Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Institut für Romanistik und unterstütze bei Lehrveranstaltungen und Prüfungen.
- Unternehmen: FAU - eine moderne, weltoffene und familienfreundliche Universität.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und Homeoffice nach Einarbeitung.
- Weitere Informationen: Tolle Weiterbildungsmöglichkeiten und ein engagiertes Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte ein internationales Umfeld und unterstütze spannende wissenschaftliche Projekte.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und gute MS-Office Kenntnisse erforderlich.
Willkommen! Wir sind die FAU Karriere Personalentwicklung. Als Teamassistenz / Office Manager im Institut für Romanistik (m/w/d) sind Sie für die administrative Organisation des Instituts zuständig. Zu Ihren Schwerpunkten gehören allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich der eigenständigen administrativen Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, die Raumverwaltung über die hierfür vorgesehenen universitären Plattformen sowie die Verwaltung und das Controlling der Projektbudgets und der Mittelverwendung.
Ihr Arbeitsplatz befindet sich am Institut für Romanistik der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU). Das Institut vereint die drei Fächer Französisch/Frankoromanistik, Italienisch/Italoromanistik und Spanisch/Iberoromanistik und bietet ein vielfältiges wissenschaftliches und kulturelles Umfeld. Im Mittelpunkt von Forschung und Lehre stehen die romanischen Sprachen, Literaturen und Kulturen in Geschichte und Gegenwart. Als Institut mittlerer Größe zeichnet es sich durch persönliche Arbeits- und Studienbedingungen sowie eine enge Zusammenarbeit aus. Sie erwartet ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in einem lebendigen und internationalen universitären Umfeld, in dem Sie die vielfältigen Aufgaben in Forschung, Lehre und Administration aktiv unterstützen.
Wir haben einiges zu bieten: unsere Benefits
- Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
- Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
- Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
- Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
- Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
- Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
- Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
Ihre Aufgaben
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich Korrespondenz, Terminorganisation und administrativer Unterstützung des Instituts
- Selbstständige Lehrveranstaltungs-, Prüfungs- und Raumverwaltung über die einschlägigen Plattformen
- Selbstständige administrative Verwaltung und Controlling von Drittmittelprojekten, insbesondere Überwachung der Projektbudgets und Mittelverwendung, Kontrolle von Fristen und Projektlaufzeiten sowie Erstellung und Aufbereitung projektbezogener Unterlagen unter Beachtung der geltenden Vorgaben
- Organisatorische Vorbereitung und Betreuung wissenschaftlicher Veranstaltungen und Gastvorträge, einschließlich Termin-, Raum- und Ablaufkoordination
- Pflege und Aktualisierung von Forschungsaktivitäten und -ergebnissen in der Forschungsdatenbank CRIS
- Eigenständige administrative Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen sowie Raumverwaltung über die hierfür vorgesehenen universitären Plattformen
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Fremdsprachenkorrespondent/in, oder eine vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise erste Berufserfahrung in einer universitären Verwaltung
- Erfahrung im Umgang mit universitären Verwaltungssystemen, z. B. Campus-Management-System (Campo), Lernplattform (StudOn) und Forschungsinformationssystem (CRIS) oder vergleichbaren Anwendungen, wünschenswert
- Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint)
- Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau), gute Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau)
- Kenntnisse in mindestens einer romanischen Sprache, insbesondere Französisch, Spanisch oder Italienisch, von Vorteil
- Selbstständige, strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben und Fristen sicher zu koordinieren
- Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein serviceorientiertes und verbindliches Auftreten
Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrem kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist. Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.
Teamassistenz/Office Manager für das Institut für Romanistik (m/w/d) Arbeitgeber: Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
Als Technischer Leiter in unserer Lehr- und Forschungsbrauerei bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in einem innovativen und kollegialen Umfeld zu arbeiten, das Wert auf Ihre persönliche und berufliche Entwicklung legt. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, einer umfassenden Einarbeitung und einem attraktiven Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst schaffen wir eine familienfreundliche Atmosphäre, die es Ihnen ermöglicht, Beruf und Privatleben optimal zu vereinbaren. Zudem profitieren Sie von einem aktiven Gesundheitsmanagement und einem engagierten Team, das Sie bei Ihrer Arbeit unterstützt.
Kontaktdaten:
Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Teamassistenz/Office Manager für das Institut für Romanistik (m/w/d) erhalten könntest
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Teamassistenz/Office Manager für das Institut für Romanistik (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Teamassistenz/Office Manager für das Institut für Romanistik (m/w/d) bei Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Teamassistenz/Office Manager für das Institut für Romanistik (m/w/d) bei Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
