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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du unterstützt das Team bei der Organisation und Verwaltung von Personal- und Studienangelegenheiten.
- Arbeitgeber: Die FAU ist eine innovative Universität mit einem Fokus auf Technik und Wissenschaft.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und 30 Tage Urlaub pro Jahr.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten in einem inspirierenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute Englischkenntnisse sind erforderlich.
- Andere Informationen: Nach Einarbeitung besteht die Möglichkeit einer unbefristeten Anstellung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Ihr Arbeitsplatz Der Lehrstuhl für Informationstechnik mit dem Schwerpunkt Kommunikationselektronik an der Technischen Fakultät der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) ist im Gebäude des Fraunhofer-Instituts für Integrierte Schaltungen IIS in Erlangen-Tennenlohe untergebracht. Zum Standort gehören drei Professuren mit den Schwerpunkten Kommunikationselektronik, Lokalisierung und System on Chip-Design. Ihr zukünftiges Arbeitsumfeld umfasst wissenschaftliche sowie wissenschaftsunterstützende Mitarbeitende und Studierende verschiedener Ingenieurstudiengänge, die sich überwiegend mit technisch orientierten Fragestellungen in den Bereichen Hardware und Software beschäftigen.
Ihre Aufgaben:
- Eigenständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, z. B. E-Mails, Texte, Manuskripte, Briefe
- Allgemeine Teamassistenzaufgaben und organisatorische Unterstützung des Lehrstuhls
- Koordination und Abwicklung des Reisemanagements (Antragstellung, Buchung, Abrechnung)
- Erstellung von Sitzungsprotokollen
- Inventarisierung von Geräten
- Personalverwaltung: Vorbereitung von Einstellungsverträgen von Mitarbeitenden und studentischen Hilfskräften
- Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen
- Führung und Pflege von Personalakten
- Finanzverwaltung und Buchung von Haushalts- und Drittmitteln
- Organisation und Verwaltung von Studienangelegenheiten, insbesondere Prüfungen und Abschlussarbeiten
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit langjähriger Berufserfahrung und Nachweis über englische Sprachkenntnisse
- Erste Erfahrung im Bereich Buchhaltung
- Sicherer Umgang mit Zahlen sowie ein gutes allgemeines und betriebswirtschaftliches Verständnis
- Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office Programmen
- Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau)
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie sprachliche Gewandtheit beim Verfassen von Geschäftskorrespondenz
- Hohe Belastbarkeit, Teamorientierung sowie Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben
- Sehr gute Allgemeinbildung sowie ein souveränes und serviceorientiertes Auftreten
- Affinität zu digitalen Tools und Prozessen sowie Bereitschaft, Verwaltungsabläufe zu modernisieren
Wir haben einiges zu bieten:
- Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bzw. Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
- Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
- Betriebliche Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen
- Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
- Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
- Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
- Gemeinsame Aktivitäten im Team
- Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
- Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
- Aktives Gesundheitsmanagement
Stellenzusatz: Bei entsprechender Eignung ist im Anschluss eine unbefristete Weiterbeschäftigung vorgesehen. Entgelt TV-L E 7, Arbeitszeit Teilzeit.
Kaufmännische Fachkraft als Teamassistent Organisation / Personalverwaltung (m/w/d) Arbeitgeber: Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
Kontaktperson:
Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Kaufmännische Fachkraft als Teamassistent Organisation / Personalverwaltung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle und bereite dich darauf vor, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten in Bezug auf die Teamassistenz und Personalverwaltung präsentieren kannst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deinen Umgang mit Zahlen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Arbeitskultur und das Team an der FAU zu erfahren. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat. Ein persönlicher Kontakt kann dir wertvolle Einblicke geben und dir helfen, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, Fragen zu digitalen Tools und Prozessen zu beantworten. Da die Stelle eine Affinität zu digitalen Lösungen erfordert, solltest du dich über aktuelle Software und Technologien informieren, die in der Personalverwaltung und Organisation verwendet werden.
✨Tip Nummer 4
Zeige während des gesamten Bewerbungsprozesses deine Kommunikationsfähigkeiten. Da die Stelle viel Korrespondenz in Deutsch und Englisch erfordert, ist es wichtig, dass du sowohl schriftlich als auch mündlich klar und präzise kommunizieren kannst. Übe gegebenenfalls, um sicherzustellen, dass du in der Lage bist, professionell zu kommunizieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Kaufmännische Fachkraft als Teamassistent Organisation / Personalverwaltung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten zur Teamassistenz und Personalverwaltung passen.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Betone deine kaufmännische Ausbildung, Berufserfahrung und Sprachkenntnisse. Verwende klare und prägnante Formulierungen.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und Anschreiben gut formatiert sind und keine Rechtschreibfehler enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich bewältigt hast.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da exzellente Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse gefordert sind, sei bereit, deine Sprachfähigkeiten zu demonstrieren. Du könntest auch einige Sätze in Englisch vorbereiten, um deine Fähigkeiten zu zeigen.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite konkrete Beispiele vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen. Dies könnte die Koordination von Projekten oder das Management von Terminen umfassen.
✨Sei offen für neue Aufgaben
Die Stellenbeschreibung betont die Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben. Zeige während des Interviews, dass du bereit bist, dich weiterzuentwickeln und neue Herausforderungen anzunehmen.
