Executive Assistant - EMEAC

Galderma ist der aufstrebende Marktführer im Bereich Dermatologie, der in etwa 90 Ländern präsent ist. Wir bieten ein innovatives, wissenschaftlich fundiertes Portfolio von Premium-Marken und Dienstleistungen, das das gesamte Spektrum des schnell wachsenden Dermatologiemarktes abdeckt. Seit unserer Gründung im Jahr 1981 haben wir uns leidenschaftlich dem größten Organ des menschlichen Körpers - der Haut - gewidmet und die individuellen Bedürfnisse von Verbrauchern und Patienten in Partnerschaft mit Gesundheitsfachleuten erfüllt.

Wir suchen Menschen, die sich auf Ergebnisse konzentrieren, Lernen annehmen und positive Energie mitbringen. Sie müssen Initiative mit einem Sinn für Teamarbeit und Zusammenarbeit kombinieren. Vor allem müssen sie leidenschaftlich daran interessiert sein, etwas Sinnvolles für Verbraucher, Patienten und die Gesundheitsfachleute zu tun, die wir täglich bedienen.

Wir streben danach, jeden Mitarbeiter zu ermächtigen und ihr persönliches Wachstum zu fördern, während wir sicherstellen, dass die geschäftlichen Anforderungen jetzt und in Zukunft erfüllt werden. In unserem Unternehmen schätzen wir Vielfalt und respektieren die Würde, Privatsphäre und persönlichen Rechte jedes Mitarbeiters.

Galderma sucht einen erfahrenen Executive Assistant zur Unterstützung der administrativen, sekretariellen und operativen Funktionen innerhalb unserer dynamischen, multikulturellen EMEAC-Abteilung. Diese Rolle, die an unserem Hauptsitz in Zug angesiedelt ist, sorgt für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäfte der EMEAC-Region und berichtet direkt an unseren Regionalleiter EMEAC & LATAM.

• Verwaltung und Koordination der Agenda und Telefonate, einschließlich Meetings und Meetingvorbereitung.
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Überprüfung aller eingehenden Anrufe, Optimierung der Agenda und Bereitstellung angemessener Nachverfolgung.
• Bereitstellung der erforderlichen Dokumente und Informationen für jede bestätigte Vereinbarung oder Besprechung.
• Koordination von Spesenabrechnungen und Einreichungen monatlich gemäß Unternehmensrichtlinien.
• Pflege eines ordentlichen Dokumentenablage- und Archivierungssystems.
• Organisation von Meetings und Veranstaltungen, einschließlich logistischer Aktivitäten wie Hotelbuchungen und Catering.
• Koordination von Reisevorbereitungen, einschließlich Buchungen, Visa und Unterkünften für lokale und internationale Reisen.
• Management von kurzfristigen Reiseänderungen, Stornierungen und Umbuchungen.
• Bereitstellung von Unterstützung für andere administrative und executive Assistenten nach Bedarf.
• Unterstützung bei Ad-hoc-Aufgaben und Projekten unter Wahrung der Vertraulichkeit und effizienten Dokumentenzugriffs.
• Unterstützung des Projektmanagements innerhalb der Region zur Sicherstellung der Zielerreichung.

• Diplom in Sekretariatsstudien, Tourismus oder Hospitality Management oder eine relevante Qualifikation.
• Vorherige Erfahrung in einer ähnlichen Rolle innerhalb einer internationalen Matrixorganisation.
• Fließend in Englisch (mündlich und schriftlich); zusätzliche europäische Sprache ist von Vorteil.
• Kenntnisse in MS Office (Excel, PowerPoint, SharePoint); Vertrautheit mit Concur oder anderer Finanzsoftware ist ein starkes Plus.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, Prioritäten zu setzen und Verantwortung zu übernehmen.
• Hohe Verantwortungsbereitschaft, Agilität und selbstständige Arbeitsweise, Initiative und Zuverlässigkeit.
• Positive, dynamische Einstellung mit Engagement für einen hohen internen und externen Kundenservice, Diskretion und Vertraulichkeit.
• Zuverlässige, engagierte Persönlichkeit mit hoher Integrität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Selbstmotiviert mit der Fähigkeit, sich an ein sich schnell veränderndes Umfeld anzupassen.
• Erfahrung in dynamischen, veränderungsorientierten Umgebungen und komplexen Strukturen.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Arbeit effizient zu planen und zu organisieren.
• Fähigkeit, während geschäftiger, hochvolumiger Zeiten ruhig und professionell zu bleiben.
• Vorherige Erfahrung in einer komplexen und schnelllebigen regionalen Handelsorganisation ist ein starkes Plus.

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, in einer Organisation zu arbeiten, die Vielfalt und Inklusion schätzt und glaubt, dass wir bessere Ergebnisse erzielen, indem wir die Perspektiven unserer vielfältigen Kundenbasis widerspiegeln. Diese Rolle bietet die Gelegenheit, eng mit Führungskräften in einem dynamischen, multikulturellen Umfeld zusammenzuarbeiten und wichtige Unterstützung zu leisten, um den reibungslosen Betrieb unserer Region sicherzustellen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unsere Unternehmenswebsite. Wenn Sie derzeit ein Mitarbeiter von Galderma sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unsere interne Karriereseite über Workday. Der Auswahlprozess ist fortlaufend.