Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Sekretariat der Kaufmännischen Geschäftsführung und manage Termine.
- Unternehmen: Futurium in Berlin – ein innovativer Ort für Zukunftsfragen.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, mobiles Arbeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Familienfreundliche Arbeitszeiten und ein herzliches Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und gestalte die Zukunft mit.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und gute Organisationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Das Futurium in Berlin lädt seine Besucher*innen seit September 2019 ein, sich mit Zukunftsfragen zu beschäftigen.
Ausstellung, Lab und Veranstaltungsprogramm geben Einblicke in die Zukunft, die schon heute in Hochschulen, Forschung und nicht zuletzt in den Köpfen der Menschen entsteht.
Unter der Leitfrage „Wie wollen wir leben?“ ist das „Haus der Zukünfte“ ein lebendiger Ort des Dialogs.
Bisher konnten über 2,3 Millionen Menschen im Futurium begrüßt werden, das damit zu den meistbesuchten Museen Berlins zählt.
Träger des Hauses ist die Futurium g Gmb H, deren Gesellschafter die Bundesrepublik Deutschland (vertreten durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt), deutsche Wissenschaftsorganisationen, forschende Unternehmen sowie wissenschaftsfördernde Stiftungen sind.
Die Futurium g Gmb H sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine*n
Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin (w/m/d) .
- Organisation des Sekretariats der Kaufmännischen Geschäftsführung, einschließlich Terminmanagement, Fristenkontrolle, Telefonservice
- Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz
- Redaktionelle Pflege und formale Anpassung interner Vorlagen und Regelungen
- Analoge und digitale Schriftgut- und Aktenverwaltung
- Fristgerechte organisatorische Vorbereitung von Gremiensitzungen, einschließlich Einladungs- und Unterlagenversand
- Koordination und Buchung von Dienstreisen für die Kaufmännische Geschäftsführung und die ihr zugeordneten Organisationseinheiten nach dem Bundesreisekostenrecht
- Verwaltung des Funktionspostfachs der Gesellschaft
- Pflege der Adressdatenbank
- Beschaffung und Bereitstellung von Büromaterial
- Bearbeitung und Dokumentation des Postein- und -ausgangs sowie interne Verteilung von Unterlagen
- Übernahme des Postlaufs zwischen den Standorten des Futuriums
- Abrechnung aller Dienstreisen der Mitarbeitenden der Gesellschaft nach Bundesreisekostenrecht
- Organisatorische Unterstützung bei Auswahlverfahren, insbesondere Kommunikation mit Bewerbenden und Terminkoordination
- Sachliche Prüfung von Rechnungen
- Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder eine andere einschlägige kaufmännische beziehungsweise verwaltungsbezogene Berufsausbildung
- Fundierte, vielseitige und nachweisbare Kenntnisse im Bereich Büro- und Sekretariatsorganisation
- Sehr gutes Organisationsvermögen sowie ein sicherer Umgang mit Terminen, Fristen und parallel laufenden Arbeitsvorgängen
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache
- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und digitalen Verwaltungsverfahren
- Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Verbindliches, serviceorientiertes und adressatengerechtes Auftreten
- Ausgeprägte Affinität zur Teamarbeit sowie die Fähigkeit zur abteilungsübergreifenden Kommunikation
- Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht oder die Bereitschaft, sich kurzfristig und vertieft darin einzuarbeiten
- Erfahrung mit Sitzungsorganisation, Rechnungsprüfung oder Bewerbungsverfahren ist von Vorteil
- Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einer innovativen und kreativen Umgebung
- Einbindung in ein herzliches und engagiertes Team
- Familienfreundliche Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Möglichkeiten zur internen und externen Weiterbildung
- Vergütung gemäß der Entgeltverordnung des TVöD Bund
- Jahressonderzahlung gemäß TVöD Bund
- 30 Tage Jahresurlaub bei einer Vollzeitstelle, zusätzlich arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
- Betriebliche Altersvorsorge VBL mit Bezuschussung
- Monatlicher Zuschuss zum Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
- Bezuschussung eines VWL-Vertrages
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Zuschuss zur Nutzung der vielseitigen Angebote des Sozialwerk. Bund und Bundestagssport
Die regelmäßige durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden.
Die tatsächliche Arbeitszeit (Arbeitstage sowie die entsprechenden Arbeitszeiten pro Tag) wird gemeinsam festgelegt.
Teilzeittätigkeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich.
Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach den Grundsätzen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) sowie dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (Tz Bf G).
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 5 TVöD, Tarifgebiet Ost.
Die Futurium g Gmb H gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Die
Bewerbungsfrist für die ausgeschriebene Position endet am 31.08.2026 . Zur Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen verwenden Sie einfach den folgenden Link zu unserem Bewerbungsportal.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO).
Bei Nichteinstellung werden Ihre personenbezogenen Daten nach einer Frist von 6 Monaten ab Absageschreiben gelöscht.
Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin (w/m/d) Arbeitgeber: Futurium
Die Futurium gGmbH in Berlin bietet eine inspirierende Arbeitsumgebung, die sich auf Zukunftsfragen konzentriert und ein kreatives Team von engagierten Mitarbeitern umfasst. Als studentische Hilfskraft im IT-Helpdesk profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, einer fairen Vergütung gemäß TVöD sowie umfangreichen Sozialleistungen wie betrieblicher Altersvorsorge und einem Zuschuss zum Job-Ticket. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einem innovativen Umfeld weiterzuentwickeln und aktiv an einem Ort des Dialogs und der Inspiration mitzuwirken.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin (w/m/d) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Futurium
Wenn du auf der Website von Futurium stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Futurium erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Futurium vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
