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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite das Office Management und sorge für einen reibungslosen Ablauf im Büro.
- Arbeitgeber: Ein innovatives Unternehmen mit einem dynamischen Team in Düsseldorf.
- Mitarbeitervorteile: Ergonomische Arbeitsplätze, kostenlose Getränke und regelmäßige Team-Events.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag aktiv mit und entwickle deine Führungsfähigkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Office Management oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
- Andere Informationen: Möglichkeit zur Mitgestaltung beim Standortumzug im nächsten Jahr.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 48000 - 72000 € pro Jahr.
Ein Job bei uns ist nicht nur erstklassig, sondern etwas ganz Besonderes! Starte jetzt in Vollzeit als Head of Office Management (m/w/x) in unserem Büro in Düsseldorf.
Das sind Deine Aufgaben:
- Du leitest den Bereich Office Management am Standort Düsseldorf und bist zentrale Ansprechperson für (internationale) Mandant:innen, Gäste und Mitarbeitende.
- Gemeinsam mit Deinem Team sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf im Empfangs-, Büro- und Veranstaltungsmanagement.
- Zu Deinem Verantwortungsbereich zählt das aktive „Onboarding“ neuer Kolleg:innen am Standort (u.a. Empfang & Begrüßung, Unterstützung bei IT-Fragen und erste Orientierung, Erstellung von Mitarbeiter-Dokumenten).
- Du überwachst und optimierst interne Prozesse, um einen exzellenten Service und einen reibungslosen Ablauf im gesamten Office Management sicherzustellen.
- Du planst, organisierst und betreust Meetings sowie Veranstaltungen mit Leidenschaft und einem Blick fürs Detail.
- Du übernimmst die Verantwortung für die Betreuung und Optimierung infrastruktureller Abläufe im Rahmen des Facility Managements.
- Zudem wird die Mitgestaltung und Unterstützung beim Standortumzug im nächsten Jahr zu einem wichtigen Teil Deiner Aufgaben.
- In Deiner Funktion als Sicherheitsbeauftragte:r trägst Du dazu bei, die Sicherheitsstandards am Standort zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
- Rechnungsbearbeitung, Budgetüberwachung und die Steuerung externer Dienstleister gehören ebenfalls zu Deinem Aufgabenspektrum.
Das ist Dein Profil:
- Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Hotellerie, Office Management, Eventmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst idealerweise Erfahrung in einer Führungsposition mit.
- Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in der gehobenen Hotellerie sowie Erfahrung in der Leitung von Teams sind von Vorteil.
- Du beherrschst sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
- Mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint und Outlook) gehst Du routiniert um.
- Neben einer sehr guten Kommunikation sind Souveränität und Organisation Deine Stärken.
- Diskretion, Loyalität und eine strukturierte Arbeitsweise sind für Dich selbstverständlich.
Das bieten wir:
- Unsere Büros befinden sich in attraktiver Lage mit guter Infrastruktur.
- Jeder Mitarbeitende profitiert von einem ergonomischen Arbeitsplatz und modernen Arbeitsmitteln.
- Kaffee, Tee, Wasser, Softgetränke und frisches Obst sind bei uns selbstverständlich.
- Team-Events und Veranstaltungen bereichern unseren Arbeitsalltag.
- Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten werden allen Mitarbeitenden angeboten.
Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung per E-Mail (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins, sowie Deiner Gehaltsvorstellung.
Head of Office Management Düsseldorf (m/w/x) Arbeitgeber: Freshfields Bruckhaus Deringer
Kontaktperson:
Freshfields Bruckhaus Deringer HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Head of Office Management Düsseldorf (m/w/x)
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte in der Branche zu knüpfen. Suche nach Personen, die bereits im Office Management tätig sind oder bei uns arbeiten, und versuche, mit ihnen ins Gespräch zu kommen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir spezifische Beispiele über deine Erfahrungen im Office Management überlegst. Überlege dir, wie du Prozesse optimiert hast oder wie du ein Team erfolgreich geleitet hast, um deine Führungsqualitäten zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Trends im Office Management und Facility Management. Zeige im Gespräch, dass du über die neuesten Entwicklungen Bescheid weißt und wie du diese in unsere Arbeitsweise integrieren könntest.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zu stellen! Im Vorstellungsgespräch kannst du zeigen, dass du an der Position interessiert bist, indem du gezielte Fragen zu den Herausforderungen im Office Management bei uns stellst. Das zeigt dein Engagement und deine proaktive Haltung.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Head of Office Management Düsseldorf (m/w/x)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle eine Verbindung her: Beginne mit einer kurzen Einleitung, in der du erklärst, warum du dich für die Position als Head of Office Management interessierst und was dich an der Unternehmenskultur anspricht.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone deine Erfahrungen im Office Management, Eventmanagement oder in der Hotellerie. Zeige auf, wie deine bisherigen Tätigkeiten dich auf diese Rolle vorbereitet haben, insbesondere in Bezug auf Teamführung und Prozessoptimierung.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten: Da die Position viel Kommunikation erfordert, solltest du Beispiele für deine Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch einfügen. Erwähne spezifische Situationen, in denen du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern interagiert hast.
Schließe mit einem starken Abschluss: Beende dein Anschreiben mit einer positiven Note, in der du deine Vorfreude auf die Möglichkeit ausdrückst, Teil des Teams zu werden, und lade den Leser ein, dich zu einem Gespräch einzuladen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Freshfields Bruckhaus Deringer vorbereitest
✨Bereite Dich auf die Aufgaben vor
Informiere Dich im Detail über die spezifischen Aufgaben des Head of Office Management. Überlege, wie Deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diesen Bereichen zur Geltung kommen können.
✨Zeige Deine Führungsqualitäten
Bereite Beispiele vor, die Deine Erfahrung in der Teamleitung und im Office Management verdeutlichen. Zeige, wie Du Teams motivierst und Prozesse optimierst.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, übe, klar und präzise zu kommunizieren. Bereite Dich darauf vor, Fragen zu beantworten und Deine Gedanken strukturiert zu präsentieren.
✨Fragen stellen
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die Du dem Interviewer stellen kannst. Dies zeigt Dein Interesse an der Position und hilft Dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.
