Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Büroabläufe und sei die zentrale Ansprechperson für alle Verwaltungsfragen.
- Unternehmen: Futurium in Berlin – ein innovativer Ort für Zukunftsfragen.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, familienfreundliche Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit vielen Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft mit und arbeite in einem kreativen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich und Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Das Futurium in Berlin lädt seine Besucher*innen seit September 2019 ein, sich mit Zukunftsfragen zu beschäftigen. Ausstellung, Lab und Veranstaltungsprogramm geben Einblicke in die Zukunft, die schon heute in Hochschulen, Forschung und nicht zuletzt in den Köpfen der Menschen entsteht. Unter der Leitfrage „Wie wollen wir leben?“ ist das „Haus der Zukünfte“ ein lebendiger Ort des Dialogs. Bislang konnten über 2 Mio. Menschen im Futurium begrüßt werden, das damit zu den meistbesuchten Museen Berlins zählt.
Die Futurium gGmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d) für die zentrale Büroorganisation. Gesucht wird ein Organisationstalent, das mit Herz und Verstand als zentrale*r Ansprechpartner*in die übergeordneten Verwaltungsabläufe der Gesellschaft steuert. Die Aufgaben müssen vor Ort in den Räumlichkeiten der Gesellschaft erbracht werden und sind nicht geeignet für mobiles Arbeiten.
Zu den Aufgaben zählen insbesondere:
- Sekretariatsaufgaben
- Management der Ein- und Ausgangspost, auch zwischen den beiden Bürostandorten der Gesellschaft
- Pflege der zentralen E-Mail-Adresse der Gesellschaft
- Pflege der Adressdatenbank
- Management des Zugangs Dritter in die Büroräume der Gesellschaft (Lieferant*innen, Gäste, Bewerber*innen, etc.)
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungsterminen (Einlass, Catering, Anforderung der technischen Ausstattung)
- Organisatorische Steuerung der Gremienarbeit und Versand von Unterlagen
- Führen des Terminkalenders der Kaufmännischen Geschäftsführerin und Steuerung des Unterschriftenlaufs
- Verwaltungstätigkeiten
- Buchung und Abrechnung von Dienstreisen nach Bundesreisekostengesetz
- Zuständigkeit für die tägliche Erfassung der An- und Abwesenheiten
- Betreuung der Übersicht „mobiles Arbeiten“
- Bewerbungsmanagement: Betreuung des Bewerbungspostfaches, Terminkoordination, Absagemanagement
- Beschaffung und Ausgabe von Büromaterial
- Laufende Dokumentation, Verwaltung von Unterlagen
Gesucht wird eine Persönlichkeit mit folgendem Profil:
- abgeschlossene Ausbildung zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation, zur/zum Kauffrau/-mann für Büroorganisation oder eine fachlich vergleichbare Berufsausbildung
- gründliche und vielseitige Kenntnisse im Bereich Büroorganisation
- professioneller Umgang mit Standard-Software
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- gutes Planungs- und Organisationsvermögen
- Zuverlässigkeit sowie sicheres und serviceorientiertes Auftreten
- Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht sind von Vorteil
Was wir bieten:
- Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einer innovativen und kreativen Umgebung mitten im Herzen Berlins
- Einbindung in ein motiviertes und engagiertes Team
- Familienfreundliche Arbeitszeiten
- Möglichkeiten zur internen und externen Weiterbildung
- Vergütung auf der Grundlage der Entgeltverordnung des TVöD Bund
- Jahressonderzahlung
- 30 Tage Jahresurlaub, 24.12. und 31.12. arbeitsfreie Tage
- Betriebliche Altersvorsorge VBL
- Zuschuss zum Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
Die Vergütung erfolgt je nach Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis EG 5 TVöD zzgl. der im Bereich des öffentlichen Dienstes üblichen Leistungen.
Die Futurium gGmbH gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Der Bewerbung sind aussagekräftige Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Beurteilungen/Zeugnisse, Ehrenämter oder sonstige Beschäftigungen/Tätigkeiten) beizufügen. Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte bis zum 28.04.2024, zusammengefasst in einem Dokument, ausschließlich per E-Mail an: Futurium gGmbH Bettina Scharf Alexanderufer 2 10117 Berlin. Bezeichnen Sie bitte Ihre Bewerbung im Betreff wie folgt: „Nachname_Bewerbung_Ver_MA“.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Bei Nichteinstellung werden Ihre personenbezogenen Daten nach einer Frist von 6 Monaten ab Absageschreiben gelöscht.
Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d)für die zentrale BüroorganisationGesucht Arbeitgeber: Futurium gGmbH
Das Futurium in Berlin bietet eine inspirierende Arbeitsumgebung, die sich der Förderung von Wissenschaft und gesellschaftlichem Dialog widmet. Als gemeinnützige Organisation legt das Futurium großen Wert auf eine offene und integrative Unternehmenskultur, die Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung bietet. Mitarbeiter profitieren von einem starken Netzwerk aus Forschungseinrichtungen und politischen Entscheidungsträgern, was einzigartige Möglichkeiten zur Mitgestaltung zukunftsrelevanter Themen eröffnet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d)für die zentrale BüroorganisationGesucht erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Futurium gGmbH
Wenn du auf der Website von Futurium gGmbH stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d)für die zentrale BüroorganisationGesucht mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Futurium gGmbH erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Futurium gGmbH vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
