Office Manager

Freedom24, Teil einer schnell wachsenden internationalen Finanzgruppe, die an der NASDAQ gelistet ist, expandiert in Europa und sucht derzeit einen proaktiven und detailorientierten Office Manager zur Unterstützung unserer Aktivitäten in Berlin, Deutschland. Werden Sie Teil eines professionellen, dynamischen Teams, das die Zukunft der Investmentdienstleistungen in Europa gestaltet.

Verantwortlichkeiten

• Administrative Unterstützung und Workflow-Organisation: Verwaltung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz des Unternehmens mit Genauigkeit und Diskretion; Unterstützung eines nahtlosen Dokumentenflusses zwischen den Abteilungen, um eine fristgerechte Ausführung interner Prozesse sicherzustellen; Durchführung administrativer Verfahren zur Verbesserung der Betriebseffizienz; Pflege eines gut organisierten, effizienten und inspirierenden Büroumfelds; Beschaffung von Büromaterialien und Überwachung des Inventars zur Unterstützung eines ununterbrochenen Workflows; Durchführung regelmäßiger physischer Inventurprüfungen und Pflege von Aufzeichnungen.
• Kommunikation und Zusammenarbeit: Überwachung der internen und externen Kommunikation zur Wahrung des professionellen Images des Unternehmens; Aufbau effektiver Beziehungen zu Anbietern und Dienstleistern, um qualitativ hochwertige und kosteneffiziente Dienstleistungen sicherzustellen; Zusammenarbeit mit Buchhaltung, Lohnabrechnungsanbietern und Prüfern zur Unterstützung der Compliance und finanziellen Genauigkeit; Aktive Unterstützung der Personalabteilung in einer Vielzahl von operativen und personalbezogenen Angelegenheiten.
• Exekutive Unterstützung und Gästebetreuung: Proaktive Organisation von Kalendern, Terminplanung und Gewährleistung eines optimalen Zeitmanagements für Führungskräfte; Koordination von Meetings und Konferenzen, Handling aller Logistik zur Durchführung reibungsloser und professioneller Veranstaltungen; Erste Anlaufstelle – Beantwortung und Weiterleitung von Anrufen, Begrüßung von Kunden und Gästen mit Herzlichkeit und Professionalität; Betreuung von Besuchern aller Hierarchieebenen, um ein gepflegtes und einladendes Erlebnis zu gewährleisten.
• Finanzielle und betriebliche Prozesse: Verarbeitung von Lieferantenrechnungen über SAP Concur in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und -fristen; Überprüfung und Verwaltung von Spesenabrechnungen der Mitarbeiter, um die vollständige Einhaltung interner Verfahren sicherzustellen.
• Zusätzliche Verantwortlichkeiten: Planung und Koordination von Geschäftsreisen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiseplänen; Teilnahme an funktionsübergreifenden Projekten und unternehmensweiten Initiativen, um zur kontinuierlichen Verbesserung beizutragen.

Anforderungen

• Abschluss (Betriebswirtschaft, Management oder ein verwandtes Fachgebiet bevorzugt).
• Über 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen administrativen oder operativen Rolle.
• Fließend in Englisch und Griechisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Fortgeschrittene Computerkenntnisse, einschließlich MS Office Suite und anderer relevanter Geschäftstools.
• Erfahrung in der Organisation und Pflege elektronischer Dokumentenmanagementsysteme.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, auf allen Ebenen der Organisation zu interagieren.
• Starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten, mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu bewältigen.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit in einem schnelllebigen Umfeld.
• Fähigkeit, Probleme unabhängig zu identifizieren und zu lösen.
• Eine proaktive, lösungsorientierte Denkweise und positive Einstellung.
• Flexibel und anpassungsfähig, fähig, unter Druck zu arbeiten.
• Ein zuverlässiger Teamplayer mit echtem Willen zu lernen und zu wachsen.

Vorteile

• Modernes, voll ausgestattetes Büro – ein komfortabler und inspirierender Arbeitsplatz in zentraler Lage.
• Wettbewerbsfähiges Gehalt – motivierend und im Einklang mit den lokalen Marktstandards.
• Karrierewachstumsmöglichkeiten – Entwicklung in verschiedenen Abteilungen und Funktionen innerhalb einer internationalen Gruppe.
• Offizielle Anstellung – klare Verträge, pünktliche Zahlungen und vollständige Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze.
• Rechtlich konforme Urlaubs- und Feiertagsregelungen – wir respektieren und befolgen den Arbeitsrecht jedes Landes.
• Unterstützung bei privater Krankenversicherung – teilweise Deckung der privaten Krankenversicherung zur Unterstützung Ihres Wohlbefindens.