Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Führungsteam mit administrativen und strategischen Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Frontiers, ein führender Anbieter von Open-Access-Forschung mit globaler Reichweite.
- Vorteile: Zusätzliche Wellbeing-Tage, bezahlte Freiwilligentage und Unterstützung für persönliche Entwicklung.
- Weitere Informationen: Vielfältiges Team aus über 50 Nationen, das verschiedene Perspektiven schätzt.
- Warum dieser Job: Sei Teil einer mission-driven Organisation, die Wissenschaft für alle zugänglich macht.
- Qualifikationen: 3-5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant und fortgeschrittene Microsoft Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 55000 € pro Jahr.
Über Frontiers
Bei Frontiers ist unser Ziel einfach, aber ehrgeizig: Wissenschaft offen zu machen. Wir glauben, dass offene Wissenschaft die globale wissenschaftliche Gemeinschaft befähigt, Entdeckungen zu beschleunigen und die Lösungen zu entwickeln, die für ein gesundes Leben auf einem gesunden Planeten erforderlich sind. Wir sind einer der größten und einflussreichsten Open-Access-Forschungsverlage der Welt. Jeder Artikel, den wir veröffentlichen, wird peer-reviewed und qualitätszertifiziert, um sicherzustellen, dass Forschung für alle, überall zugänglich ist. Bis heute wurde die Forschung von Frontiers über 4 Milliarden Mal angesehen, was die Auswirkungen der Wissenschaft ohne Barrieren verdeutlicht. Der Beitritt zu Frontiers bedeutet, Teil einer globalen, missionsgetriebenen Organisation an der Schnittstelle von Wissenschaft, Technologie und Innovation zu sein – zusammen mit leidenschaftlichen Kollegen, die sich intensiv dafür einsetzen, Wissen zum Wohle der Gesellschaft voranzubringen.
Über die Rolle
Wir suchen einen Executive Assistant, der unser Executive Office verstärkt und hochrangige administrative, operative und strategische Unterstützung für Mitglieder des Executive Teams bietet. In dieser Rolle spielen Sie eine wichtige Rolle dabei, unseren Führungskräften zu helfen, sich auf geschäftliche Prioritäten zu konzentrieren, indem Sie komplexe Kalender, Reisen, executive Kommunikation, Präsentationen und wichtige Initiativen verwalten. Arbeiten Sie eng mit Führungskräften und Kollegen in der gesamten Organisation zusammen, um die Prioritäten der Führungsebene, strategische Initiativen, Führungsaktivitäten und unternehmensweite Veranstaltungen zu koordinieren. Dies ist eine Rolle für jemanden, der mit einem hohen Maß an Unabhängigkeit arbeiten, Bedürfnisse antizipieren, konkurrierende Prioritäten verwalten und sicher in einem schnelllebigen und sich ständig verändernden Umfeld navigieren kann. Sie werden auch dazu beitragen, wie das Executive Office arbeitet, indem Sie Möglichkeiten zur Vereinfachung von Prozessen, Verbesserung der Arbeitsweisen und Nutzung von Technologie, KI-gestützten Produktivitätswerkzeugen und Automatisierung zur Steigerung der Effizienz identifizieren.
Hauptverantwortlichkeiten
- Verwaltung komplexer exekutiver Kalender, Prioritäten und Zeitpläne über mehrere Stakeholder und Zeitzonen hinweg
- Koordination von Meetings, Agenden, Briefingmaterialien und Nachverfolgungsaktionen, um sicherzustellen, dass die Führungskräfte vollständig vorbereitet sind
- Antizipation von Terminüberschneidungen, proaktive Lösung von Problemen und Verwaltung sich ändernder Prioritäten mit minimaler Aufsicht
- Koordination komplexer nationaler und internationaler Reisen, einschließlich Reiseplänen, Visa, Unterkünften, Transport und kurzfristigen Änderungen
- Organisation der Logistik für Besuche von Führungskräften, Konferenzen, Führungsmeetings, externe Engagements und Unternehmensveranstaltungen
- Proaktive administrative Unterstützung für Mitglieder des Executive Teams, einschließlich Korrespondenz, Spesenabrechnungen, vertrauliche Dokumentation und Executive-Postfächer, wo erforderlich
- Ausübung von gesundem Urteilsvermögen und Diskretion beim Umgang mit sensiblen Informationen, Prioritäten der Führungsebene und vertraulichen Angelegenheiten
- Erstellung, Verfeinerung und Koordination hochwertiger exekutiver Präsentationen, Berichte, Reden, Briefingmaterialien und anderer Kommunikationsmittel für die Führungsebene
- Zusammenarbeit mit Führungskräften und internen Stakeholdern zur Entwicklung überzeugender Präsentationen und Materialien für Führungsmeetings, Unternehmensveranstaltungen, Vorstandssitzungen und externe Engagements
- Koordination von Inhalten über mehrere Stakeholder hinweg, während ein hohes Maß an Qualität, Konsistenz und Standards der Führungsebene aufrechterhalten wird
- Koordination strategischer Initiativen, exekutiver Projekte und funktionsübergreifender Aktivitäten im Namen der Mitglieder des Executive Teams
- Verfolgung von Maßnahmen, Überwachung von Fristen und Sicherstellung einer zeitnahen Nachverfolgung über Stakeholder hinweg, um Aktivitäten bis zur Vollendung voranzutreiben
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Führungsmeetings, Executive Offsites und unternehmensweiten Veranstaltungen
- Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse im Executive Office durch Identifizierung von Effizienzen, Vereinfachung von Arbeitsabläufen und Nutzung von KI-gestützten Tools und Automatisierung
Anforderungen
- 3-5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen unterstützenden Rolle auf Führungsebene, idealerweise mit Unterstützung von Führungskräften in einer internationalen Organisation oder einem schnelllebigen Umfeld
- Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung komplexer exekutiver Kalender, internationaler Reisen, Meetings und konkurrierender Prioritäten mit einem hohen Maß an Unabhängigkeit
- Erfahrung in der Unterstützung strategischer Projekte, Führungsaktivitäten oder unternehmensweiter Initiativen
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office 365, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint
- Fortgeschrittene PowerPoint-Kenntnisse, mit der Fähigkeit, ausgefeilte exekutive Präsentationen, Berichte und Briefingmaterialien zu erstellen
- Erfahrung mit Kollaborations- und Projektmanagementplattformen wie Microsoft Teams, SharePoint, Planner, Jira oder ähnlichen Tools
Vorteile
- Wir priorisieren die Präsenz im Büro und betonen die persönliche Zusammenarbeit, bieten jedoch auch angemessene Anpassungen, wo nötig, gemäß der Unternehmensrichtlinie
- Zusätzliche Wellbeing-Tage über Ihr jährliches Urlaubsanspruch hinaus
- Bis zu 3 bezahlte Freiwilligentage pro Jahr
- 24/7 vertrauliches Mitarbeiterunterstützungsprogramm (Wohlbefinden, psychische Gesundheit, rechtliche und finanzielle Unterstützung)
- Unterstützung bei Lernen und Entwicklung über das Frontiers Learning Hub
Chancengleichheitserklärung
Frontiers fördert aktiv Vielfalt und ist ein sicherer und einladender Arbeitsplatz. Die Rekrutierung erfolgt diskriminierungsfrei - einschließlich aufgrund von Rasse, nationaler oder ethnischer Herkunft, Alter, Religion, Behinderung, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder sexueller Orientierung. Mit Mitarbeitern aus mehr als 50 verschiedenen Nationen schafft unsere Vielfalt lebendige Teams und fordert uns ständig heraus, multiple Perspektiven zu schätzen.
Executive Assistant Arbeitgeber: Frontiers
Als Arbeitgeber bietet Frontiers eine inspirierende und sinnstiftende Arbeitsumgebung, in der die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre kreativen Ideen in einer dynamischen Medienabteilung einzubringen. Mit einem motivierten Team, das sich leidenschaftlich für die Weltmission einsetzt, fördern wir eine Kultur der Zusammenarbeit und des Wachstums, während wir gleichzeitig individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und Unterstützung beim Aufbau eines persönlichen Unterstützerkreises bieten. Die flexible Arbeitszeitgestaltung und die globale Vernetzung machen diese Position besonders attraktiv für alle, die einen bedeutungsvollen Beitrag leisten möchten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Frontiers, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Frontiers im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Frontiers echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Frontiers zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Frontiers reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Frontiers vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Frontiers tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
