Executive Assistant (CCO and VP of Marketing)

Fullpath by Cox Automotive ist ein schnell wachsendes Technologieunternehmen im Automobilbereich mit Standorten in den USA und Israel. Wir revolutionieren die Multi-Billionen-Dollar-Transportindustrie mit unserer fortschrittlichen Customer Data Platform (CDP). Unser Team bei Fullpath besteht aus neugierigen und kreativen Individuen, die immer danach streben, das Unmögliche zu erreichen. Wir sind mutig, kollaborativ und zielorientiert und glauben, dass jede Stimme Wert hat und unsere Ergebnisse beeinflussen kann.

Wir suchen einen hochorganisierten, proaktiven und einfallsreichen Executive Assistant zur Unterstützung unseres Chief Customer Officer (CCO) und VP of Marketing. Diese Rolle ist entscheidend, um zwei Führungskräfte effizient arbeiten zu lassen, indem komplexe Zeitpläne verwaltet, Meetings und Reisen koordiniert und die nahtlose Ausführung der täglichen Prioritäten sichergestellt wird.

Diese Position ist eine Vollzeit-Remote-Position, die Führungskräfte über mehrere Zeitzonen hinweg unterstützt.

Diese Rolle erfordert Verfügbarkeit ab 6:00 Uhr oder 7:00 Uhr Eastern Time, um die Zeitpläne der Führungskräfte und die Geschäftsabläufe zu unterstützen. Typische Arbeitszeiten sind:

• 6:00 Uhr – 14:00 Uhr ET
• 7:00 Uhr – 15:00 Uhr ET

Der Zeitplan kann je nach Geschäftsbedürfnissen und Kalendereinträgen der Führungskräfte leicht variieren.

• Verwaltung komplexer Kalender für den Chief Customer Officer und VP of Marketing, einschließlich der Planung interner und externer Meetings über mehrere Zeitzonen hinweg, Konfliktlösung und Optimierung der Verfügbarkeit der Führungskräfte.
• Koordination aller Meeting-Logistik, einschließlich Agenden, Materialien, Konferenzlinks, Raumreservierungen, Nachverfolgungsaktionen und wiederkehrenden Führungszyklen.
• Als wichtige Verbindung zwischen Führungskräften und internen sowie externen Stakeholdern fungieren, um rechtzeitige Kommunikation und nahtlose Koordination sicherzustellen.
• Organisation und Verwaltung von Dienstreisen, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transport, Reiseplänen und verwandten Logistik.
• Proaktive Verfolgung von Prioritäten, Fristen, Aktionspunkten und Verpflichtungen, um den Führungskräften zu helfen, organisiert und auf hochwirksame Initiativen fokussiert zu bleiben.
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Führungstreffen, Kundenveranstaltungen, Konferenzen, Messen, Team-Offsites und anderen strategischen Initiativen.
• Verwaltung administrativer Aufgaben wie Spesenabrechnung, Rechnungsbearbeitung, Dokumentenmanagement und Pflege organisierter Aufzeichnungen und gemeinsamer Ressourcen.
• Antizipation der Bedürfnisse der Führungskräfte, Identifizierung potenzieller Herausforderungen und proaktive Entwicklung von Lösungen zur Verbesserung der Effizienz und Effektivität.
• Umgang mit hochsensiblen Informationen mit größter Professionalität, Diskretion und Integrität.
• Unterstützung von Sonderprojekten und bereichsübergreifenden Initiativen, während kontinuierlich Möglichkeiten zur Optimierung von Prozessen und Verbesserung der betrieblichen Effizienz identifiziert werden.

• 3 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, vorzugsweise in einem schnelllebigen Technologie- oder SaaS-Umfeld.
• Erfahrung in der Verwaltung komplexer Führungskalender und der Koordination über mehrere Stakeholder und Zeitzonen hinweg.
• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten mit starkem Augenmerk auf Details.
• Fähigkeit, konkurrierende Anfragen zu priorisieren und sich schnell an sich ändernde Prioritäten anzupassen.
• Hervorragende schriftliche, verbale und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Starke Problemlösungsfähigkeiten und eine proaktive, lösungsorientierte Denkweise.
• Hoher Grad an Professionalität, Integrität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen und mit minimaler Anleitung zu arbeiten.
• Technikaffin und bereit, neue Systeme und Tools zu erlernen.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Google Workspace (Kalender, Gmail, Docs, Sheets, Slides).
• Erfahrung mit Slack, Zoom und modernen Kollaborationstools bevorzugt.
• Positive Einstellung, starkes Verantwortungsbewusstsein und Bereitschaft, überall dort einzuspringen, wo es nötig ist.
• Rechtliche Erlaubnis, in den Vereinigten Staaten ohne Arbeitgeber-Sponsoring zu arbeiten, jetzt oder in Zukunft.
• Fähigkeit, längere Zeit zu sitzen und umfangreiche Computerarbeit zu leisten, was beides wesentliche Aspekte dieser Rolle sind.
• Fähigkeit, die Aufgaben von einem Homeoffice aus zu erledigen, wenn zutreffend, unter Nutzung der erforderlichen Technologie und Aufrechterhaltung der Produktivität.
• Regelmäßige, zuverlässige Anwesenheit und Pünktlichkeit sind wesentliche Funktionen des Jobs, um einen konsistenten Arbeitsablauf und Kommunikation sicherzustellen.

Bei Fullpath bauen wir nicht nur bahnbrechende KI auf – wir definieren das Händlererlebnis neu. Als Teil unseres Teams haben Sie die Möglichkeit, einen echten Einfluss zu nehmen, während Sie mit leidenschaftlichen, zukunftsorientierten Personen zusammenarbeiten, die lieben, was sie tun.

• Wettbewerbsfähige Vergütung & umfassende Leistungen – denn Ihr Wohlbefinden ist wichtig.
• Flexibles, familienfreundliches Umfeld, das die Work-Life-Balance unterstützt.
• Globales Team von Innovatoren, Collaborators und Go-Gettern, die sich gegenseitig herausfordern und unterstützen.
• Modernste KI-Technologie, die echten Wert liefert und komplexe Herausforderungen für unsere Kunden löst.
• Schnelle Startup-Kultur mit endlosen Möglichkeiten für Lernen, Wachstum und Eigenverantwortung.
• Eine Kultur, die auf Feedback, Initiative und gemeinsamem Erfolg basiert, in der Ihre Stimme gehört wird und Ihr Potenzial gefördert wird.

Schließen Sie sich uns an, um die Zukunft des Automobilhandels zu gestalten – wir fangen gerade erst an.

Jahresgrundgehalt: 65.000 - 70.000 USD, abhängig von Erfahrung und anderen Qualifikationen des erfolgreichen Kandidaten.

Leistungsoptionen: Medizinische Versorgung, Zahnmedizin, Augenheilkunde, Invaliditätsversicherung, Lebens-/AD&D-Versicherung, EAP, 15 Urlaubstage pro Jahr zu Beginn, 80 Stunden Krankheitsurlaub, 12 bezahlte Feiertage, bezahlte Elternzeit und 401k mit Unternehmensbeitrag.