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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Dezernatsleitung bei organisatorischen Aufgaben und Büroorganisation.
- Arbeitgeber: Friedrich-Schiller-Universität Jena, eine innovative und dynamische Universität.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub, Gesundheitsförderung und umfangreiche Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Wissenschaft in einem inspirierenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung und gute Kenntnisse in Office-Programmen.
- Andere Informationen: Unbefristete Vollzeitstelle mit Teilzeitoption und tollen Karrierechancen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern.
Im Personaldezernat der Friedrich-Schiller-Universität Jena ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle als Teamassistenz in Vollzeit (40 Wochenstunden) zu besetzen.
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der Dezernatsleitung (u.a. Schreibarbeiten/Korrespondenz, Ablage, Raum- und Terminplanung, organisatorische Vorbereitung von Beratungen, Erstellen u. Versenden von Einladungen, Planung und Abrechnung von Dienstreisen)
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
- Übernahme der Büroorganisation
- Verwaltung der Finanz- und Sachmittel
- Beschaffung der Büromaterialien im Dezernat
- Ansprechperson für Mitarbeitende des Dezernates bei organisatorischen Fragen
- Vermittlung von Ausbildungsinhalten an Auszubildende während der Einsatzzeiten im Sekretariat
- Betreuung des Besucherverkehrs und Erteilung allgemeiner Auskünfte
- Veröffentlichung von Stellenausschreibungen und Administration im Bewerbermanagementsystem
Ihr Profil:
- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (bspw. als Fachangestellte:r für Bürokommunikation oder Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Büromanagement) bzw. vergleichbare gründliche Fachkenntnisse aus ausreichend einschlägiger Berufserfahrung
- Gute Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Officeprogramme (Word, Excel, PowerPoint)
- Erste Arbeitserfahrungen mit SAP und elektronischen Bewerbermanagementsystemen sind von Vorteil
- Gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
- Kommunikations- und uneingeschränkte Teamfähigkeit
- Zuverlässigkeit, Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
- Engagement und Freude am Mitdenken
- Belastbarkeit und Flexibilität
Unser Angebot:
- Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
- Ein Arbeitsplatz im historischen Ambiente des Universitätshauptgebäude direkt im innerstädtischen Zentrum
- Flexible Arbeitszeiten und ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten
- Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
- Umfangreiche Angebote der fachlichen und persönlichen Personalentwicklung
- Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12.
Die Einstellung erfolgt unbefristet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Wochenstunden). Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 27.11.2025 über unser Onlineformular. Sie zögern, da Sie ein oder mehrere Ihrer Anforderungen nicht erfüllen? Bewerben Sie sich trotzdem und geben Sie uns die Chance für ein Kennenlernen.
Teamassistenz Arbeitgeber: Friedrich-Schiller-Universität Jena
Kontaktperson:
Friedrich-Schiller-Universität Jena HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle als Teamassistenz anstrebst, schau dir die Webseite der Friedrich-Schiller-Universität Jena genau an. Informiere dich über aktuelle Projekte und Initiativen, um im Vorstellungsgespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit Mitarbeitenden der Universität in Kontakt zu treten. Frag nach ihren Erfahrungen und Tipps – das zeigt dein Interesse und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir, welche Fragen dir gestellt werden könnten und übe deine Antworten. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und wie du deine Fähigkeiten einbringen kannst.
✨Tip Nummer 4
Sei du selbst! Authentizität kommt gut an. Zeige deine Begeisterung für die Position und die Universität. Wenn du dich wohlfühlst und ehrlich bist, wird das auch bei den Interviewern gut ankommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn wir deine Bewerbung lesen, wollen wir dich kennenlernen! Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen, das macht einen großen Unterschied.
Anpassung ist der Schlüssel: Schau dir die Stellenanzeige genau an und passe dein Anschreiben an die Anforderungen an. Hebe hervor, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die du übernehmen würdest.
Korrekturlesen nicht vergessen!: Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überprüfen. Eine fehlerfreie Bewerbung zeigt, dass du sorgfältig und professionell bist – das kommt immer gut an!
Bewirb dich online!: Wir freuen uns, wenn du dich über unser Onlineformular bewirbst. Das macht es für uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und schneller zu reagieren. Also, nichts wie los!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Friedrich-Schiller-Universität Jena vorbereitest
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Friedrich-Schiller-Universität Jena verschaffen. Schau dir ihre Forschungsprojekte und die Profillinien an. So kannst du im Gespräch zeigen, dass du wirklich interessiert bist und verstehst, wie du zur Mission der Universität beitragen kannst.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und Teamarbeit unter Beweis stellen. Wenn du von deinen Erfahrungen erzählst, wird es einfacher, deine Eignung für die Stelle als Teamassistenz zu verdeutlichen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Kommunikation erfordert, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und präzise sprichst. Übe, wie du Informationen strukturiert und verständlich präsentieren kannst. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Position verstehst und gut mit anderen zusammenarbeiten kannst.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch die Möglichkeit, mehr über den Zeitrahmen und die Erwartungen zu erfahren. Es ist eine gute Gelegenheit, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.