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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support branding projects, manage merchandise, and assist with administrative tasks.
- Arbeitgeber: Join the FAU Brand Office at Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg, shaping a strong university brand.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible hours, 30 vacation days, and opportunities for remote work after training.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team enhancing the university's identity and making a real impact.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in office management or marketing, with excellent German and good English skills.
- Andere Informationen: Part-time position with a focus on teamwork and a supportive work environment.
Ihr Arbeitsplatz Das FAU Brand Office der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) ist die zentrale Steuerungs-, Konzeptions- und Beratungsstelle rund um die Marke FAU. Es verantwortet die strategische Entwicklung und Pflege der Marke FAU und stellt sicher, dass alle markenrelevanten Maßnahmen der Universität nachhaltig und kohärent sind. Das FAU Brand Office steuert die Brand Governance und entwickelt in diesem Rahmen beispielsweise das Corporate Design weiter, erstellt Leitfäden und Vorlagen für Kommunikationsmedien und bietet den verschiedenen Einrichtungen der Universität kompetente Beratung in Fragen des Markenauftritts und des Brand Marketings. Darüber hinaus widmet es sich der Entwicklung einer differenzierten und überzeugenden Markengeschichte sowie der Identifikation, Entwicklung und Evaluation von strategischen Markenthemen. Besonderer Fokus liegt auf der ganzheitlichen Markenführung, um sicherzustellen, dass die FAU dauerhaft als starke und konsistente Marke wahrgenommen wird. Das Ziel des FAU Brand Office ist es, das Profil und die Wahrnehmung der FAU zu stärken und eine klare, unverwechselbare Identität der Universität sicherzustellen.Ihre Aufgaben
Unterstützung von Branding-Formaten:
- Koordination von Terminen im Zusammenhang mit Branding-Projekten
- Organisation und Verwaltung von Merchandise-Produkten
- Einholen relevanter inhaltlicher Informationen und Erstellung von Print- und Digitalprodukten unter Beachtung des Corporate Designs und rechtlicher Vorgaben
Allgemeine Verwaltungs- und Assistenzaufgaben: - Organisation und Abwicklung administrativer Tätigkeiten
- Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz
- Verwaltung von Räumen und Materialien sowie Durchführung sprachlicher Korrekturen und Textbearbeitung
- Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Tagungen und Veranstaltungen
Finanz- und Budgetverwaltung: - Buchung und Verwaltung von Konten gemäß relevanter Vorschriften (Drittmittelrichtlinien, Förderrichtlinien, BayHO)
- Durchführung des Zahlungsverkehrs und Erstellung von Rechnungen
Daten- und Webseitenpflege: - Verwaltung und Pflege von universitären Datenbanken (z. B. FAUdir)
- Betreuung und Pflege interner Webseiten über WordPress
- Sicherstellung der Datenintegrität und Vertraulichkeit sowie effiziente Nutzung von Bürosoftware und digitalen Tools
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Marketingkommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation mit erster Berufserfahrung
- Erfahrung in der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten
- Vertrautheit mit relevanten gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere im Bereich Datenschutz
- Zielgruppengerechte Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mind. B1-Niveau) mit sicherem Umgang in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation
- Fähigkeit, komplexe Arbeitsabläufe effizient zu organisieren und Prioritäten zu setzen
- Vorausschauende Koordination von Terminen und Ressourcen
- Starke Kunden- und Servicefokussierung, um den Bedürfnissen interner und externer Stakeholder gerecht zu werden
- Teamfähige Persönlichkeit mit dem Wunsch, aktiv zu einer konstruktiven und kooperativen Arbeitsatmosphäre beizutragen
Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits
- Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bzw. Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
- Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
- Betriebliche Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen
- Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
- Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
- Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
- Aktives Gesundheitsmanagement
Stellenzusatz
Gesucht wird eine organisierte und verantwortungsbewusste Fachkraft für die Verwaltung mit fundierten Kenntnissen in Verwaltung, Kommunikation, Finanz- und Personalmanagement sowie ausgeprägter Team- und Serviceorientierung.
Entgelt TV-L E 6Arbeitszeit Teilzeit
Kaufmännische Fachkraft Büromanagement als Assistenz im Verwaltung und Datenbankpflege (m/w/d) Arbeitgeber: Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
Kontaktperson:
Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Kaufmännische Fachkraft Büromanagement als Assistenz im Verwaltung und Datenbankpflege (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits in der Universität oder im Bereich Branding arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte und Initiativen des FAU Brand Office. Zeige in Gesprächen, dass du dich mit der Marke FAU identifizierst und ein echtes Interesse an deren Entwicklung hast.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Datenbankpflege und zum Umgang mit WordPress vor. Zeige, dass du die nötigen technischen Fähigkeiten hast und bereit bist, dich in neue Tools einzuarbeiten.
✨Tip Nummer 4
Hebe deine Teamfähigkeit hervor! Bereite Beispiele vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast, um zu zeigen, dass du gut in die kooperative Arbeitsatmosphäre des FAU Brand Office passt.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Kaufmännische Fachkraft Büromanagement als Assistenz im Verwaltung und Datenbankpflege (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg und das FAU Brand Office. Verstehe ihre Mission, Werte und aktuelle Projekte, um in deiner Bewerbung gezielt darauf eingehen zu können.
Anpassung der Bewerbungsunterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone relevante Erfahrungen in der Verwaltung, Kommunikation und Datenbankpflege.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Position und die Universität ausdrückst. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten zur Stärkung der Marke FAU beitragen können.
Korrekturlesen: Lass deine Bewerbungsunterlagen von jemandem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei sind. Achte besonders auf die Einhaltung der deutschen Grammatik und Rechtschreibung, da exzellente Deutschkenntnisse gefordert sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Kenntnisse im Datenschutz betonen
Da Kenntnisse im Bereich Datenschutz wichtig sind, solltest du konkrete Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit mit sensiblen Daten umgegangen bist und welche gesetzlichen Bestimmungen du kennst.
✨Teamfähigkeit und Serviceorientierung hervorheben
Bereite einige Beispiele vor, die deine Teamfähigkeit und deinen Servicefokus zeigen. Zeige, wie du in der Vergangenheit zur Schaffung einer positiven Arbeitsatmosphäre beigetragen hast.
✨Sprich über deine Kommunikationsfähigkeiten
Da exzellente Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse gefordert sind, sei bereit, deine Sprachkenntnisse unter Beweis zu stellen. Du könntest auch darüber sprechen, wie du effektiv mit internen und externen Ansprechpartnern kommunizierst.
