Zentrale Universitätsverwaltung - Abt. I: Personal - Referat I SE: Services

Zentrale Universitätsverwaltung – Abt. I: Personal – Referat I SE: Services HR SAP KeyUser & Payroll Specialist – Beschäftigte*r (m/w/d) in der Entgeltabrechnung (SAP HCM) Vollzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 11 TV-L FU Kennung: ISE 12_2025 Bewerbungsende: 18.07.2025 Die Freie Universität Berlin, im grünen Südwesten Berlins gelegen, hat im Exzellenz-Wettbewerb des Bundes und der Länder dreimal erfolgreich abgeschnitten. Wesentliche Merkmale der Forschungsleistung der Freien Universität sind die Vielfalt weltweiter wissenschaftlicher Kooperationen in Verbundprojekten und Netzwerken mit anderen Akteuren der Forschung, innovative Förderkonzepte für den wissenschaftlichen Nachwuchs und der Umfang der eingeworbenen Drittmittel. Die Abteilung I – Personal betreut das an der Freien Universität Berlin tätige Personal. Als Teil der zentralen Universitätsverwaltung unterstützt die Abteilung I – Personal neben ihren klassischen Aufgaben die Mitglieder der Hochschule zudem mit zahlreichen Serviceangeboten. Sie ist zuständig für die Zahlung der Bezüge und Entgelte sowie für die Genehmigung und Erstattung von Dienstreisen. Darüber hinaus kümmert man sich hier u.a. um die Ausbildung von Nachwuchskräften, um die Personalentwicklung und um die Betriebliche Gesundheitsförderung. Die Abteilung I – Personal nutzt für alle digitalen, administrativen Tätigkeiten das SAP-Modul HCM, das sie bereits seit dem Jahr 2000 in Betrieb hat und stets weiterentwickelt. Das Referat I SE ist ein Schlüsselreferat innerhalb der Abteilung, da es sich mit den IT-Angelegenheiten der Abteilung befasst und den internen Digitalisierungsprozess unterstützt. Darüber hinaus ist es das datenliefernde Referat für alle externen Schnittstellen und SAP-Module innerhalb der Hochschule. In Zeiten großer Herausforderungen suchen wir für eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe ein neues Mitglied in unserem wachsenden, hochmotivierten Team um die Themenfelder Entgeltabrechnung und Digitalisierung von HR-Prozessen in einer der vielfältigsten und forschungsstärksten Exzellenzuniversitäten Deutschlands zu verstärken. Aufgabengebiet: zu Ihren Verantwortungsbereichen zählen, insbesondere: a) Sachbearbeitung in Abrechnungs- und Grundsatzangelegenheiten: In dieser Funktion führen Sie die selbstständige Abwicklung der administrativen Vorgänge rund um die Entgeltabrechnung durch. Sie sind für die Sicherstellung/ Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung mit SAP HCM für einen definierten Personenkreis zuständig. Sie sind Ansprechperson in allen entgeltrelevanten, zeitwirtschaftlichen und tarifbezogenen Themen unter Berücksichtigung der betrieblichen Regelungen. b) Mitarbeit in der Qualitätssicherung: Neben der Bearbeitung des Melde- und Bescheinigungswesens übernehmen Sie die Korrespondenz mit externen Stellen, insbesondere Behörden, Sozialversicherungsträgern und dem Finanzamt. Um die Entgeltabrechnungen korrekt durchführen zu können, gehört in Einzelfällen die Überprüfung von Dateneingaben und die damit verbundene Kommunikation mit den Personalsachbearbeiter*innen zu Ihren Aufgaben. c) Key User: Aufgrund Ihrer Expertise sind Sie für die Formulierung und Umsetzung von fachlichen und gesetzlichen Anforderungen an das SAP-System HCM zuständig sowie für die Prüfung und Kontrolle der in SAP-HCM gespeicherten HR-Daten in Hinblick auf ihre Konformität gemäß DSGVO. Zudem sind Sie Mitglied in Arbeitsgruppen zur Weiterentwicklung des SAP-Moduls HCM. Die Beratung bei der Durchführung oder Erstellung von Auswertungen und Reports rundet dieses Aufgabengebiet ab. d) Digitalisierung: Sie unterstützen uns tatkräftig bei der Optimierung und Digitalisierung von Payroll- und/oder HR-Prozessen, z. B. bei der Erstellung von Prozessdokumentationen und Erklärvideos. Zudem arbeiten Sie in spannenden HR-Projekten mit. Einstellungsvoraussetzungen: Sie verfügen über eine abgeschlossene (Fach-)Hochschulausbildung oder einen Abschluss als geprüfte*r Verwaltungsfachwirt*in oder eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung / Ausbildung zum*zur Fachwirt*in mit Schwerpunkt im Personalbereich oder eine vergleichbare Qualifikation und nachweislich gleichwertige Kenntnisse und Fähigkeiten. (Berufs-)Erfahrung: Sie besitzen idealerweise bereits erste Berufserfahrungen mit SAP HCM oder erste Erfahrungen im Bereich Zeitwirtschaft mit SAP R/3 HR oder anderen Personalabrechnungs- bzw. Personalverwaltungssystemen. Erwünscht: In den gängigen IT-Tools, insbesondere im Umgang mit MS Office sind Sie fit. Wir freuen uns, wenn Sie bereits gute Kenntnisse im Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und idealerweise im Tarifrecht TV-L oder TVÖD mitbringen. Sie überzeugen uns durch Ihre eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise sowie durch Ihr ausgeprägtes Organisationstalent. Sie haben Freude am Umgang mit Menschen, gute kommunikative Fähigkeiten und eine hohe Serviceorientierung. Sie sind ein kreativer Teamplayer und haben auch Spaß an Prozessoptimierung. Fließende Deutschkenntnisse runden Ihr Profil ab. Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Weitere Informationen erteilt Frau Kathleen Köcher (kathleen.koecher@fu-berlin.de / +49 30 838 52929). Weitere Informationen Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Herrn Dr. Jan Krause: jan.krause@fu-berlin.de oder per Post an die Referat I D: Bezügeabrechnung, IT und Grundsatzangelegenheiten Herrn Dr. Jan Krause 14195 Berlin (Dahlem) Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann. Stellenausschreibung vom: 22.06.2025