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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Verwaltung mit Sekretariatsaufgaben und Empfang in Leipzig.
- Arbeitgeber: Fraunhofer-Gesellschaft ist eine führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Optionen und zahlreiche Sozialleistungen warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft durch spannende Aufgaben an der Schnittstelle von Wissenschaft und Wirtschaft.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Assistenztätigkeiten sind erforderlich.
- Andere Informationen: Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, Teilzeit möglich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Ort: Leipzig
Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32.000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro. Das Fraunhofer ISI ist ein weltweit anerkanntes Exzellenzzentrum der Innovations- und Systemforschung.
Als Assistenz unserer Verwaltung sind Sie verantwortlich für das Sekretariat am Standort Leipzig und übernehmen die umfassende Unterstützung der Verwaltungsdirektion bei den vielfältigen operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft und betreuen zudem den Empfang für den Standort Leipzig.
Was Sie bei uns tun:
- Sie führen und organisieren das Sekretariat unserer Abteilung "Service & Administration" und wickeln die Korrespondenz unseres Termin-, Dienstreise- und Veranstaltungsmanagement ab in Zusammenarbeit mit unserer Assistenz am Standort Karlsruhe.
- Sie nehmen an unserem Empfang Telefongespräche aus dem In- und Ausland an und leiten diese weiter.
- Die Betreuung/Weiterleitung von Besucher*innen gehört ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Koordination des Bereichs Facility Management am Standort Leipzig.
- Sie bearbeiten die Eingangs- und Ausgangspost, inkl. der Wareneingangsbuchung in SAP bei Paketlieferungen.
- Sie unterstützen bei administrativen Tätigkeiten der Abteilung Service & Administration, z.B. bei der Büromaterialbestellung oder der Mitwirkung in der Gestaltung von Intranetseiten für den Bereich Service & Administration.
- Sie unterstützen die einzelnen Gruppenleitungen der Abteilung bei bestimmten organisatorischen Themen und betreuen die studentischen Angestellten für den Empfangsbereich am Standort Leipzig.
- Sie organisieren Besprechungen (inkl. Vor- und Nachbereitung) aller relevanten Unterlagen und erstellen/pflegen Präsentationen und Berichte.
Was Sie mitbringen:
- Eine qualifizierte kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit Abschluss, vorzugsweise im Bereich Büromanagement/Assistenz/Sekretariat.
- Berufspraxis in Assistenztätigkeiten.
- Erfahrung mit SAP sind wünschenswert und Erfahrungen mit MS-Office-Anwendungen werden vorausgesetzt.
- Hervorragende schriftliche und mündliche Sprachkompetenz in Deutsch, mindestens gute Englischkenntnisse.
- Eine offene, freundliche und belastbare Persönlichkeit mit einem hohen Maß an Eigenverantwortlichkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion.
- Selbstständiges und teamorientiertes Arbeiten sowie effizientes und effektives Organisieren und Kommunizieren.
Was Sie erwarten können:
- Sinnstiftende Tätigkeiten: Spannende und vielfältige Aufgaben an der Schnittstelle von Wissenschaft, Politik und Wirtschaft.
- Mitgestaltung der Zukunft durch Forschung zu den großen Herausforderungen unserer Zeit.
- Verantwortungsvolle Aufgaben, Raum für eigene Ideen und persönliche sowie fachliche Weiterentwicklung durch zielgerichtete Fortbildungsmaßnahmen und Karriereprogramme.
- Familienfreundlichkeit: Ausgewogene Work-Life-Balance, Angebote im Bereich Kindernotbetreuung sowie Homecare/Eldercare.
- Teamarbeit: Selbstständiges Arbeiten in motivierten Teams an anspruchsvollen Projekten innerhalb eines interdisziplinären Umfelds.
- Chancengleichheit: Wir leben Diversity und setzen daher möglichst auf ausgewogene Teams mit unterschiedlichen Geschlechtern, Altersstufen, Kulturen und Fachrichtungen.
- Top Ausstattung: Neueste funktionsgerechte Technik an unseren Standorten, Barrierefreiheit vor Ort, Bereitstellung von Hardware für mobiles Arbeiten.
- Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD Bund einschließlich der im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen sowie zahlreiche Sport- und Gesundheitsangebote.
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
Fraunhofer-Institut für System- und Innovationsforschung ISI Kennziffer: 78607
Assistenz der Verwaltung - [\'Homeoffice\', \'Teilzeit\', \'Vollzeit\'] Arbeitgeber: Fraunhofer-Institut für System- und Innovationsforschung ISI
Kontaktperson:
Fraunhofer-Institut für System- und Innovationsforschung ISI HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Verwaltung - [\'Homeoffice\', \'Teilzeit\', \'Vollzeit\']
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits in der Verwaltung oder bei Fraunhofer arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Projekte und Initiativen von Fraunhofer ISI. Wenn du während des Vorstellungsgesprächs zeigst, dass du dich mit den aktuellen Themen und Herausforderungen auseinandergesetzt hast, hinterlässt das einen positiven Eindruck.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen im Vorstellungsgespräch vor, insbesondere zu deinen organisatorischen Fähigkeiten und deiner Erfahrung mit SAP und MS-Office. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Eignung für die Stelle unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit! Da die Stelle viel Zusammenarbeit erfordert, ist es wichtig, dass du im Gespräch betonst, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Verwaltung - [\'Homeoffice\', \'Teilzeit\', \'Vollzeit\']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung sowie deine Erfahrungen im Büromanagement und mit SAP.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Stelle interessierst und was du zur Fraunhofer-Gesellschaft beitragen kannst. Gehe auf deine Teamfähigkeit und deine organisatorischen Fähigkeiten ein.
Korrekturlesen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies alles sorgfältig durch. Achte auf Rechtschreibung, Grammatik und die Klarheit deiner Formulierungen. Eine fehlerfreie Bewerbung hinterlässt einen guten Eindruck.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Fraunhofer-Institut für System- und Innovationsforschung ISI vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Assistenz der Verwaltung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite Beispiele vor, die deine Eignung unterstreichen.
✨Kenntnisse in SAP und MS-Office betonen
Da Erfahrung mit SAP wünschenswert ist und MS-Office-Anwendungen vorausgesetzt werden, solltest du konkrete Beispiele nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit genutzt hast. Zeige, dass du sicher im Umgang mit diesen Tools bist.
✨Kommunikationsfähigkeiten hervorheben
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine schriftlichen und mündlichen Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch zu demonstrieren. Übe, klare und präzise Antworten zu geben, um deine Kommunikationsstärke zu zeigen.
✨Teamarbeit und Eigenverantwortung betonen
Die Stelle erfordert sowohl selbstständiges Arbeiten als auch Teamarbeit. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und gleichzeitig Verantwortung für eigene Aufgaben übernommen hast.
