People Operations Specialist (8-month FTC)

Wir helfen Marken, Ideen in Wirkung umzuwandeln. Die Brand-Plattform von Frontify transformiert, wie Teams digitale Assets organisieren, an Projekten zusammenarbeiten und ansprechende Kampagnen erstellen. Unsere Mitarbeiter befähigen Tausende von Vermarktern und Designern – einschließlich Teams bei Uber, Microsoft, Volkswagen und Telefónica – ansprechende Marken aufzubauen. Mit Hauptsitz in St. Gallen, Schweiz, und Büros in London und New York City teilen wir eine lebendige Kultur, die auf Kreativität, Zusammenarbeit, Inklusion und Freude basiert. Wir suchen neue Teammitglieder, die unsere Vision teilen. Wenn Sie bereit für ein brandneues Abenteuer sind, lesen Sie weiter!

Ihr Team

Wir sind das Team, das an vorderster Front steht, um dauerhafte Beziehungen vom ersten herzlichen Willkommen bis zu den durchdachten Abschieden zu pflegen. Wir setzen uns dafür ein, einen langfristigen Einfluss zu schaffen und ein Gefühl der Zugehörigkeit in unserer globalen Gemeinschaft zu fördern. Ehrlichkeit, Integrität und der tief verwurzelte Wunsch zu unterstützen stehen im Mittelpunkt unseres Handelns. Machen Sie sich bereit für eine Reise, bei der jede Interaktion eine Gelegenheit ist, unsere Gemeinschaft zu stärken und einen Unterschied zu machen.

Ihre Mission

People Operations ist das Rückgrat von allem, was wir im Bereich People tun – und diese Rolle sitzt im Herzen davon. Sie helfen dabei, ein nahtloses Mitarbeitererlebnis ab dem ersten Tag zu schaffen, indem Sie sicherstellen, dass unsere Prozesse genau, konform und skalierbar sind. Als Experte für das Schweizer Arbeitsrecht bringen Sie Klarheit und Vertrauen in komplexe Themen, während Sie Mitarbeitern, Managern und People-Partnern helfen, jede Phase des Mitarbeiterlebenszyklus zu navigieren.

Dies ist eine Teilzeitstelle (60-80%) für einen 8-monatigen befristeten Vertrag mit einem idealen Startdatum im September oder Oktober 2026.

Ihre Verantwortlichkeiten

• Sie unterstützen die vollständige Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus für unsere Schweizer Einheit, einschließlich Verträge, Mitarbeiteränderungen, Offboarding und Urlaubsmanagement, und stellen sicher, dass jeder Schritt konform, genau und sorgfältig behandelt wird.
• Sie übernehmen die People Operations für unsere französische Einheit in enger Zusammenarbeit mit unserem lokalen Lohnabrechnungsanbieter und stellen sicher, dass Compliance, Verträge und die tägliche Verwaltung reibungslos ablaufen.
• Sie fungieren als Ansprechpartner für das Schweizer Arbeitsrecht und geben Anleitung zu Arbeitsverträgen, Kündigungsverfahren, Elternzeit und allem dazwischen.
• Sie verwalten die Kommunikation mit Steuerbehörden, Einwanderungsbehörden und anderen Schweizer Regierungsinstitutionen auf Deutsch.
• Sie pflegen und verbessern kontinuierlich unser HRIS, Personio, halten die Daten genau, die Workflows effizient und die Automatisierungen sinnvoll.
• Sie beantworten Mitarbeiterfragen zu Verträgen, Leistungen und HR-Richtlinien mit Klarheit, Empathie und Reaktionsfähigkeit.
• Sie leiten komplexe Initiativen von Anfang bis Ende, navigieren durch Unklarheiten, stimmen die Stakeholder in den Bereichen People, Finanzen und Recht ab und treiben Ergebnisse von der ersten Diskussion bis zum Abschluss voran.
• Sie tragen zu einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung bei, indem Sie Möglichkeiten zur Vereinfachung von Prozessen, zur Verbesserung der Arbeitsweise und zur Erkundung neuer Technologien, einschließlich KI, identifizieren, um manuelle Arbeit zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Ihre Geschichte

• Sie sind es gewohnt, in einem hybriden Format zu arbeiten und können einmal pro Woche in unser Büro in St. Gallen kommen.
• Sie haben mehr als 4 Jahre Erfahrung in People Operations, HR-Administration oder einer ähnlichen Rolle, idealerweise in einem wachsenden Technologieunternehmen oder internationalen Umfeld.
• Sie bringen tiefgehendes, praktisches Wissen über das Schweizer Arbeitsrecht mit.
• Sie sprechen fließend Englisch und sind geschäftsfließend in Deutsch. Französisch ist von Vorteil.
• Sie haben Erfahrung mit einem HRIS, und fundierte Kenntnisse in Personio sind ein erheblicher Vorteil.
• Sie sind von Natur aus neugierig auf KI und erkunden gerne neue Tools, teilen, was Sie gelernt haben, und helfen anderen, neue Arbeitsweisen zu entdecken.
• Sie haben eine Erfolgsbilanz darin, Prozesse von Anfang bis Ende zu besitzen und zu verbessern, nicht nur zu warten.
• Sie sind präzise, proaktiv und selbstgesteuert, mit einem starken Augenmerk auf Details und einem Antrieb, Probleme zu lösen, bevor sie größer werden.
• Sie kommunizieren klar und bauen leicht Vertrauen zu Mitarbeitern, People-Partnern und Führungskräften auf.