Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro und organisiere interne Events für ein starkes Teamgefühl.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem internationalen Team in Zürich.
- Vorteile: 25 Tage Urlaub, Rentenplan und regelmäßige Teamevents.
- Weitere Informationen: Vollzeit vor Ort in Zürich, keine Remote-Arbeit möglich.
- Warum dieser Job: Werde der Herzschlag unseres Büros und forme die Teamkultur aktiv mit.
- Qualifikationen: 3-4 Jahre Erfahrung im Büro-Management und Eventplanung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Wir suchen einen enthusiastischen, organisierten und proaktiven Office & Internal Events Manager für unser Büro in Zürich. Unser Team ist über wichtige globale Standorte verteilt: Paris, Lyon (unser Hauptsitz), Zürich, Krakau und die USA. In Zürich befindet sich unser Büro im Wandel. Frühere Teammitglieder gehen neuen Abenteuern nach, wobei einer das Unternehmen verlässt und der andere in eine interne Kommunikationsrolle wechselt. Sie werden der zentrale Ansprechpartner für unser Zürcher Hub mit etwa 40 bis 50 Personen. Dies ist eine entscheidende Rolle, in der Sie das Tagesgeschäft des Büros mit der Planung interner Veranstaltungen verbinden, um eine starke, verbundene Teamkultur zu fördern.
Missions
- Büromanagement & Empfang
- Front‑of‑House: Begrüßen und registrieren Sie Besucher, sorgen Sie dafür, dass sie sich wohlfühlen, und leiten Sie sie zu ihren Meetings.
- Tägliche Abläufe: Halten Sie den Empfang, die Cafeteria und die Gemeinschaftsbereiche des Büros ordentlich, professionell und vollständig ausgestattet (Vorräte, Lebensmittel und Getränke).
- Kommunikationszentrum: Agieren Sie als erste Anlaufstelle für bürobezogene Fragen. Beantworten Sie die Haupttelefonleitung für unsere Büros in Zürich und Berlin auf Deutsch und Englisch.
- Logistik & Verwaltung: Bearbeiten Sie eingehende Post (Scannen, Verteilung, Archivierung) für beide Büros, verwalten Sie Lieferungen, organisieren Sie Kuriere und verwalten Sie Besucher-/Mitarbeiterschlüssel.
- Interne Veranstaltungen & Teamunterstützung
- Eventplanung: Organisieren Sie interne und externe Meetings, Workshops, Teambuilding-Aktivitäten, Seminare und Unternehmensausflüge (einschließlich Terminplanung, Veranstaltungsortbuchung, Catering und Erinnerungen).
- Reisekoordination: Helfen Sie bei der Koordination von Reiseabläufen, gelegentlich unter Verwendung von Tools wie TravelPerk zur Unterstützung von Kandidaten, Kunden und Teammitgliedern.
- Einarbeitung & Kultur: Bearbeiten und bestellen Sie Visitenkarten für neue Mitarbeiter, bereiten Sie Karten für Mitarbeiterjubiläen vor und sammeln Sie Unterschriften für zeitkritische Dokumente.
Fähigkeiten
- 3–4 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle im Büromanagement und bei internen Veranstaltungen.
- Sprachen: Native‑Level Deutsch und professionelle Englischkenntnisse (sowohl schriftlich als auch mündlich) sind zwingend erforderlich.
- Kommunikation: Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, selbstbewusst mit Stakeholdern auf allen Ebenen der Organisation zu interagieren.
- Organisation: Hochgradig organisiert, rigoros und in der Lage, Aufgaben ruhig in einem schnelllebigen Umfeld zu priorisieren.
- Technologische Kompetenz: Sicher im Umgang mit modernen digitalen Tools. Kenntnisse in Google Workspace (Gmail, Kalender, Docs, Sheets) sind erforderlich.
Nice-to-Have
- Erfahrung in der Technologiebranche oder in einem schnell wachsenden Umfeld.
- Fließend in Spanisch.
- Vertrautheit mit Tools wie Canva, TravelPerk, Spendesk oder NetSuite.
Bedingungen
- Vertrag: Vollzeitvertrag
- Standort & Remote-Arbeit: Vollständig vor Ort in Zürich. Keine Remote-Arbeit möglich.
- Arbeitszeit: Montag bis Donnerstag
- Stunden: 9:00 – 17:00 Uhr.
Warum Sie es lieben werden, bei LumApps zu arbeiten
- 25 Tage Jahresurlaub
- Pensionsplan mit 3 Optionen zur Auswahl
- Afterworks, Teamevents & saisonale Feiern
- Ausrüstung
Wir streben danach, Vielfalt zu feiern und setzen uns für die Schaffung eines integrativen Umfelds für alle Mitarbeiter ein. Wir ermutigen Bewerbungen von Kandidaten aller Hintergründe, Identitäten und Erfahrungen.
Office and Internal Event Manager - Part time (80% - Monday to Thursday) Arbeitgeber: FyrFly Venture Partners
ServiceNow ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, an der Schnittstelle zwischen wichtigen Unternehmenskunden und strategischen Produktentscheidungen zu arbeiten. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung, einer offenen und kollaborativen Unternehmenskultur sowie der Chance, direkt mit Führungskräften auf C‑Suite-Ebene zu interagieren, fördert das Unternehmen eine dynamische Arbeitsumgebung, in der Innovation und Kundenorientierung im Mittelpunkt stehen. Zudem bietet die zentrale Lage in EMEA Zugang zu einem vielfältigen Netzwerk von Partnern und Kunden, was die berufliche Weiterentwicklung und den Austausch von Ideen begünstigt.
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Engagiere dich in der E-Learning-Community
Such dir digitale Bildungsprojekte oder Online-Foren, in denen sich Fachleute der Branche austauschen. Dadurch kannst du wichtige Kontakte knüpfen und die neusten Trends im E-Learning kennenlernen, was dir bei deiner Bewerbung helfen kann.
✨Nutze soziale Medien gezielt
Folge Influencern und Unternehmen im Bereich digitale Bildung auf Plattformen wie LinkedIn oder Twitter. Teile interessante Inhalte und diskutiere mit, um deine Sichtbarkeit zu erhöhen und vielleicht sogar die Aufmerksamkeit von FyrFly Venture Partners auf dich zu ziehen.
✨Schau dir Praktikumsmöglichkeiten genau an
Da du in Teilzeit arbeiten möchtest, fokussiere dich auf Unternehmen, die flexible Arbeitszeiten anbieten. Informiere dich über aktuelle Ausschreibungen auf unseren eigenen Seiten und nutze die Gelegenheit, Erfahrungen zu sammeln, während du dich weiter bildest.
✨Sei proaktiv bei FyrFly Venture Partners
Wenn dich FyrFly Venture Partners interessiert, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Stelle gezielte Fragen zu der Teilzeitstelle, um mehr über die Unternehmenskultur und die Anforderungen zu erfahren. Wer frühzeitig Interesse zeigt, bleibt im Gedächtnis!
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Erfahrungen im digitalen Lernen sichtbar!:In der e-Learning- und digitalen Bildungsbranche sind praktische Erfahrungen entscheidend. H ggf. deine bisherigen Projekte, wie Workshops oder Online-Kurse, in deinem Lebenslauf hervor und zeige, wie du digitale Tools verwendet hast, um Lerninhalte zu vermitteln oder Lernende zu unterstützen.
Zeige dein Engagement für Weiterbildung!:In einem Teilzeitjob in der digitalen Bildung ist es wichtig, dass du deine Lernbereitschaft und Weiterbildungsmaßnahmen im Lebenslauf oder Anschreiben präsentierst. Nenn spezielle Online-Kurse oder Zertifikate, die du absolviert hast, um deine Fähigkeiten auszubauen — das zeigt, dass du in diesem schnelllebigen Bereich am Puls der Zeit bist.
Hebe deine Kommunikationsfähigkeiten hervor!:Da die digitale Bildung oft hybride Formate verbindet, sind starke Kommunikationsfähigkeiten gefragt. Betone in deinem Anschreiben, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Lernenden, Kollegen oder Stakeholdern kommuniziert hast, und nutze Beispiele, um das zu untermauern.
Pass deine Unterlagen an FyrFly Venture Partners an!:Jede Bewerbung sollte individuell sein! Schau dir die Vision und die Werte von FyrFly Venture Partners an und versuche, das in deinen Bewerbungsunterlagen widerzuspiegeln. Zeige, warum du perfekt zum Team passt, besonders bei einem Teilzeitjob, in dem du flexibel und engagiert sein solltest.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei FyrFly Venture Partners vorbereitet
✨Deine Leidenschaft für E-Learning zeigen
Erzähle im Interview, warum du E-Learning und digitale Bildung so spannend findest! Zeig auf, welche eigenen Erfahrungen du gemacht hast, sei es durch Online-Kurse oder eigene Projekte. Das hilft uns, deine Motivation und Affinität zum Tätigkeitsfeld zu verstehen.
✨Tools und Plattformen im E-Learning kennen
Mach dich mit den gängigen Tools und Plattformen vertraut, die in der digitalen Bildung verwendet werden, wie Moodle oder Articulate 360. Bei einem Teilzeitjob im E-Learning wirst du wahrscheinlich auch praktische Fragen dazu bekommen, wie man effektive Online-Lernmodule gestaltet.
✨Flexibilität und Zeitmanagement betonen
Als Teilzeitkraft im E-Learning ist es wichtig, dass du deine Zeit gut managen kannst. Bereite Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung vor, bei denen du flexibel auf wechselnde Anforderungen reagiert hast. Das zeigt deinen zukünftigen Arbeitgebern, dass du dich gut in einem dynamischen Umfeld bewegen kannst.
✨Interaktive Inhalte in deiner Portfolio präsentieren
Wenn du bereits an E-Learning-Projekten gearbeitet hast, bringe deinen Lebenslauf oder dein Portfolio mit! Zeige dabei interaktive Inhalte, die du erstellt hast. Das gibt uns einen direkten Einblick in deine praktischen Fähigkeiten und deinen kreativen Ansatz im E-Learning.
