*Substitute - Secretary

Unter der Aufsicht des Direktors ist die Person verantwortlich für die Durchführung von Sekretariatsaufgaben im täglichen Betrieb des Schulbüros. Diese Position kann, ist aber nicht beschränkt auf, die folgenden Leistungsanforderungen, Qualifikationen, Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten.

HAUPTAUFGABEN

• Begrüßt Eltern, beantwortet Anrufe und fungiert als Vertreter des Direktors in positiver, professioneller Weise, wenn sie Eltern und/oder der Öffentlichkeit begegnet. Gewährleistet absolute Vertraulichkeit.
• Hilft Schülern, Eltern und Mitarbeitern, die Hilfe im Büro suchen.
• Bereitet eine Vielzahl schriftlicher Materialien wie Dokumente, Korrespondenz, Zeugnisse, Berichte für den Direktor und das Sonderpädagogikpersonal sowie Informationen für Eltern wie den wöchentlichen Newsletter vor.
• Hält Informationen auf Schulansagen, Leserboards, Websites und anderen Kommunikationsmitteln aktuell, um sicherzustellen, dass Schüler und Eltern aktuelle Informationen über Programme, Schulaktivitäten und besondere Veranstaltungen haben.
• Pflegt Schülerakten für K-12-Regelbildung und Sonderpädagogik.
• Verwaltet CEDARS-Berichterstattung für K-12.
• Führt eine Vielzahl von Akten und Aufzeichnungen, um Dokumentationen gemäß administrativen und rechtlichen Anforderungen bereitzustellen.
• Bewältigt mehrere Aufgaben gleichzeitig, während sie mit erheblichen Störungen umgeht.
• Arbeitet kooperativ mit Teammitgliedern. Unterstützt andere Mitarbeiter, wenn erforderlich, um ein effizientes und effektives Arbeitsumfeld zu gewährleisten.
• Schreibt, tippt oder gibt Informationen in den Computer ein, um Korrespondenz, Schülerakten, Bestellungen, Rechnungen, Quittungen, Schecks oder andere Dokumente vorzubereiten und Informationen von einem Datensatz in einen anderen zu kopieren.
• Korrekturlesen von Aufzeichnungen oder Formularen. Sortiert und archiviert Aufzeichnungen. Bereitet verschiedene Berichte für den Direktor vor.
• Organisiert und leitet die Arbeit von Schülerhilfen.
• Verwaltet Gelder (z.B. Mittagsgelder, Gebühren, Bußgelder, Quittungen, Bankeinzahlungen, Exkursionen usw.), um Gelder gemäß den Richtlinien des Distrikts zu verarbeiten (wie zugewiesen).
• Verabreicht Erste Hilfe und entscheidet, ob kranke Schüler sofortige Pflege, professionelle Hilfe, Benachrichtigung der Eltern oder vorübergehende Entlassung ins Krankenzimmer benötigen.
• Empfängt, lagert und verteilt Materialien. Pflegt Inventare von Geräten. Adressiert und stopft Umschläge oder Pakete.
• Beantwortet Telefonanrufe, übermittelt Nachrichten und erledigt Botengänge. Stempelt, sortiert und verteilt Post. Bereitet Mailings vor.
• Pflegt gute Beziehungen zu Schülern durch Organisation, Konsistenz und Fairness.
• Pflegt ASB-Aufzeichnungen – Bestellungen, verfolgt Verkäufe und Zahlungen, gleicht monatlich mit Bank und Distrikt ab.
• Unterstützt den Sportdirektor.
• Nimmt an Workshops und Schulungen teil, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.
• Fotokopiert Dokumente.
• Andere Aufgaben können zugewiesen werden.

QUALIFIKATIONEN

• Um diese Aufgabe erfolgreich auszuführen, muss eine Person in der Lage sein, jede wesentliche Pflicht zufriedenstellend zu erfüllen.
• Die Fähigkeit, mehrere technische/nicht-technische Aufgaben auszuführen, mit der potenziellen Notwendigkeit, Fähigkeiten zu verbessern, um sich ändernden Arbeitsbedingungen gerecht zu werden.
• Abschluss der High School oder allgemeine Hochschulreife (GED); und ein bis drei Monate verwandte Erfahrung und/oder Ausbildung; oder eine gleichwertige Kombination aus Bildung und Erfahrung. Starke Computerkenntnisse mit Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationssoftware sind erforderlich.
• Erfolgreiche Absolvierung der Hintergrundüberprüfung durch die Washington State Patrol/FBI.
• Demonstriert reifes Verhalten und die Fähigkeit, gesundes Urteilsvermögen im Umgang mit Schülern, Eltern, Mitarbeitern und der Gemeinschaft zu verwenden.
• Präferenz wird aktuellen, qualitativ hochwertigen Referenzen gegeben.
• Ein vollständiges Bewerbungsunterlagenpaket muss eingereicht werden.

ANFORDERUNGEN

Referenzen müssen die automatisierte Umfrage, die sie per E-Mail erhalten, ausfüllen und/oder ein Referenzschreiben bereitstellen, damit die Bewerbung vollständig ist.