Office Manager

Schließen Sie sich uns als Office Manager an und werden Sie das kreative, organisatorische Herzstück unseres Office Services-Teams! Sie sorgen dafür, dass unsere täglichen Abläufe reibungslos funktionieren und geben Ihren Kollegen die Unterstützung, die sie benötigen, um sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: großartige Spiele zu entwickeln.

Ihre Mission:

• Operational Backbone: Sie behalten sowohl das große Ganze als auch die kleinen Details im Blick - unterstützen das Office Services-Team bei täglichen operativen Aufgaben, erkennen, was Aufmerksamkeit benötigt, bevor jemand fragen muss, und fungieren als zuverlässige Ansprechperson für interne administrative Anfragen.
• Front Desk Coverage: Gelegentlich übernehmen Sie die Rolle eines Empfangsmitarbeiters, begrüßen Gäste, verwalten eingehende Pakete und sorgen für einen reibungslosen ersten Eindruck von InnoGames für Besucher und neue Mitarbeiter.
• Event & Project Assistance: Sie bringen Energie und Vorstellungskraft in Teamveranstaltungen und spezielle Projekte innerhalb der Office Services - erkennen Möglichkeiten, um Dinge ein wenig unterhaltsamer, ein wenig eleganter und viel unvergesslicher zu gestalten.
• Facility & Office Operations: Sie sind verantwortlich für den täglichen Betrieb unseres Büros: Verwaltung von Besprechungs- und Konferenzräumen, Verwaltung von Schließfächern, Zugangskontrolle (net2), Besuchermanagement (Envoy), interne Beschilderung und Getränkelieferung.
• Administrative Support: Sie unterstützen bei der Rechnungsverwaltung, Vertragsablage und allgemeiner Korrespondenz und stellen sicher, dass unsere Dokumentation immer auf dem neuesten Stand ist.
• Vendor Coordination: Sie kommunizieren mit externen Dienstleistern und Lieferanten, um reibungslose Facility-Services und pünktliche Lieferungen (in Deutsch und Englisch) sicherzustellen.
• Procurement & Invoice Handling: Sie kümmern sich um die Bestellung von Büromaterialien, Hardware und Teamausrüstung und sind verantwortlich für den ersten Genehmigungsschritt in unserem Rechnungsmanagementprozess (INVAT).
• People support: Sie unterstützen unser People & Culture-Team bei administrativen Aufgaben, einschließlich Lohnabrechnung, HVV-ÖPNV-Zuschüssen, A1-Zertifikaten sowie On- und Offboarding-Prozessen.
• Office IT Support: Unser Office IT-Team ist in unsere Abteilung integriert, sodass Sie gelegentlich bei sehr grundlegenden technischen Aufgaben helfen - denken Sie daran, den Unterschied zwischen einem USB-C- und einem HDMI-Kabel zu kennen oder einem Kollegen zu helfen, den richtigen Adapter zu finden.

Erste Erfahrung: Sie haben eine kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement, Hotelmanagement, Eventmanagement oder ähnliches) abgeschlossen und bringen mindestens 1 Jahr Berufserfahrung in einer administrativen oder Assistenzfunktion mit.

All-Round Talent: Sie sind unermüdlich neugierig und lieben Abwechslung - fühlen sich gleichermaßen wohl dabei, eine Veranstaltung zu organisieren, Rechnungen zu bearbeiten, Zugangssysteme zu verwalten und IT zu unterstützen, manchmal alles an einem Tag.

Organisational Talent: Sie lieben Struktur und haben ein Gespür für die Priorisierung von Aufgaben; Sie behalten den Überblick, auch wenn Sie mehrere Anfragen gleichzeitig bearbeiten.

Kommunikation: Sie verfügen über gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch und fühlen sich wohl dabei, mit Kollegen und Anbietern zu interagieren.

Digitale Kompetenz: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und allgemein technikaffin; Erfahrung mit Tools wie Jira oder Beschaffungssystemen ist von Vorteil, aber nicht erforderlich.

Bereitschaft zu lernen: Sie haben möglicherweise noch keine tiefen Erfahrungen im Reisemanagement, sind jedoch neugierig, schnell darin, neue Tools und Prozesse zu erlernen, und motiviert, in die Rolle hineinzuwachsen.

Service-Mindset: Sie gehen Aufgaben mit einer proaktiven, lösungsorientierten Einstellung an und genießen es, anderen zum Erfolg zu verhelfen.

Vorausschauendes Denken: Sie haben eine kreative Ader, ein scharfes Auge für Details und eine echte Neugier, bessere Wege zu finden, um Dinge zu erledigen - selbst als Neuling.

Lernmöglichkeiten: Entwickeln Sie sich mit hervorragenden Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten weiter, wie z.B. E-Learning, Hard- und Soft-Skill-Trainings von unserer InnoVersity oder Branchenevents.

Hervorragende Vorteile: Erhalten Sie 28 Urlaubstage, ein Sabbatical, ein mobiles Gerät, einen Zuschuss zu Ihrem ÖPNV-Ticket und mehr.

Vergütung & Fair Play: Als Unternehmen legen wir Wert auf Fairness und Transparenz, weshalb wir anstreben, öffentliche Gehaltsstrukturen für so viele Positionen wie möglich zu haben.

Essen & Getränke: Wir bieten kostenlose Getränke und frisches Obst, um zu Ihrer Gesundheit und Ihrem Wohlbefinden beizutragen; genießen Sie die Mahlzeiten, die von unserer hauseigenen Kantine zubereitet werden, oder kochen Sie selbst in einer unserer Mitarbeiterküchen.

Dynamische Menschen: Arbeiten Sie in einem agilen, multikulturellen Team – das es Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, Arbeitsprozesse aktiv zu gestalten und zu optimieren.

Kreative Prozesse: Fühlen Sie sich wohl in einer Atmosphäre, die kreatives Denken und starke Ergebnisse fördert.

Team von Spezialisten: Gestalten Sie die Erfolgsgeschichte von InnoGames und werden Sie Teil unseres internationalen Teams von Fachleuten in einem stabil wachsenden Unternehmen und preisgekrönten Arbeitgeber.

Unternehmensveranstaltungen: Nehmen Sie an regelmäßigen Unternehmensveranstaltungen teil, z.B. der InnoConf, Weinverkostungen, Kochen, Paintball, Grillen auf unserer Dachterrasse.