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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team in Verwaltung, Personalangelegenheiten und Studienorganisation.
- Arbeitgeber: Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg forscht zu Arbeits-, Sozial- und Umweltmedizin.
- Mitarbeitervorteile: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams mit einem positiven Betriebsklima und sozialer Wirkung.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, Erfahrung in Verwaltung und Budgetcontrolling.
- Andere Informationen: Regelmäßige Gehaltserhöhungen nach Tarifvertrag und familienfreundliche Umgebung.
Ihr Arbeitsplatz
Am Institut und der Poliklinik für Arbeits-, Sozial- und Umweltmedizin der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) werden vielfältige Aspekte der beruflichen und umweltbedingten Gefährdung des Menschen mit klinischen, naturwissenschaftlichen und soziologischen Methoden untersucht, um Qualität, Ausmaß der Gefährdung sowie Einflussfaktoren beschreiben und evidenzbasierte Präventionsmaßnahmen ableiten zu können. Unterschiedlichste Forschungsansätze reichen von zellbiologischer Grundlagenforschung bis zur wissenschaftlichen Evaluierung der in der Praxis verwendeten Maßnahmen. Wir suchen im Rahmen dieses komplexen Themenfeldes eine Teamassistenz, die das Fach in Lehre und Forschung unterstützt.
Ihre Aufgaben:
- Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln mit Budgetcontrolling, eigenständiger Mittelverwaltung sowie Bearbeitung von Rechnungen
- Koordination von Personalangelegenheiten, darunter Mitwirkung bei Ausschreibungen, Neueinstellungen und Weiterbeschäftigungen
- Unterstützung bei der Durchführung von Studien, wie zum Beispiel Einreichung des Ethikantrages und Studiendokumentation
- Selbstständige Erledigung organisatorischer und verwaltungstechnischer Aufgaben im Direktionssekretariat mit Aufgaben in der Terminkoordination, dem Postverkehr sowie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit langjähriger Berufserfahrung
- Verwaltungserfahrung, idealerweise im universitären Umfeld
- Expertise mit Mittelbewirtschaftung im Rahmen von Drittmittelprojekten sowie Erfahrung im Bereich Budgetcontrolling
- Affinität zu digitalen Prozessen sowie Bereitschaft zur Modernisierung von Prozessen
- Basiskenntnisse oder erste Erfahrung bei der Unterstützung klinischer Studien von Vorteil
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
- Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau)
- Hohes Verantwortungsbewusstsein und Lernfähigkeit in einem sich stetig wandelnden Aufgabengebiet
- Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Durchsetzungsvermögen
- Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
- Selbstständige Arbeitsweise und Bereitschaft zur Weiterbildung
Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits:
- Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
- Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
- Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
- Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
- Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
- Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
- Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
- Vergünstigtes Essens- und Getränkeangebot in unseren Mensen
- Büroäume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
- Aktives Gesundheitsmanagement
- Möglichkeit zum Spracherwerb und Auslandsaufenthalt über ERASMUS
Entgelt: TV-L E 8
Arbeitszeit: Teilzeit
Teamassistenz am Institut für Arbeits-, Sozial- und Umweltmedizin (m/w/d) Arbeitgeber: Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
Kontaktperson:
Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz am Institut für Arbeits-, Sozial- und Umweltmedizin (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen, die bereits im Bereich der Arbeits-, Sozial- und Umweltmedizin tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Forschungsprojekte am Institut. Zeige in Gesprächen oder bei Networking-Events, dass du dich für die Themen und Herausforderungen des Instituts interessierst und bereit bist, aktiv zur Lösung beizutragen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Verwaltungserfahrung vor. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du Budgetcontrolling und Mittelverwaltung in der Vergangenheit erfolgreich umgesetzt hast, um deine Eignung zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Affinität zu digitalen Prozessen, indem du dich über aktuelle Tools und Software informierst, die in der Verwaltung von Drittmittelprojekten verwendet werden. Dies kann dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz am Institut für Arbeits-, Sozial- und Umweltmedizin (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone insbesondere deine Verwaltungserfahrung und Kenntnisse im Budgetcontrolling.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Unterstützung der Lehre und Forschung beitragen können.
Sprache und Formatierung: Achte darauf, dass deine Bewerbung in einwandfreiem Deutsch verfasst ist und die formalen Anforderungen erfüllt. Verwende klare Absätze und eine professionelle Schriftart, um die Lesbarkeit zu erhöhen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Teamassistenz, insbesondere im Bereich der Mittelverwaltung und Budgetcontrolling. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kenntnisse in MS-Office betonen
Da der sichere Umgang mit MS-Office Programmen gefordert ist, solltest du deine Erfahrungen mit Excel, Word, PowerPoint und Outlook hervorheben. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Sprich über deine Kommunikationsfähigkeiten
Die Stelle erfordert Kommunikationsfähigkeit und Teamarbeit. Sei bereit, Situationen zu beschreiben, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast oder wie du Herausforderungen in der Kommunikation gemeistert hast, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
✨Zeige deine Lernbereitschaft
Das Institut sucht jemanden, der bereit ist, sich weiterzubilden und sich an neue Prozesse anzupassen. Teile Beispiele, wie du in der Vergangenheit neue Fähigkeiten erlernt hast oder wie du dich an Veränderungen in deinem Arbeitsumfeld angepasst hast.