Student Assistant Facility Management (m/f/d)

Der ScopeFSC kümmert sich um unsere Wälder und die Menschen, die von ihnen abhängig sind: durch den Schutz von Pflanzen- und Tierarten, den Rechten der indigenen Völker, der Sicherheit von Waldarbeitern und vieles mehr. Wir erreichen dies durch die FSC-Zertifizierung, die sicherstellt, dass Wälder weltweit verantwortungsvoll bewirtschaftet werden. Der Student Assistant unterstützt den Facility Manager bei den täglichen administrativen und operativen Aktivitäten des Workplace Managements. Die Rolle trägt dazu bei, ein effizientes, sicheres und gut organisiertes Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten, indem administrative, logistische und koordinierende Unterstützung bereitgestellt wird, während praktische Erfahrungen im Facility- und Workplace-Management gesammelt werden.

Diese Position bietet praktische Erfahrungen in den Bereichen Arbeitsplatz- und Facility-Management, Anbieterkoordination, Veranstaltungslogistik, Büroverwaltung, Beschaffung sowie Gesundheits- und Sicherheitsprozesse innerhalb einer internationalen Organisation.

• Administrative Unterstützung: Tägliche administrative Unterstützung des Facility Management Teams leisten. Facility-Dokumente, Ablagesysteme, Bestände und Dokumentationen pflegen. Unterstützung bei der Bearbeitung von Rechnungen, Vorbereitung von Kassenbelegen und Unterstützung bei Kreditkartenabrechnungen.
• Bürooperationen und Arbeitsplatzunterstützung: Unterstützung bei Büroumzügen, Arbeitsplatzkonfigurationen und Anpassungen des Arbeitsbereichs. Überwachung der Büro-, Küchen- und Facility-Vorräte und Koordination der Auffüllung. Sicherstellen, dass Gemeinschaftsbereiche, Besprechungsräume und gemeinsame Arbeitsbereiche organisiert und funktional bleiben. Unterstützung bei der Verpackung von Marken- und Merchandise-Artikeln.
• Meetings, Veranstaltungen und Gastfreundschaft: Unterstützung bei der Organisation interner Meetings, Workshops und Veranstaltungen. Koordination von Buchungen für Besprechungsräume, Raumaufbau, Catering und Gastfreundschaftsarrangements.
• Onboarding und Mitarbeitersupport: Unterstützung bei der Vorbereitung von Arbeitsplätzen und Büroausstattung für neue Mitarbeiter.
• Gesundheit, Sicherheit und Nachhaltigkeit: Unterstützung administrativer HSE-Aktivitäten, Dokumentation und Initiativen zur Arbeitssicherheit.
• Source-to-Pay und Prozessunterstützung: Unterstützung der Facility-bezogenen Source-to-Pay (S2P) Prozesse, einschließlich Kaufanfragen, Bestellungen, Rechnungskoordination und Prozessüberwachung. Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der administrativen und operativen Facility Management Prozesse.
• Datenanalyse und Berichterstattung: Unterstützung bei der Datenanalyse, KPI-Berichterstattung und der Erstellung von Managementberichten und Präsentationen. Identifizierung von Verbesserungspotenzialen durch operative Datenanalyse.
• Kontinuierliche Verbesserung: Unterstützung bei der Entwicklung von Konzepten, Standards und Verbesserungsinitiativen im Workplace- und Facility-Management. Durchführung von Recherchen und Benchmarking von Best Practices zur Verbesserung der Arbeitsplatzdienste.

Sie sind an einer Universität oder Hochschule in Deutschland eingeschrieben und werden mindestens ein Jahr lang in angewandten Wissenschaften eingeschrieben bleiben, vorzugsweise in Betriebswirtschaft, Hospitality Management, Facility Management, Human Resources, Event Management oder einem verwandten Bereich. Bereitschaft, die Prozesse des Facility Managements und die Abläufe am Arbeitsplatz zu lernen. Vorherige administrative oder kundenorientierte Erfahrungen sind von Vorteil, aber nicht erforderlich. Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv im Team zu kooperieren, mit ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten, einem strukturierten Arbeitsstil und der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen. Gutes Verständnis für Datenverarbeitung und grundlegende Datenanalyse, einschließlich Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen Informationen. Fließende Englischkenntnisse mit starken schriftlichen und mündlichen Kommunikations- und zwischenmenschlichen Fähigkeiten. Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere MS Excel und Outlook, kombiniert mit der Fähigkeit, neue Software und interne Systeme schnell zu erlernen.

Praktische Erfahrungen im Facility Management, Workplace Operations, Beschaffung und HSE innerhalb einer internationalen Organisation sammeln. Fähigkeiten in Prozessverbesserung, Datenanalyse, Projektkoordination und digitalen Arbeitsplatzlösungen entwickeln. Von interkultureller Zusammenarbeit und Networking-Möglichkeiten profitieren, indem Sie Teil der globalen FSC-Community von über 400 Waldbewahrern sind. Von einer ausgewogenen Work-Life-Balance mit unserer hybriden Arbeitsstruktur profitieren.

Startdatum: So bald wie möglich. Arbeitszeit: 20 Stunden pro Woche (idealerweise über 3-5 Tage pro Woche). Dauer: 12 Monate. Vergütung: 14€ brutto pro Stunde. Standort: FSC Büro Bonn, Deutschland (hybrid).

Bitte bewerben Sie sich über unsere Website, indem Sie Ihren Lebenslauf auf Englisch einreichen. Bitte geben Sie in Ihrem Lebenslauf die Informationen zu Ihrem Start- und voraussichtlichen Enddatum (Monat und Jahr) Ihrer Einschreibung an der aktuellen Universität an. Bitte senden Sie keine Fotos von sich. Bitte beachten Sie, dass wir alle eingehenden Bewerbungen fortlaufend prüfen und uns bei den Kandidaten melden, die am besten zu den Anforderungen der Position passen. Wir bestätigen den Eingang Ihrer Bewerbung. Sollten Sie keine Bestätigung erhalten, überprüfen Sie bitte Ihren Spam-Filter und kontaktieren Sie uns, falls Sie dort nichts finden unter careers@fsc.org. Bitte beachten Sie, dass Sie mit Ihrer Bewerbung für diese Position automatisch unsere Datenschutzinformationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten akzeptieren. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Willkommen bei FSC! Der Forest Stewardship Council (FSC) ist eine weltweit anerkannte gemeinnützige Organisation, die an der Spitze der Förderung nachhaltiger Forstwirtschaft steht. Mit über 150 Millionen Hektar zertifizierter Wälder und einem vertrauenswürdigen Ruf bei NGOs, Verbrauchern und Unternehmen führt der FSC den Weg zur Sicherstellung der langfristigen Gesundheit und Widerstandsfähigkeit der Wälder der Welt.