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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze internationale Wissenschaftler*innen und manage administrative Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
- Arbeitgeber: Freie Universität Berlin, Institut für Japanologie mit einem internationalen Team.
- Mitarbeitervorteile: Sichere Vollzeitstelle, unbefristet mit Entwicklungsmöglichkeiten und interkulturellem Austausch.
- Andere Informationen: Erlebe ein motiviertes Team und spannende wissenschaftliche Veranstaltungen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Forschung und lebe deine Sprachkenntnisse in einem spannenden Umfeld aus.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in und sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch, Englisch und Japanisch.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Die Schwerpunkte in Forschung und Lehre am Institut für Japanologie der Freien Universität liegen in der modernen Geschichte und Kultur Japans sowie in der Politik, Wirtschaft und Gesellschaft der Gegenwart. Als Fremdsprachensekretär*in unterstützen Sie die Leitung der beiden Arbeitsbereiche zu je 50 % sowie deren Mitarbeiter*innen und internationalen Gastwissenschaftler*innen im administrativen Bereich. Sie arbeiten in einem hochgradig internationalen, kompetenten und motivierten Arbeits-, Lehr- und Forschungsumfeld. Ihre Leistungsbereitschaft und Ihr persönliches Engagement werden hoch geschätzt.
Aufgabengebiet
- Kommunikation und Korrespondenz in deutscher, englischer und japanischer Sprache
- Anfertigen von einfachen Übersetzungen aus diesen und in diese Sprache
- Selbständiges Führen des Sekretariats der Arbeitsbereiche, insb. Erledigung von Verwaltungs- und Organisationsaufgaben (u. a. Haushalts-, Bestell- und Rechnungswesen, Dienstreiseangelegenheiten, Terminverwaltung, Personalangelegenheiten, Pflege der Homepageinhalte)
- Organisatorische Unterstützung bei der Lehr- und Raumplanung
- Unterstützung in der Verwaltung von Drittmittelprojekten
- Organisatorische Betreuung von Studierenden und internationalen Gastwissenschaftlern
- Mitorganisation wissenschaftlicher Veranstaltungen
Einstellungsvoraussetzungen
- Abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Fremdsprachensekretär*in) oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen sowie entsprechende nachgewiesene Sprachkenntnisse, sehr gute Deutsch-, Englisch- und Japanischkenntnisse
- Mehrjährige Berufserfahrung wäre wünschenswert
- Hohes Maß an interkultureller Kompetenz
- Kenntnisse der Strukturen und Verwaltungsabläufe in wissenschaftlichen Einrichtungen
- Souveräner Umgang mit moderner PC- und Bürosoftware, vor allem MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Internet)
- Idealerweise Kenntnisse der FU‑spezifischen Softwarelösungen (Unikat, Evento, Campus Management, CMS)
- Freundliches und sicheres Auftreten, selbständiges Arbeiten, Organisationstalent, Eigeninitiative und Teamfähigkeit
- Fähigkeit, auch unter Zeitdruck gute Arbeitsergebnisse zu erstellen
- Erfahrung in der organisatorischen Betreuung japanologischer Forschungsprojekte
Weitere Informationen erteilt Herr Prof. Dr. Urs Matthias Zachmann.
Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) Vollzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 9a TV-L FU Ken[...] Arbeitgeber: Freie Universität Berlin
Kontaktperson:
Freie Universität Berlin HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) Vollzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 9a TV-L FU Ken[...]
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Fremdsprachensekretär*in interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Auswahlprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement!
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits an der Freien Universität arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen. Networking kann oft der Schlüssel zum Erfolg sein!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Forschungsbereiche und aktuellen Projekte am Institut für Japanologie. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch ein echtes Interesse an der Arbeit und den Themen hast.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Dort findest du alle Informationen zur Stelle und kannst sicherstellen, dass deine Bewerbung vollständig ist. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören und dich vielleicht bald im Team willkommen zu heißen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) Vollzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 9a TV-L FU Ken[...]
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Stelle als Fremdsprachensekretär*in interessierst und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Betone deine Sprachkenntnisse!: Da wir in einem internationalen Umfeld arbeiten, sind deine Sprachkenntnisse entscheidend. Hebe deine Fähigkeiten in Deutsch, Englisch und Japanisch hervor und gib Beispiele, wie du diese in der Vergangenheit eingesetzt hast.
Organisationsgeschick zeigen!: In der Stellenbeschreibung wird viel Wert auf Organisation gelegt. Teile uns mit, wie du in der Vergangenheit administrative Aufgaben gemeistert hast und welche Tools oder Methoden du dafür verwendet hast. Das zeigt uns, dass du die richtige Person für den Job bist!
Bewirb dich über unsere Website!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alle Unterlagen an die richtige Stelle gelangen und du keine wichtigen Informationen verpasst. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Freie Universität Berlin vorbereitest
✨Sprich die Sprachen!
Da die Stelle sehr gute Deutsch-, Englisch- und Japanischkenntnisse erfordert, solltest du dich darauf vorbereiten, in diesen Sprachen zu kommunizieren. Übe einige typische Fragen und Antworten in diesen Sprachen, um sicherzustellen, dass du flüssig und selbstbewusst antworten kannst.
✨Kenntnisse über die FU
Informiere dich über die Freie Universität und ihre spezifischen Strukturen sowie Verwaltungsabläufe. Zeige im Interview, dass du verstehst, wie die Universität funktioniert und welche Herausforderungen es in der Verwaltung gibt. Das wird dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Organisationsfähigkeiten demonstrieren
Bereite Beispiele vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen. Denk an Situationen, in denen du erfolgreich Projekte oder Veranstaltungen organisiert hast. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und in der Lage bist, diese umzusetzen.
✨Interkulturelle Kompetenz zeigen
Da du mit internationalen Gastwissenschaftler*innen arbeiten wirst, ist es wichtig, deine interkulturelle Kompetenz zu betonen. Bereite dich darauf vor, darüber zu sprechen, wie du in der Vergangenheit mit Menschen aus verschiedenen Kulturen zusammengearbeitet hast und welche Strategien du anwendest, um Missverständnisse zu vermeiden.