m/w/d) Empfang / Sekretariat - ['Vollzeit']

Wertschätzendes Umfeld: Ein verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum mit tiefgreifender und umfassender Unterstützung in der Einarbeitungsphase sowie exzellente Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen zur Förderung deiner fachlichen und persönlichen Kompetenzen (u.a. Karriereprogramme, Fortbildungen und Trainings). Vielfältigkeit inspiriert: Vielfältige Unternehmenskultur in einem aufgeschlossenen Team in einer national und international renommierten Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Flexibilität leben: Ausgeglichene Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Vernetzung verbindet: Institutsübergreifend und international. Gemeinsam mit über 32.000 Mitarbeitenden. Im Herzen Thüringens zu Hause: Modernes Institutsgebäude. Erstklassig ausgestattete Labore, Meeting-Points und Kreativbereiche. Lunch&Meet in unserer neuen Bio-Kantine. Lust auf Mehr? Willkommen in unserem Team in Ilmenau! Deine Aufgaben im Empfangsbereich/Sekretariat: Du hast deinen Arbeitsplatz im Foyer und organisierst von dort alle Aufgaben, wie: Organisation des Empfangs: du bist die erste Anlaufstelle für Besucher und Gewerke Du legst Wert auf kompetente, freundliche und souveräne Kommunikation Du bist verantwortlich für die Paketannahme, die Büromaterialbestellung und die Ausgabe von Schlüsseln Planung und Betreuung von hausinternen Veranstaltungen, Konferenzen sowie Besprechungen Tagungsraumverwaltung inklusive Bewirtung Organisation von Catering unter Einhaltung der hausinternen Vorgaben Allgemeine Administration und Büroorganisation, z. B. Terminkoordination, Ablage, Eingangs- und Ausgangspost (digital) Schriftverkehr allgemein Zusammenarbeit mit der Verwaltung bei der Erstellung von Reports und Statistiken und Zuarbeiten Bearbeitung von Einzelaufträgen, die dem Wesen nach zu der Tätigkeit gehören oder sich aus betrieblicher Notwendigkeit ergeben Präsentationen erstellen für dich betreffende Themen Bearbeitung der Zeitwirtschaft (befindet sich in der Planungsphase) Deine Aufgaben in den Fachbereichen: Buchhaltung: Lieferscheine kontrollieren, Rechnungen verbuchen Reisestelle: Sichtung/Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Kontrolle auf Vollständigkeit, evtl. Buchung von Hotels/Transport Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Erfahrungen in der Buchhaltung sind erforderlich SAP-Kenntnisse erforderlich Vorkenntnisse Travel Management von Vorteil (Hotelbuchungen, Bahntickets buchen, Mietwagen koordinieren, …) Erfahrungen in der Zeitwirtschaft sind von Vorteil Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent und gutes Zeitmanagement Spaß an vielfältigen Aufgaben Verantwortungsbewusstsein und Spontanität Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse Sicherer Umgang mit MS Office, vor allem Excel, Word und PowerPoint