*Substitute - Secretary

Unter der Aufsicht des Schulleiters ist die Person verantwortlich für die Durchführung von Sekretariatsaufgaben im täglichen Betrieb des Schulbüros. Diese Position kann, ist aber nicht beschränkt auf, die folgenden Leistungsanforderungen, Qualifikationen, Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten.

HAUPTAUFGABEN

• Begrüßt Eltern, beantwortet Anrufe und agiert als Vertreter des Schulleiters in positiver, professioneller Weise beim Treffen mit Eltern und/oder der Öffentlichkeit.
• Hält absolute Vertraulichkeit ein.
• Hilft Schülern, Eltern und Mitarbeitern, die Hilfe im Büro suchen.
• Bereitet eine Vielzahl schriftlicher Materialien wie Dokumente, Korrespondenz, Zeugnisse, Berichte für den Schulleiter und das Sonderpädagogikpersonal sowie Informationen für Eltern wie den wöchentlichen Newsletter vor.
• Pflegt und aktualisiert Informationen auf Schulansagen, Leserboards, Websites und anderen Kommunikationsmitteln, um sicherzustellen, dass Schüler und Eltern aktuelle Informationen über Programme, Schulaktivitäten und besondere Veranstaltungen haben.
• Verwaltet Schülerakten für K-12-Regelbildung und Sonderpädagogik.
• Verwaltet CEDARS-Berichterstattung für K-12.
• Führt eine Vielzahl von Akten und Aufzeichnungen, um Dokumentationen gemäß administrativen und rechtlichen Anforderungen bereitzustellen.
• Bewältigt mehrere Aufgaben gleichzeitig, während er mit erheblichen Störungen umgeht.
• Arbeitet kooperativ mit Mitgliedern des Teams zusammen.
• Hilft anderen Mitarbeitern, um eine effiziente und effektive Arbeitsumgebung zu gewährleisten.
• Schreibt, tippt oder gibt Informationen in den Computer ein, um Korrespondenz, Schülerakten, Bestellungen, Rechnungen, Quittungen, Schecks oder andere Dokumente vorzubereiten und Informationen von einem Datensatz in einen anderen zu kopieren.
• Korrekturlesen von Aufzeichnungen oder Formularen.
• Sortiert und archiviert Aufzeichnungen.
• Bereitet verschiedene Berichte für den Schulleiter vor.
• Organisiert und leitet die Arbeit von Schülerhilfen.
• Verwaltet Gelder (z.B. Mittagsgelder, Gebühren, Bußgelder, Quittungen, Bankeinzahlungen, Exkursionen usw.), um Gelder gemäß den Richtlinien des Distrikts zu verarbeiten (wie zugewiesen).
• Verabreicht Erste Hilfe und entscheidet, ob kranke Schüler sofortige Pflege, professionelle Hilfe, Benachrichtigung der Eltern oder vorübergehende Entlassung ins Krankenzimmer benötigen.
• Empfängt, lagert und verteilt Materialien.
• Pflegt Inventare von Geräten.
• Adressiert und stopft Umschläge oder Pakete.
• Beantwortet Telefonanrufe, übermittelt Nachrichten und erledigt Botengänge.
• Stempelt, sortiert und verteilt Post.
• Bereitet Mailings vor.
• Pflegt gute Beziehungen zu Schülern durch Organisation, Konsistenz und Fairness.
• Pflegt ASB-Aufzeichnungen – Bestellungen, verfolgt Verkäufe und Zahlungen, gleicht monatlich mit Bank und Distrikt ab.
• Unterstützt den Sportdirektor.
• Nimmt an Workshops und Schulungen teil, um aktuell zu bleiben und über Neuigkeiten informiert zu sein.
• Fotokopiert Dokumente.
• Andere Aufgaben können zugewiesen werden.

QUALIFIKATIONEN

Um diese Aufgabe erfolgreich auszuführen, muss eine Person in der Lage sein, jede wesentliche Pflicht zufriedenstellend zu erfüllen. Die Fähigkeit, mehrere technische/nicht-technische Aufgaben auszuführen, mit der potenziellen Notwendigkeit, Fähigkeiten zu verbessern, um sich ändernden Arbeitsbedingungen gerecht zu werden. Abitur oder allgemeine Hochschulreife (GED); und ein bis drei Monate verwandte Erfahrung und/oder Ausbildung; oder eine gleichwertige Kombination aus Bildung und Erfahrung. Starke Computerkenntnisse mit Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationssoftware sind erforderlich. Muss die Hintergrundüberprüfung des Washington State Patrol/FBI bestehen. Zeigt reifes Verhalten und die Fähigkeit, gesundes Urteilsvermögen im Umgang mit Schülern, Eltern, Mitarbeitern und der Gemeinschaft zu verwenden. Bevorzugung wird aktuellen, qualitativ hochwertigen Referenzen gegeben. Muss ein vollständiges Bewerbungsunterlagenpaket einreichen.

FREIGABEN & SCHULUNGEN

Referenzen müssen die automatisierte Umfrage, die sie per E-Mail erhalten, ausfüllen und/oder ein Referenzschreiben bereitstellen, damit die Bewerbung vollständig ist.