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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Dienstreisen und unterstütze bei Reisekostenabrechnungen.
- Arbeitgeber: Fraunhofer ist eine führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und zahlreiche Corporate Benefits warten auf dich!
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams, das an der Spitze der medizinischen Forschung steht.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Reiseverkehr oder ähnliche kaufmännische Qualifikation erforderlich.
- Andere Informationen: Nutze die Chance zur persönlichen Weiterentwicklung durch vielfältige Schulungsangebote.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro. Das Fraunhofer-Institut für Translationale Medizin und Pharmakologie ITMP erforscht und entwickelt innovative Wege zur Früherkennung, Diagnose und Therapie von Erkrankungen infolge gestörter Funktionen des Immunsystems.
Für unseren Standort Frankfurt am Main suchen wir Sie als Verstärkung für unser Reisemanagement. Sie überprüfen und bearbeiten die Dienstreiseanträge unserer Mitarbeitenden in SAP-Concur. Serviceorientiert organisieren Sie Dienstreisen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG). Darüber hinaus unterstützen Sie Ihre Kolleg*innen bei der Reiseplanung und buchen alle Reisemittel sowie Unterkünfte (Bahn, Flug, Mietwagen, Hotel usw.). Sie begleiten unsere Reisenden bei der Erstellung ihrer Reisekostenabrechnung und rechnen diese nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen ab. Nicht zuletzt übernehmen Sie allgemeine Verwaltungstätigkeiten.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Reiseverkehrskaufmann/-frau oder eine ähnliche kaufmännische Ausbildung
- Erfahrung im Travel-Management bzw. in Dienstreisebuchungen
- Erfahrung in der Anwendung des Bundesreisekostengesetzes
- Routine mit MS-Office-Programmen, bestenfalls Kenntnisse in SAP-Concur
- Gutes Englisch in Wort und Schrift
- Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, ein freundliches und souveränes Auftreten sowie ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
Wir bieten Ihnen eine gute Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitgestaltung und Gleitzeitmodell, 30 Tage Urlaub sowie Weihnachten und Silvester als arbeitsfreie Tage, persönliche Altersvorsorge (VBL) und weitere (Sozial-)Leistungen des öffentlichen Dienstes, z. B. jährliche Sonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen, Bezuschussung des Deutschland-Tickets, persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch vielfältige Weiterbildungsangebote und Corporate Benefits: Angebote namhafter Hersteller und Marken.
Office Manager – Reiseadministration (m/w/d) Arbeitgeber: Fraunhofer-Institut für Translationale Medizin und Pharmakologie ITMP
Kontaktperson:
Fraunhofer-Institut für Translationale Medizin und Pharmakologie ITMP HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager – Reiseadministration (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben des Office Managers im Bereich Reiseadministration. Verstehe, wie das Bundesreisekostengesetz (BRKG) in der Praxis angewendet wird, um bei einem möglichen Vorstellungsgespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Fraunhofer-Gesellschaft und deren Arbeitsweise zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat, und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zur Dienstreiseorganisation und -buchung vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten im Travel-Management unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsfähigkeiten in Gesprächen oder Netzwerktreffen. Diese Eigenschaften sind für die Rolle des Office Managers entscheidend und können dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager – Reiseadministration (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Fraunhofer-Gesellschaft und ihre Institute. Verstehe die Mission und die Werte des Unternehmens, um diese in deiner Bewerbung zu reflektieren.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen im Bereich Reiseadministration und Travel-Management hervorhebt. Betone deine Kenntnisse in SAP-Concur und das Bundesreisekostengesetz.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für die Position als Office Manager im Reiseadministrationsteam geeignet bist. Gehe auf deine Dienstleistungsorientierung und deine strukturierte Arbeitsweise ein.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbungsunterlagen von jemand anderem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind. Achte darauf, dass der Text klar und professionell formuliert ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Fraunhofer-Institut für Translationale Medizin und Pharmakologie ITMP vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Travel-Management und zur Anwendung des Bundesreisekostengesetzes. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Kenntnisse über SAP-Concur auffrischen
Da Kenntnisse in SAP-Concur gefordert sind, solltest du dich vor dem Interview mit der Software vertraut machen. Informiere dich über die wichtigsten Funktionen und wie sie im Reiseadministrationsprozess eingesetzt werden.
✨Präsentiere deine Dienstleistungsorientierung
Das Unternehmen legt großen Wert auf eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit proaktiv auf die Bedürfnisse von Reisenden eingegangen bist und wie du Probleme gelöst hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Gutes Englisch in Wort und Schrift ist wichtig. Bereite dich darauf vor, auch auf Englisch zu kommunizieren, falls dies im Interview erforderlich ist. Übe, deine Gedanken klar und strukturiert auszudrücken.
