Verwaltungsleitung (w/m/d)

Das Fritz-Haber-Institut (FHI) der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. gehört zu den international renommiertesten Forschungsinstituten. Über 400 Beschäftigte in 5 wissenschaftlichen Abteilungen und verschiedenen Servicegruppen betreiben und ermöglichen auf historischem Gelände in Berlin-Dahlem Spitzenforschung, die weltweit einzigartig ist.

Die Max-Planck-Gesellschaft (MPG) betreibt Grundlagenforschung in den Natur-, Lebens- und Geisteswissenschaften und zählt 31 Nobelpreisträger*innen. Mit ihren 84 Instituten und Einrichtungen ist sie das internationale Aushängeschild für die deutsche Wissenschaft. Je zur Hälfte finanziert von Bund und Ländern, verfügte die Max-Planck-Gesellschaft 2023 über eine Grundfinanzierung von rund 2,1 Milliarden Euro.

Das FHI sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Verwaltungsleitung (w/m/d) (unbefristet, in Vollzeit).

Als Verwaltungsleitung (m/w/d) unterstützen Sie das FHI bei der Lösung von beachtlichen Zukunftsfragestellungen (z. B. Wie werden die Energieprobleme der Zukunft gelöst?). Sie führen und entwickeln die administrativen Bereiche des FHI in enger Kooperation mit dem Direktor*innen-Kollegium, insbesondere zusammen mit der Geschäftsführenden Direktorin, weiter, agieren im kommunikativen Zusammenspiel mit den Führungskräften und stimmen sich mit den Gremien ab. Außerdem arbeiten Sie eng mit dem Forschungskoordinator („Representative of the Board“) zusammen.

Im Wesentlichen verstehen Sie sich mit Ihrer hohen kaufmännischen Kompetenz als Verwaltungsleitung, die zwischen den Direktor*innen am FHI, der MPG und den weiteren Interessensgruppen vermitteln kann und will.

Aufgaben im Detail

• Leitung der Allgemeinen Verwaltung (Bereiche Personal, Finanzen, Beschaffung, zentrale Hausdienste) und des engagierten Teams mit ca. 30 Mitarbeitenden
• Planung, Organisation, Überwachung und Optimierung aller Verwaltungsprozesse zur Sicherstellung einer effektiven Aufbau- und Ablauforganisation
• Beauftragte*r für den Haushalt
• Unterstützung der Direktor*innen, der wissenschaftlichen Abteilungen und der Servicegruppen bei administrativen sowie organisatorischen Angelegenheiten durch vorausschauende Beratung und Vorbereitung von Grundsatzentscheidungen
• Vertretung der Interessen des Instituts gegenüber Dritten und gegenüber der Generalverwaltung der MPG in nichtwissenschaftlichen Angelegenheiten

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium in den Bereichen Verwaltungswissenschaften/Public Administration, Betriebswirtschaft, Rechtswissenschaften oder vergleichbare Qualifikation im Wissenschaftsmanagement
• Interesse für Forschung und eine hohe Fach- und Überblickskompetenz sowie ausgewiesene Erfahrungen in administrativen und rechtlichen Belangen des öffentlichen Dienstes oder eines öffentlich finanzierten Forschungsinstituts
• Mehrjährige Berufserfahrung idealerweise im wissenschaftlichen Umfeld oder einer Verwaltung im öffentlich-rechtlichen Bereich oder einer gemeinnützigen Organisation
• Ausgeprägte Service-Orientierung
• Interkulturelle Kompetenz und Freude an Teamarbeit sowie Wertschätzung und Förderung der vertrauensvollen Zusammenarbeit sowohl mit Ihren Mitarbeitenden als auch mit Kolleg*innen und Vorgesetzten; gemeinsame Erfolge dürfen auch zusammen gefeiert werden
• Sehr gute Kenntnisse bezüglich einschlägiger Softwareanwendungen (z. B. SAP, Microsoft Office)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir Ihnen bieten

• Vielfältiges und internationales Arbeitsumfeld und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• Anstellung bei durchschnittlich 39 Wochenstunden
• Vergütung gemäß TVöD (Bund)
• Gleitende Arbeitszeit, mobiles Arbeiten
• 30 Tage Urlaub + eingearbeitete freie Tage zwischen Weihnachten und Neujahr (dadurch durchschnittlich 34 freie Tage im Jahr bei einer 5-Tage-Woche)
• tarifliche Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes inklusive einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• 50 % Zuschuss zum Jobticket Deutschland
• Sehr gute Fortbildungsmöglichkeiten z. B. über Planck Academy
• Förderung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Eltern-Kind-Arbeitszimmer
• Sehr gute Anbindungen an den öffentlichen Nahverkehr, Fahrradstellplätze mit Reparaturstation, Ladestationen für E-Autos, gute Parkmöglichkeiten

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft will den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Weiterhin hat sich die Max-Planck-Gesellschaft zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen qualifizierter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Für eine erste Kontaktaufnahme stehen Ihnen unsere Berater Frau Simone Pfister oder Herr Georg Misgeld unter +49 30 20 63 279–14 oder –18 gern zur Verfügung.

Wenn Sie diese verantwortungsvolle Aufgabe mit hohem Gestaltungsspielraum reizt, senden Sie bitte Ihre Bewerbung nebst Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugniskopien) unter Angabe der Kennziffer 3001-071 ausschließlich per E-Mail an info@bt-personalberatung.de.

Wir freuen uns auf Ihre elektronische Bewerbung bis zum 16.05.2025.