Sachbearbeiter/-in Veranstaltungsorganisation (m/w/d) in München

Bei der Friedrich-Naumann-Stiftung für die Freiheit setzen wir uns weltweit mit all unserer Kraft, Expertise und Persönlichkeit für Freiheit, Frieden, Demokratie, Rechtsstaatlichkeit, Menschenrechte und Soziale Marktwirtschaft ein - in der strategischen und operativen Arbeit, in Projekten und Initiativen. Freiheit ist unsere Aufgabe, an der wir gemeinsam arbeiten - inhaltlich als auch in unserem Arbeitsalltag. Sie bringt Verantwortung mit sich, die wir zusammen wahrnehmen. Sie ist fordernd und beanspruchend, aber auch sinnstiftend und erfüllend.

In unserem Landesbüro Bayern am Standort München suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Vollzeit mit 39 Stunden / Woche als Sachbearbeiter/-in Veranstaltungsorganisation (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

• Sie unterstützen bei der organisatorischen Vor- und Nachbereitung politischer Bildungsveranstaltungen, Seminare, Konferenzen und Tagungen.
• Bei Bedarf unterstützen Sie auch bei Veranstaltungen außerhalb des Dienstortes und sind bereit, hierfür Dienstreisen wahrzunehmen.
• Sie prüfen eingehende Rechnungen rechnerisch, kontieren die Posten und überwachen elektronische Zahlungseingänge sowie Projektbudgets.
• Sie übernehmen das Finanzcontrolling für verschiedene Haushalts- und Projektmittel und behalten Ausgaben, Budgets und Mittelverwendung im Blick.
• Sie führen Vertragsverhandlungen mit Dienstleistern, erstellen Leistungskataloge und vergeben die entsprechenden Aufträge.
• Sie pflegen und aktualisieren die Veranstaltungsverteiler, Kontaktdatenverzeichnisse sowie die digitale Veranstaltungsplanung und -statistik.
• Sie unterstützen die Akquise und Betreuung neuer Interessenten durch gezielte Aktivitäten.
• Sie wirken an der Recherche von potenziellen Netzwerk- und Kooperationspartnern in Abstimmung mit der Länderbüroleitung mit.
• Sie nutzen interne Tools für das Hochladen von Einladungstexten und sichern die Qualität des Onlineauftritts.
• Sie koordinieren die Auswahl der elektronischen sowie postalischen Einladungsverteiler und beauftragen externe Dienstleister mit dem Versand.
• Sie nutzen soziale Medien, um Veranstaltungen durch das Einstellen von Nachrichten, Beiträgen und Fotos erfolgreich zu vermarkten.
• Sie wirken an der Vorbereitung von Pressemitteilungen, der Pflege des Presseverteilers und der Erstellung des Pressespiegels mit.
• Sie steuern und koordinieren das Terminmanagement der Länderbüroleitung und bearbeiten den Postein- und -ausgang.
• Sie unterstützen die Vorbereitung interner Besprechungen, erstellen Protokolle und erledigen die anfallende Korrespondenz.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder ein vergleichbares kaufmännisches, verwaltungs- oder organisationsbezogenes Profil (z. B. durch eine mindestens dreijährige Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellten oder im Hotelfach-/Veranstaltungsbereich).
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrungen insbesondere im Bereich der Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen sowie im Teilnehmendenmanagement mit.
• Sie verstehen es, Kostenkalkulationen, Budgetüberwachungen sowie formale und rechnerische Rechnungsprüfungen präzise durchzuführen.
• Dabei setzen Sie auf eine verlässliche Kontierung und Zahlungsanweisung in enger Zusammenarbeit mit der zentralen Buchhaltung sowie auf Ihre Fähigkeit, haushalts- und zuwendungsrechtliche Vorgaben im Rahmen interner Regelungen sicher einzuhalten.
• Sie bewegen sich sicher in den Grundlagen des Datenschutzes im Kontext von Teilnehmendendaten und der Verteilerpflege.
• Es zeichnet Sie aus, dass Sie flexibel einsetzbar sind und die Bereitschaft zu gelegentlichen Abendterminen bei Veranstaltungen sowie zu seltenen Dienstreisen mitbringen.
• Dabei setzen Sie auf ein hohes Maß an Engagement vor Ort.
• Ihre Arbeitsweise beschreiben Sie als strukturiert, zuverlässig und sorgfältig, geprägt von einer serviceorientierten Kommunikation gegenüber Teilnehmenden, Referenten, Dienstleistern und Kooperationspartnern an der Schnittstelle zum zentralen Kundendienst.
• MS-Office, insbesondere Outlook, Word und Excel, gehört schon jetzt zu Ihrem Arbeitsalltag und Sie arbeiten sich mit Leichtigkeit in organisationsspezifische Systeme und digitale Tools wie OPAL, Confluence oder Navision ein.
• Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse, um auch in einem internationalen oder vielseitigen Umfeld souverän zu agieren.
• Sie identifizieren sich mit den Werten des Liberalismus und dem Auftrag der Friedrich-Naumann-Stiftung für die Freiheit.

Unsere Benefits:

• Work-Life-Balance: Unser Arbeitszeitmodell ermöglicht Ihnen ein flexibles Arbeiten, das Raum für Ihre persönlichen Bedürfnisse lässt.
• Onboarding: Für Ihre ersten Wochen in der Stiftung erstellen wir bereits vor Ihrem Einstieg einen strukturierten und persönlichen Einarbeitungsplan.
• Fachliche und persönliche Weiterentwicklung: Über jährliche Zielvereinbarungsgespräche arbeiten wir gemeinsam an Ihrer fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.
• Code of Conduct: Unser Miteinander ist geprägt von Respekt, Wertschätzung und Professionalität.
• Gehaltspaket und zusätzliche Leistungen: Wir zahlen Ihnen ein Gehalt nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) Bund, Entgeltgruppe 9a, Stufe 1 bis 6.
• Hoher Gestaltungsspielraum und spannende Projekte: In dieser spannenden Aufgabe in einem politiknahen Umfeld wirken Sie aktiv an der Sichtbarkeit und Wirkung liberaler Inhalte mit.

Wir sind neugierig auf Sie und freuen uns, zu erfahren, was für Sie Freiheit bedeutet! Bewerben Sie sich bis zum 08.10.2026 und nennen Sie uns dabei gern auch Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin und Ihre Gehaltsvorstellung.

Es ist uns zudem ein Anliegen, die Vielfalt in unserer Stiftung weiter zu stärken. Die Integration von Menschen mit Behinderung entspricht unserem Selbstverständnis und wir möchten sie daher ausdrücklich einladen, sich zu bewerben.