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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage funding projects and collaborate with project leaders to ensure compliance and financial oversight.
- Arbeitgeber: Join the prestigious Friedrich-Schiller-University Jena, a hub of research and innovation in Germany.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, remote work options, and 30 days of vacation plus additional holidays.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team in a supportive environment that values your input and growth.
- Gewünschte Qualifikationen: A commercial or administrative training background is required, along with experience in financial accounting.
- Andere Informationen: Motivation matters! Apply even if you don't meet all qualifications by 28.02.2025.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Stellenausschreibung
Reg.-Nr. 098/2026
Fristende
Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.
In der Abteilung Finanzsteuerung ist im Rahmen der Nachfolge im Drittmittelverwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als
Verwaltungsmitarbeiter:in Projektcontrolling Drittmittelbereich
in Vollzeit (40 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.
Das Dezernat 2 – Finanzen und Beschaffung ist für die Verwaltung der der Friedrich-Schiller-Universität Jena zur Verfügung stehenden Haushalts- und Drittmittel, den zentralen Einkauf, das Rechnungswesen und die Finanzberichterstattung für alle wissenschaftlichen und verwaltenden Einrichtungen der Universität Jena zuständig.
Ihre Aufgaben:
- Sie verwalten Förderprojekte verschiedener Mittelgeber (z.B. insbesondere DFG, BMBF und Stiftungen) unter der Berücksichtigung der jeweiligen Bewilligungsbedingungen.
- Sie führen die Projektakten (Verträge, Nebenbestimmungen, Schriftverkehr u. ä.) und pflegen die Stammdaten.
- Sie arbeiten eng mit den jeweiligen Projektleitern zusammen und beraten diese fachlich.
- Sie überwachen die Projektausgaben und -einnahmen.
- Sie erstellen bedarfsgerechte Mittelabforderungen.
- Sie erstellen die projektbezogenen Verwendungsnachweise.
- Sie organisieren und begleiten Prüfungsvorgänge durch die Mittelgeber bzw. andere Prüfinstanzen.
Ihr Profil:
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder über vergleichbare Fachkenntnisse durch mehrjährige Berufserfahrung.
- Sie verfügen über einschlägige praktische Erfahrung im kaufmännischen Rechnungswesen.
- Sie bringen gute, anwendungsbereite Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen mit, insbesondere fortgeschrittene Excel-Kenntnisse.
- Erfahrungen im kameralen Rechnungswesen sowie im Projektcontrolling und im Zuwendungsrecht sind wünschenswert.
- Idealerweise haben Sie bereits Erfahrung in der Anwendung von SAP (4HANA).
- Sie sind selbständige und serviceorientierte Arbeitsweise gewohnt.
- Sie verfügen über eine hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit.
- Wir setzen ein Sprachniveau von mindestens C1 in Deutsch voraus, um die Kommunikation im Arbeitsumfeld sicherzustellen.
Unser Angebot:
- Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 8 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
- Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder mit Gestaltungsspielraum
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)
- Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
- Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeit-wunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.
Bewerben Sie sich jetzt: Auch wenn Sie noch nicht alle Anforderungen mitbringen, zählt Ihre Motivation für uns! Bitte bewerben Sie sich bis zum über unser Onlineformular.
Bitte beachten Sie unsere Hinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen.
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Verwaltungsmitarbeiter:in Projektcontrolling Drittmittelbereich Arbeitgeber: Friedrich-Schiller-Universität Jena
Kontaktperson:
Friedrich-Schiller-Universität Jena HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsmitarbeiter:in Projektcontrolling Drittmittelbereich
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen, die bereits im Bereich Projektcontrolling oder Drittmittelverwaltung arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Förderprojekte der DFG, BMBF und anderer Stiftungen. Zeige in Gesprächen, dass du ein Verständnis für die Anforderungen und Bedingungen dieser Mittelgeber hast, um deine Eignung zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Anwendung von SAP (4HANA) vor. Auch wenn du noch keine Erfahrung hast, kannst du dich über Online-Kurse oder Tutorials informieren, um einen grundlegenden Überblick zu bekommen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikations- und Teamfähigkeit in Gesprächen. Bereite Beispiele vor, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast oder komplexe Informationen klar kommuniziert hast, um deine Soft Skills zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsmitarbeiter:in Projektcontrolling Drittmittelbereich
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige gründlich lesen: Nimm dir Zeit, die gesamte Stellenanzeige aufmerksam zu lesen. Achte besonders auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine kaufmännische Ausbildung, Erfahrungen im Projektcontrolling und Kenntnisse in MS-Office, insbesondere Excel.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle darlegst. Erkläre, warum du dich für die Friedrich-Schiller-Universität Jena interessierst und wie deine Fähigkeiten zur ausgeschriebenen Position passen.
Online-Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über das Onlineformular der Universität ein. Achte darauf, dass alle Dokumente vollständig sind und überprüfe sie auf Rechtschreibfehler oder Unstimmigkeiten, bevor du sie absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Friedrich-Schiller-Universität Jena vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Projektcontrolling und im Umgang mit Drittmitteln. Sei bereit, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Kenntnisse über Fördermittel und deren Verwaltung
Informiere dich über die verschiedenen Mittelgeber:innen wie DFG und BMBF. Zeige im Interview, dass du die Bewilligungsbedingungen verstehst und wie du diese in der Praxis umsetzen würdest.
✨Hervorhebung deiner Excel-Kenntnisse
Da fortgeschrittene Excel-Kenntnisse gefordert sind, bereite dich darauf vor, deine Fähigkeiten in diesem Bereich zu demonstrieren. Vielleicht kannst du sogar einige Beispiele nennen, wie du Excel in früheren Projekten effektiv eingesetzt hast.
✨Teamarbeit und Kommunikationsfähigkeit betonen
Da die Stelle enge Zusammenarbeit mit Projektleiter:innen erfordert, solltest du Beispiele für erfolgreiche Teamarbeit und deine Kommunikationsfähigkeiten parat haben. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen im Team gemeistert hast.