Projektassistenz

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Ort: Heilbronn

Assistenz der Geschäftsstellenleitung – Fraunhofer HNFIZ (all genders)

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) ist eine der weltweit führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. 75 Institute entwickeln wegweisende Technologien für unsere Wirtschaft und Gesellschaft – genauer: 32 000 Menschen aus Technik, Wissenschaft, Verwaltung und IT. Sie wissen: Wer zu Fraunhofer kommt, will und kann etwas verändern. Für sich, für uns und die Märkte von heute und morgen.

Die Fraunhofer Heilbronn Forschungs- und Innovationszentren HNFIZ stehen für exzellente Forschung mit direktem Impact für Wirtschaft und Gesellschaft.

Am modernen Standort Heilbronn bündeln sechs Fraunhofer-Institute ihre Kompetenzen in acht Forschungs- und Innovationszentren, um zentrale Zukunftsthemen in den Bereichen Künstliche Intelligenz, Digitalisierung und Wertschöpfung gemeinsam mit Unternehmen, Hochschulen und öffentlichen Einrichtungen voranzutreiben.

Responsibilities

• Büroorganisation & Terminmanagement: Eigenverantwortlich und vorausschauend steuern Sie den Kalender der Geschäftsstellenleitung, planen und organisieren Reisen und bereiten Meetings vor und nach und führen Protokolle.
• Kommunikation & Events: Sie übernehmen die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, erstellen Unterlagen und Präsentationen und organisieren interne und externe Termine, Besuche und Veranstaltungen.
• Schnittstellenmanagement: In enger Zusammenarbeit mit den Assistenzen anderer Fraunhofer-Institute, Fachabteilungen und externen Partnern agieren Sie an der verbindenden und koordinierenden Schnittstelle zwischen unterschiedlichen Akteur*innen.
• Mitgestaltung des Aufbaus der Geschäftsstelle: Aktiv unterstützen Sie beim weiteren Aufbau und der Prozessgestaltung der Geschäftsstelle, inkl. Wissens- und Prozessmanagement sowie Einsatz digitaler und KI-gestützter Tools.
• Koordination studentischer Hilfskräfte: Sie managen das Onboarding neuer Hilfskräfte und begleiten die Einsatzplanung, Aufgabenkoordination und Qualitätssicherung – inkl. Zeit- und Aufwandserfassung.
• Unterstützung beim Stakeholder Management: Des Weiteren sind Sie mitverantwortlich für den DSGVO-konformen Ausbau der CRM-Datenbank, verwalten Verteilerlisten, Einladungen, Follow‑ups und koordinieren die Dokumentation.
• Administration & Prozessmanagement: Sie unterstützen bei Beschaffungs-, Vertrags- und Rechnungsprozessen sowie im digitalen Dokumenten- und Ablagemanagement – immer mit Blick auf Effizienz und kontinuierliche Verbesserung.

Requirements

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Erfahrung im Assistenz‑ oder Sekretariatsbereich für die Leitungs‑ oder Geschäftsführungsebene.
• Know‑how im Termin‑ und Prioritätenmanagement.
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Routine mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, OneNote, SharePoint, OneDrive, Excel und PowerPoint; idealerweise Kenntnisse in Planner, To Do, Forms, Power Automate oder SAP.
• Erfahrung mit CRM‑Systemen, Verteiler‑ und Mailingmanagement sowie Kenntnisse über DSGVO‑Anforderungen.
• Digitale Kompetenz, Affinität zu KI‑Technologien und bestenfalls Praxis in KI‑gestützten Arbeitsprozessen.
• Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise, diplomatisches Geschick sowie Konfliktlösungsfähigkeiten.
• Persönlich überzeugen Sie durch Freundlichkeit, Engagement, Loyalität, Diskretion, ausgeprägte Service- und Teamorientierung sowie Kommunikationsgeschick.

Benefits

• Verantwortungsvolle, vielfältige Aufgaben in einem innovativen Wissenschafts‑ und Wirtschaftsumfeld mit Gestaltungsspielraum.
• Ein faires und transparentes Vergütungssystem mit individuellen, leistungsbezogenen Vergütungsbestandteilen und Erfolgsbeteiligung.
• Ein umfassendes Weiterbildungs‑ und Qualifizierungsangebot.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
• Weitere Benefits: vergünstigtes Deutschlandticket, Diensthandy (auch zur Privatnutzung) und betriebliche Altersvorsorge.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern. Das Gleiche gilt, wenn sie aufgrund einer Behinderung nicht alle Profilanforderungen erfüllen.

Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Eine langfristige Weiterbeschäftigung wird angestrebt.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden.

Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer‑Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess.

Bereit für Veränderung? Dann bewerben Sie sich jetzt, und machen Sie einen Unterschied! Nach Eingang Ihrer Online‑Bewerbung erhalten Sie eine automatische Empfangsbestätigung. Dann melden wir uns schnellstmöglich und sagen Ihnen, wie es weitergeht.

Contact

Frau Anja Roth
Leitung Geschäftsstelle Fraunhofer HNFIZ
Telefon: +49 711 970 5127
Fraunhofer‑Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO
www.iao.fraunhofer.de
Fraunhofer HNFIZ – Fraunhofer Heilbronn Forschungs‑ und Innovationszentren HNFIZ
Kennziffer: 82074 Bewerbungsfrist: 15.01.2026