Executive Assistant

Über Frontiers

Bei Frontiers ist unser Ziel einfach, aber ehrgeizig: Wissenschaft offen zu machen. Wir glauben, dass offene Wissenschaft die globale wissenschaftliche Gemeinschaft befähigt, Entdeckungen zu beschleunigen und die Lösungen zu entwickeln, die für ein gesundes Leben auf einem gesunden Planeten erforderlich sind.

Wir sind einer der größten und einflussreichsten Open-Access-Forschungsverlage der Welt. Jeder Artikel, den wir veröffentlichen, wird peer-reviewed und qualitätszertifiziert, sodass Forschung für alle, überall zugänglich ist. Bis heute wurde die Forschung von Frontiers über 4 Milliarden Mal angesehen, was die Auswirkungen der Wissenschaft ohne Barrieren verdeutlicht.

Der Beitritt zu Frontiers bedeutet, Teil einer globalen, missionsgetriebenen Organisation an der Schnittstelle von Wissenschaft, Technologie und Innovation zu sein – zusammen mit leidenschaftlichen Kollegen, die sich intensiv dafür einsetzen, Wissen zum Wohle der Gesellschaft voranzubringen.

Über die Rolle

Wir suchen einen Executive Assistant, der unser Executive Office verstärkt und hochrangige administrative, operative und strategische Unterstützung für Mitglieder des Executive Teams bietet. In dieser Rolle spielen Sie eine wichtige Rolle dabei, unseren Führungskräften zu helfen, sich auf geschäftliche Prioritäten zu konzentrieren, indem Sie komplexe Kalender, Reisen, Kommunikation, Präsentationen und wichtige Initiativen verwalten.

Sie werden eng mit Führungskräften und Kollegen in der gesamten Organisation zusammenarbeiten, um die Prioritäten der Führungsebene, strategische Initiativen, Führungsaktivitäten und unternehmensweite Veranstaltungen zu koordinieren. Dies ist eine Rolle für jemanden, der mit einem hohen Maß an Unabhängigkeit arbeiten, Bedürfnisse antizipieren, konkurrierende Prioritäten verwalten und sicher in einem schnelllebigen und sich ständig verändernden Umfeld navigieren kann.

Sie werden auch dazu beitragen, wie das Executive Office arbeitet, indem Sie Möglichkeiten zur Vereinfachung von Prozessen, zur Verbesserung der Arbeitsweise und zur Nutzung von Technologie, KI-gestützten Produktivitätswerkzeugen und Automatisierung zur Effizienzsteigerung identifizieren.

Hauptverantwortlichkeiten

• Komplexe Kalender, Prioritäten und Zeitpläne für mehrere Stakeholder und Zeitzonen verwalten.
• Meetings, Agenden, Briefingmaterialien und Nachverfolgungsaktionen koordinieren und sicherstellen, dass die Führungskräfte vollständig vorbereitet sind.
• Terminüberschneidungen antizipieren, Probleme proaktiv lösen und sich ändernde Prioritäten mit minimaler Aufsicht verwalten.
• Komplexe nationale und internationale Reisen koordinieren, einschließlich Reiseplänen, Visa, Unterkünften, Transport und kurzfristigen Änderungen.
• Logistik für Besuche von Führungskräften, Konferenzen, Führungsmeetings, externe Engagements und Unternehmensveranstaltungen organisieren.
• Proaktive administrative Unterstützung für Mitglieder des Executive Teams bieten, einschließlich Korrespondenz, Spesenabrechnungen, vertrauliche Dokumentation und Führungskräfte-Postfächer, wo erforderlich.
• Gesunden Menschenverstand und Diskretion beim Umgang mit sensiblen Informationen, Prioritäten der Führungskräfte und vertraulichen Angelegenheiten ausüben.
• Hochwertige Präsentationen, Berichte, Reden, Briefingmaterialien und andere Kommunikationsmittel für die Führungsebene erstellen, verfeinern und koordinieren.
• Mit Führungskräften und internen Stakeholdern zusammenarbeiten, um überzeugende Präsentationen und Materialien für Führungsmeetings, Unternehmensveranstaltungen, Vorstandssitzungen und externe Engagements zu entwickeln.
• Inhalte über mehrere Stakeholder hinweg koordinieren und dabei ein hohes Maß an Qualität, Konsistenz und Standards der Führungsebene aufrechterhalten.
• Strategische Initiativen, Projekte der Führungsebene und bereichsübergreifende Aktivitäten im Namen der Mitglieder des Executive Teams koordinieren.
• Aktionen verfolgen, Fristen überwachen und rechtzeitige Nachverfolgung über Stakeholder hinweg sicherstellen, um Aktivitäten bis zur Fertigstellung voranzutreiben.
• Die Planung und Durchführung von Führungsmeetings, Offsites der Führungsebene und unternehmensweiten Veranstaltungen unterstützen.
• Die Prozesse des Executive Office kontinuierlich verbessern, indem Effizienzen identifiziert, Arbeitsabläufe vereinfacht und KI-gestützte Werkzeuge und Automatisierung genutzt werden.

Anforderungen

• 3–5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen unterstützenden Rolle auf Führungsebene, idealerweise mit Unterstützung von Führungskräften in einer internationalen Organisation oder einem schnelllebigen Umfeld.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung komplexer Kalender, internationaler Reisen, Meetings und konkurrierender Prioritäten mit einem hohen Maß an Unabhängigkeit.
• Erfahrung in der Unterstützung strategischer Projekte, Führungsaktivitäten oder unternehmensweiter Initiativen.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office 365, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint.
• Fortgeschrittene PowerPoint-Kenntnisse, mit der Fähigkeit, ausgefeilte Präsentationen, Berichte und Briefingmaterialien zu erstellen.
• Erfahrung mit Kollaborations- und Projektmanagementplattformen wie Microsoft Teams, SharePoint, Planner, Jira oder ähnlichen Tools.

Vorteile

• Wir priorisieren die Präsenz im Büro und betonen die persönliche Zusammenarbeit, bieten jedoch auch angemessene Anpassungen, wo nötig, gemäß der Unternehmensrichtlinie.
• Zusätzliche Wellbeing-Tage über Ihr jährliches Urlaubsanspruch hinaus.
• Bis zu 3 bezahlte Freiwilligentage pro Jahr.
• 24/7 vertrauliches Mitarbeiterunterstützungsprogramm (Wohlbefinden, psychische Gesundheit, rechtliche und finanzielle Unterstützung).
• Unterstützung bei Lernen und Entwicklung über das Frontiers Learning Hub.

Chancengleichheitserklärung

Frontiers begrüßt aktiv Vielfalt und ist ein sicherer und einladender Arbeitsplatz. Die Rekrutierung erfolgt diskriminierungsfrei – einschließlich aufgrund von Rasse, nationaler oder ethnischer Herkunft, Alter, Religion, Behinderung, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder sexueller Orientierung. Mit Mitarbeitern aus mehr als 50 verschiedenen Nationen schafft unsere Vielfalt lebendige Teams und fordert uns ständig heraus, multiple Perspektiven zu schätzen.