Teamassistenz

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern.

Das Institut für Angewandte Physik der Friedrich-Schiller-Universität Jena verfügt über eine langjährige Tradition und Kompetenz in Design, Herstellung und Anwendung von aktiven und passiven optischen und photonischen Elementen. Darüber hinaus ist es besonders bekannt für seine Entwicklungen auf dem Gebiet der Hochleistungslasertechnik und neuerdings auch der Quantenoptik. Kooperationsprojekte mit Unternehmen sorgen für Praxisnähe und Realisierbarkeit.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der administrativen Organisation des Instituts (u.a. Korrespondenz, Dienstreiseorganisation, Ablageorganisation und Archivierung, Terminkoordination, allgemeine Auskunftserteilung) und anteilige Mitarbeit an administrativen Gemeinschaftsaufgaben des Instituts.
• Finanz- und Sachmittelverwaltung (u.a. Überwachung von Haushalts- und Drittmittelkonten, Bearbeitung und Pflege von SAP-Daten, Unterstützung beim Projektcontrolling, Bearbeitung von Rechnungen, Veranlassen von Umbuchungen, Bedarfsermittlungen und Bestellungen, Lieferungs- und Rechnungskontrolle, Erstellung von Verwendungsnachweisen, Mittelanforderungen und Personalkostennachweisen) in Abstimmung mit den verantwortlichen Personen.
• Koordination von Personalangelegenheiten (u.a. Bearbeiten von Einstell- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Erfassung von Urlaubs- und Krankheitszeiten, Bearbeitung von Dienstreiseanträgen).
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Mithilfe bei der Organisation von Meetings und Veranstaltungen.

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich (z. B. Kaufleute oder Fachangestellte für Bürokommunikation) bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen.
• Fundierte Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts- und Rechnungswesens unter Nutzung geeigneter Software (ERP-System, z. B. SAP).
• Souveräne Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Office‑Programme.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Organisationsgeschick.
• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Teamfähigkeit.
• Souveränität auch in arbeitsintensiven Phasen sowie Serviceorientierung.

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV‑L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung.
• Abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens.
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz in der Lichtstadt Jena mit attraktivem Freizeit‑ und Naherholungswert.
• Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit).
• Ein umfassendes Fort‑ und Weiterbildungsprogramm. Wir unterstützen Sie bei individuellen Entwicklungs‑ und Qualifizierungsbedarfen.
• Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot.
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12.

Die ausgeschriebene Stelle ist zunächst befristet, längstens für die Dauer von 2 Jahren. Bei Eignung ist eine unbefristete Weiterbeschäftigung möglich. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Wochenstunden). Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 03.01.2026 über unser Onlineformular.