Office Specialist

Bei Frontiers ist unser Ziel einfach, aber ehrgeizig: Wissenschaft offen zu machen. Wir glauben, dass offene Wissenschaft die globale wissenschaftliche Gemeinschaft befähigt, Entdeckungen zu beschleunigen und die Lösungen zu entwickeln, die für ein gesundes Leben auf einem gesunden Planeten erforderlich sind.

Wir sind einer der größten und einflussreichsten Open-Access-Forschungsverlage der Welt. Jeder Artikel, den wir veröffentlichen, wird von Fachkollegen geprüft und qualitätszertifiziert, um sicherzustellen, dass Forschung für alle, überall zugänglich ist. Bis heute wurde die Forschung von Frontiers über 4 Milliarden Mal angesehen, was die Auswirkungen der Wissenschaft ohne Barrieren verdeutlicht.

Der Beitritt zu Frontiers bedeutet, Teil einer globalen, missionsorientierten Organisation an der Schnittstelle von Wissenschaft, Technologie und Innovation zu sein – zusammen mit leidenschaftlichen Kollegen, die sich intensiv dafür einsetzen, Wissen zum Wohle der Gesellschaft voranzubringen.

Wir suchen einen proaktiven und hochorganisierten Office Specialist, der die täglichen Abläufe unseres Standorts in Lausanne unterstützt und eine professionelle, sichere und einladende Umgebung für Mitarbeiter und Besucher gewährleistet.

Als Schlüsselmitglied des Teams für Veranstaltungen und Arbeitsplätze werden Sie hohe Arbeitsplatzstandards sowohl in den öffentlichen als auch in den privaten Bereichen aufrechterhalten und sicherstellen, dass die Räume funktional, organisiert, gut gepflegt und jederzeit einsatzbereit sind. Sie arbeiten eng mit dem Leiter der Veranstaltungen und Arbeitsplätze, dem Büroleiter, dem Veranstaltungsteam, den IT-Diensten und dem Sicherheitsbeauftragten zusammen, um ein hervorragendes Arbeitsplatz-Erlebnis zu bieten und eine Umgebung zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter sicher, unterstützt und in der Lage fühlen, ihre beste Arbeit zu leisten.

Dies ist eine praktische Rolle, die für jemanden geeignet ist, der es genießt, aktiv zu sein, Verantwortung zu übernehmen, Probleme zu lösen und das Arbeitsplatz-Erlebnis kontinuierlich zu verbessern. Sie verbringen einen Großteil Ihres Tages damit, durch das Büro zu gehen, um sicherzustellen, dass die Räume auf einem hohen Standard gehalten werden und Probleme angegangen werden, bevor sie die Mitarbeiter beeinträchtigen.

Was Sie tun werden:

• Seien Sie eine sichtbare Präsenz im gesamten Arbeitsplatz, indem Sie regelmäßig durch das Büro gehen, um sicherzustellen, dass die Räume organisiert, sicher, funktional und bereit zur Nutzung sind.
• Übernehmen Sie die Verantwortung für die Arbeitsplatzstandards in Besprechungsräumen, Gemeinschaftsräumen, Küchen, Lagerräumen und allgemeinen Bereichen und beheben Sie Probleme, bevor sie die Mitarbeiter beeinträchtigen.
• Identifizieren und lösen Sie proaktiv kleinere Wartungs-, Reparatur- und Betriebsprobleme und eskalieren Sie diese bei Bedarf.
• Verwalten Sie Arbeitsplatzmaterialien, -geräte, -inventar, Post, Lieferungen und Lagerräume und stellen Sie sicher, dass alles organisiert, vorrätig und betriebsbereit bleibt.
• Koordinieren Sie Wartungsanfragen, Arbeitsplatzverbesserungen und Beziehungen zu Anbietern, Dienstleistern und Gebäudeverwaltungen.
• Bieten Sie freundliche, reaktionsschnelle Unterstützung für Mitarbeiter und Besucher und fungieren Sie als vertrauenswürdiger Ansprechpartner für arbeitsplatzbezogene Anfragen.
• Unterstützen Sie die Logistik für Onboarding und Offboarding, einschließlich der Vorbereitung von Arbeitsplätzen und der Büroorientierung.
• Unterstützen Sie die Einrichtung und Durchführung von Workshops und internen Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem Veranstaltungsteam.
• Arbeiten Sie mit den IT-Diensten und der Sicherheit zusammen, um physische Sicherheits-, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu unterstützen.
• Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Verbesserung der Funktionalität, des Erscheinungsbilds und des gesamten Arbeitsplatz-Erlebnisses.

Über Sie:

Sie sind hochorganisiert, detailorientiert und genießen es wirklich, anderen zu helfen. Sie sind stolz darauf, Umgebungen zu schaffen, in denen sich Menschen willkommen, unterstützt und in der Lage fühlen, ihre beste Arbeit zu leisten. Sie sind am glücklichsten in einer Rolle, die Sie aktiv und engagiert hält, während Sie sich im gesamten Arbeitsplatz bewegen, mit Kollegen interagieren und sicherstellen, dass alles reibungslos läuft. Sie bemerken die Details, die andere übersehen, genießen es, Räume organisiert, funktional und gut gepflegt zu halten, und übernehmen die Verantwortung für die Lösung von Problemen, bevor sie zu Schwierigkeiten werden.

Anforderungen

Idealerweise haben Sie:

• Erfahrung in der Arbeitsplatzorganisation, im Facility Management, in der Gastronomie oder in einer ähnlichen Rolle.
• Kenntnisse über Gesundheits- und Sicherheitspraktiken am Arbeitsplatz.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Gebäudeverwaltungen, Auftragnehmern und Dienstleistern.
• Erfahrung in der Verwaltung von Beständen, Inventar, Arbeitsplatzgeräten und betrieblichen Vermögenswerten.
• Eine proaktive, praktische Herangehensweise und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und starke Aufmerksamkeit für Details.
• Vertrauen in die Verwaltung mehrerer Prioritäten in einem schnelllebigen Umfeld.
• Eine praktische, lösungsorientierte Denkweise.
• Business-Englisch und Französisch.

Zusätzliche Punkte für:

• Grundlegende Wartungs-, Reparatur- oder DIY-Fähigkeiten und Vertrauen in die Lösung kleinerer Arbeitsplatzprobleme.
• Erfahrung in der Unterstützung von Workshops, Besprechungen oder internen Veranstaltungen.
• Grundlegende IT- oder AV-Fehlerbehebungsfähigkeiten.

Vorteile

• Wir priorisieren die Präsenz im Büro und betonen die persönliche Zusammenarbeit, bieten jedoch auch angemessene Anpassungen, wo nötig, gemäß der Unternehmensrichtlinie.
• Zusätzliche Wohlfühltage über Ihr jährliches Urlaubsanspruch hinaus.
• Bis zu 3 bezahlte Freiwilligentage pro Jahr.
• 24/7 vertrauliches Mitarbeiterunterstützungsprogramm (Wohlbefinden, psychische Gesundheit, rechtliche und finanzielle Unterstützung).
• Unterstützung bei Lernen und Entwicklung über das Frontiers Learning Hub.
• Wettbewerbsfähige lokale Vorteile, abhängig vom Land (z.B. Gesundheitsversorgung und Altersvorsorge).

Erklärung zur Chancengleichheit

Frontiers fördert aktiv Vielfalt und ist ein sicherer und einladender Arbeitsplatz. Die Rekrutierung erfolgt diskriminierungsfrei – einschließlich aufgrund von Rasse, nationaler oder ethnischer Herkunft, Alter, Religion, Behinderung, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder sexueller Orientierung. Mit Mitarbeitern aus mehr als 50 verschiedenen Nationen schafft unsere Vielfalt lebendige Teams und fordert uns ständig heraus, mehrere Perspektiven zu schätzen.