Customer Operations Coordinator (m/w/d)

Die meisten verlieren den Überblick, sobald mehrere Vorgänge gleichzeitig laufen. Wenn du die Person bist, die trotzdem jederzeit sagen kann, was offen ist und was als nächstes passiert, bist du hier richtig. 40 bis 60 Vorgänge parallel, verschiedene Stakeholder, echte Deadlines. Nicht Chaos aushalten, sondern verhindern. Du sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt, alles einen klaren nächsten Schritt hat und Prozesse sauber durchlaufen bis zur Übergabe an Finance. Bewirb dich jetzt und bring Struktur in unsere Projekte!

Aufgaben

• VORGÄNGE STEUERN – Jeder Kundenvorgang vom Vertragsabschluss bis zur Schlussrechnung hat einen klaren Status, einen nächsten Schritt und einen Verantwortlichen. Kein Vorgang steht länger als 72 Stunden ohne definierten nächsten Schritt.
• TERMINE KOORDINIEREN – Du koordinierst Vor-Ort-Termine mit Kunden, disponierst Montagen mit Subunternehmern und steuerst Einweisungen nach Fertigstellung. 90% der Termine stehen innerhalb von 14 Tagen.
• KUNDEN UND PARTNER FÜHREN – Welcome Calls, Mängelklärung, Zahlungseinforderung, Abstimmung mit Subunternehmern und Vertrieb. Du trennst Emotion von Sache, bleibst ruhig unter Druck und setzt klare nächste Schritte durch.
• INTERN EINFORDERN – Vertriebler updaten das CRM nicht? Du forderst es ein. Subunternehmer halten Termine nicht? Du gehst hinterher. Zusagen werden nicht eingehalten? Du sprichst es direkt an und eskalierst strukturiert wenn nötig. Du wartest nicht darauf, dass andere liefern.
• DATEN SAUBER HALTEN – CRM und Projektmanagement-Tool sind tagesaktuell. Jede Übergabe an Finance ist vollständig. Keine fehlenden Unterlagen, keine Nachforderungen.
• OFFENE POSTEN KLÄREN – Du klärst warum Kunden nicht zahlen, löst Mängel, forderst Zahlungen ein und dokumentierst jeden Schritt. 90% der offenen Fälle haben innerhalb von 3 Werktagen einen dokumentierten Follow-up.
• RICHTIG ESKALIEREN – Nicht möglichst wenig eskalieren, sondern richtig. Du erkennst wann ein Vorgang allein lösbar ist und wann Projektleitung oder Geschäftsführung einbezogen werden müssen.

Qualifikation

• PRÄZISE STEUERUNG – Du hast 20+ offene Fälle mit verschiedenen Stakeholdern, Deadlines und Eskalationsnotwendigkeit gleichzeitig gesteuert. Du hast ein klares System und kannst jederzeit sagen, was offen ist und was als nächstes passiert.
• KONTROLLIERTE DURCHSETZUNG – Du führst schwierige Gespräche zielgerichtet. Du klärst Konflikte, forderst Zahlungen ein und bleibst ruhig und klar, auch wenn es unangenehm wird.
• INTERNE DURCHSETZUNG – Du bringst Kollegen und Dienstleister dazu, ihre Zusagen einzuhalten. Du sprichst Probleme direkt an, bleibst dran und eskalierst strukturiert wenn nötig.
• EIGENSTÄNDIGES NACHHAKEN – Bei dir rutscht nichts durch. Du hältst nach, kontrollierst Ergebnisse und sorgst dafür, dass Probleme nicht wiederholt auftreten.
• AKTIVE TOOL PFLEGE – Du nutzt CRM und Projektmanagement-Tools aktiv zur Steuerung deiner Arbeit, nicht nur zur Dokumentation.

Benefits

• KLARE VERANTWORTUNG - Du bist für deine Vorgänge vollständig verantwortlich. Du entscheidest, was als nächstes passiert und hältst den Prozess zusammen.
• DIREKTE ZUSAMMENARBEIT - Du arbeitest direkt mit Projektleitung und Geschäftsführung. Entscheidungen werden schnell getroffen, ohne lange Abstimmungsschleifen.
• KLARE MESSBARKEIT - Du wirst an klaren, messbaren Ergebnissen bewertet, nicht an subjektivem Eindruck. Du weißt jederzeit, wo du stehst.
• WENIG BÜROKRATIE - Du arbeitest in einem Umfeld mit kurzen Wegen. Dinge werden entschieden und umgesetzt, statt lange diskutiert.
• ENTWICKLUNG DURCH LEISTUNG - Wenn du konstant starke Ergebnisse lieferst, wächst dein Verantwortungsbereich mit. Keine festen Karrierestufen, sondern echte Entwicklung über Leistung.

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