Administrative Assistant (m-f-d)

Der Administrative Assistant sorgt für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Aktivitäten der Policy & Performance Unit (P&P) und der externen Stakeholder, indem er hochgradige administrative und organisatorische Unterstützung bietet. Diese Rolle umfasst die Koordination täglicher Aktivitäten, trägt zu effizienten Arbeitsabläufen bei, verwaltet die Kommunikation, pflegt Aufzeichnungen und unterstützt das P&P-Team und das Management bei der Erreichung der organisatorischen Ziele.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

• Als primärer Ansprechpartner für die Bereitstellung administrativer und organisatorischer Unterstützung für die Policy & Performance Unit fungieren.
• Kalender verwalten, Meetings planen und Reisen, Visaanträge sowie Veranstaltungslogistik für Teammitglieder und Stakeholder koordinieren.
• Meeting-Agenden vorbereiten, genaue Protokolle führen und nach Aktionspunkten für interne und funktionsübergreifende Diskussionen nachverfolgen.
• Physische und digitale Dateien, Aufzeichnungen und Dokumentationen organisieren und pflegen, um Zugänglichkeit und Genauigkeit sicherzustellen.
• Budgetverfolgungsaktivitäten unterstützen, einschließlich der Bearbeitung von Rechnungen, Spesenabrechnungen und der Erstellung finanzieller Übersichten.
• Bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dashboards für die Führungsebene und wichtige Stakeholder helfen.
• Datenbanken, Projektverfolgungsinstrumente, KPIs und interne Tools wie SharePoint pflegen und aktualisieren.
• Effektive Kommunikation zwischen Teams und externen Partnern erleichtern und einen zeitgerechten Informationsfluss sicherstellen.
• Vertrauliche Informationen professionell behandeln und dabei die Einhaltung der organisatorischen Richtlinien und Verfahren gewährleisten.

Ihr Profil

• Abschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich (oder gleichwertige Erfahrung).
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in administrativen oder unterstützenden Rollen, vorzugsweise in internationalen Umgebungen.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv zu priorisieren.
• Proaktive, detailorientierte Person, die unabhängig arbeiten kann und gleichzeitig im Team zusammenarbeitet.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten mit kultureller Sensibilität in globalen, multistakeholder Kontexten.
• Serviceorientierte Denkweise mit einer Leidenschaft für die Bereitstellung hochwertiger Unterstützung und Lösungen.
• Kreativer Problemlöser, der Initiative ergreift und positiv zu den Teamleistungen beiträgt.
• Versiert im Umgang mit MS Office/MS 365-Tools (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, SharePoint, Teams).
• Vertrautheit mit Projektmanagement-Tools und Datenvisualisierungsplattformen (z.B. Power BI; Miro, ClickUp, DocuSign sind von Vorteil).
• Fließend in Englisch; zusätzliche Sprachen (Spanisch, Französisch oder Deutsch) sind von Vorteil, ebenso wie multikulturelle Berufserfahrung und Übereinstimmung mit den Werten von FSC.

Warum wir?

• Seien Sie Teil einer weltweit respektierten Organisation, die die Zukunft der nachhaltigen Forstwirtschaft gestaltet.
• Arbeiten Sie mit einem vielfältigen internationalen Team, das über 60 Nationalitäten repräsentiert.
• Treten Sie einer globalen FSC-Community von über 400 Waldverwaltern bei.
• Genießen Sie sinnvolle berufliche Entwicklungsmöglichkeiten und kontinuierliches Lernen.
• Leben und arbeiten Sie in Bonn, Deutschland – einer lebhaften internationalen Stadt und UN-Hub in der Nähe der Natur.
• Profitieren Sie von 30 Tagen Jahresurlaub, flexiblen Arbeitszeiten und einer gesunden Work-Life-Balance.
• Umzugshilfe verfügbar, falls zutreffend.

Die Feinheiten

• Standort: Bonn, Deutschland.
• Arbeitszeiten: Vollzeit - 40 Stunden pro Woche.
• Dauer der Anstellung: Befristeter Vertrag - 2 Jahre (Verlängerung möglich, vorbehaltlich zufriedenstellender Leistung).
• Beginn: So bald wie möglich.

Wie man sich bewirbt

Bereit, einen Unterschied zu machen? Treten Sie FSC bei und helfen Sie, eine nachhaltige Zukunft zu gestalten. Zögern Sie nicht - bewerben Sie sich jetzt! Bitte bewerben Sie sich über unsere Website, indem Sie Ihren Lebenslauf auf Englisch einreichen. Bitte senden Sie keine Fotos von sich selbst. Bewerbungen werden fortlaufend geprüft. Für FSC sind Inklusivität und Vielfalt wichtige Werte. Daher begrüßen und ermutigen wir Bewerbungen aus allen Hintergründen und sind vollständig verpflichtet, alle qualifizierten Bewerber unabhängig von Rasse, Geschlecht, sexueller Orientierung, Religion, Ethnie, Alter und Behinderung zu berücksichtigen. Wir bestätigen den Eingang Ihrer Bewerbung. Sollten Sie keine Bestätigung erhalten, überprüfen Sie bitte Ihren Spam-Filter und wenn Sie sie dort nicht finden, kontaktieren Sie uns unter careers@fsc.org. Bitte beachten Sie, dass Sie durch die Bewerbung auf diese Position automatisch unsere Datenschutzinformationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten akzeptieren. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Über uns

Willkommen bei FSC! Der Forest Stewardship Council (FSC) ist eine weltweit anerkannte gemeinnützige Organisation, die an der Spitze der Förderung nachhaltiger Forstwirtschaft steht. Mit über 150 Millionen Hektar zertifizierter Wälder und einem vertrauenswürdigen Ruf unter NGOs, Verbrauchern und Unternehmen führt der FSC den Weg zur Sicherstellung der langfristigen Gesundheit und Widerstandsfähigkeit der Wälder der Welt.