Bürokaufmann /-frau (m/w/d) im Gesundheitswesen für unseren ambulanten Pflegedienst in Rudow

Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams suchen wir eine engagierte, zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit mit Verwaltungserfahrung im Gesundheits- oder Sozialwesen. Die Tätigkeit erfordert organisatorisches Geschick, Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Verständnis für medizinisch-pflegerische Abläufe.

Erfahrung im Gesundheitswesen (z. B. ambulante Pflege, Klinik, Krankenkasse oder als Arzthelferin) ist ausdrücklich erwünscht. Auch Bewerber*innen mit nachweislich relevanter Erfahrung in der Verwaltung sozialer Einrichtungen sind willkommen.

Der Arbeitsplatz befindet sich im ruhigen und grünen Blumenviertel in Berlin-Rudow.

• KOMMUNIKATION & TERMINPLANUNG: Telefonische Annahme von Gesprächen und Beantwortung von Anfragen, Koordination von Terminen über einen digitalen Kalender, Widervorlagen erstellen und Fristen überwachen, Informationsweiterleitung und -verarbeitung innerhalb des Teams, Koordination von Patienten- und Angehörigenanfragen, sowie Terminvereinbarungen.
• FINANZBUCHHALTUNG & VERWALTUNG: Monatliche Verarbeitung von Kontoauszügen (Ein-/Ausgänge), Mahnwesen und Klärung von Kürzungen mit Krankenkassen und anderen Trägern, Unterstützung und Klärung der Finanzbuchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro, Buchung von Verwahr-, Haushalts- und Ausstattungsgeldern der Kunden, Bearbeitung von Abrechnungen mit Kostenträgern und Klärung von Leistungsnachweisen.
• VERWALTUNGSTÄTIGKEITEN & PERSONALANGELEGENHEITEN: Allgemeiner täglicher Schreibverkehr (z. B. Arbeitsverträge, Protokolle), Protokollführung bei Dienst- und Teambesprechungen, Arbeitszeitkontrolle und Bearbeitung von Schichtzuteilungen, Vorbereitende Kontrolle der Leistungsnachweise für die Abrechnung nach SGB V, SGB XI etc., Rechnungslegung und Erstellung von Schreiben, Unterstützung bei der Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiterfassung, Vorbereitung lohnrelevanter Unterlagen (z. B. Fahrtkosten, Krankmeldungen, Vertragsänderungen), Pflege und Ablage von Personalakten in festen Kategorien, Scannen und digitale Archivierung.
• DIGITALE SYSTEME & DOKUMENTENMANAGEMENT: Bedienung und Pflege von HyCARE der Pflegesoftware, Scannen und systematische Ablage von Dokumenten (z. B. Personalunterlagen, Rechnungen, Bescheide), Erstellung und Bearbeitung digitaler Vorlagen und Formulare.
• ORGANISATION & QUALITÄTSSICHERUNG: Verwaltung und Pflege von Patientenakten und Dokumentationen, Verwaltung von Verträgen mit Dienstleistern, Lieferanten und externen Partnern, Koordination und Bestellung von Büro- und medizinischen Verbrauchsmaterialien, Verwaltung von Hygienevorgaben und -nachweisen.
• SONSTIGE ORGANISATORISCHE AUFGABEN: Kalenderführung und Terminmanagement, Geburtstagsbriefe etc. vorbereiten und verschicken, Postbearbeitung (Briefkasten leeren, Briefe einwerfen), Erstellen und Versenden von internen Erinnerungen (z. B. Schulungstermine, Fristen), Pflege von Einzugsermächtigungen und Bankverbindungen im System, Unterstützung bei der Erstellung von Verwaltungsübersichten (z. B. Verwahrgeldübersichten).

WAS SIE MITBRINGEN: Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen oder medizinische Fachangestellte (z. B. Arzthelferin), Erfahrung im Gesundheitswesen ist ausdrücklich erwünscht – z. B. durch Tätigkeit in der ambulanten Pflege, Klinikverwaltung oder bei einer Krankenkasse, Alternativ: fundiertes Verständnis für medizinisch-pflegerische Abläufe oder Verwaltungsprozesse im Sozialbereich, Quereinsteiger sind willkommen, sofern eine nachweislich relevante Verwaltungserfahrung im Gesundheits-, Pflege- oder Sozialwesen vorliegt (Bitte beachten Sie: Bewerbungen aus fachfremden Bereichen wie Eventmanagement, Einzelhandel oder Hotelrezeption sind für diese Position nicht geeignet), Sicherer Umgang mit Microsoft Office, Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Hohe Zuverlässigkeit und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise, Freundliches Auftreten, Teamgeist und Kommunikationsstärke.

WIR BIETEN IHNEN: Eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von ca. 38–40 Stunden, Arbeitszeiten in der Regel innerhalb unserer Bürozeiten (Mo–Fr, ca. 08:00–17:00 Uhr), Bei betrieblichem Bedarf (z. B. in Abrechnungsphasen) sind gelegentlich Überstunden möglich – diese werden selbstverständlich vergütet, Eine strukturierte Einarbeitung und Schulungen zur Einführung in den Arbeitsalltag im Gesundheitswesen, Ein vielseitiges, verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum, Eine angenehme Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen in einem eingespielten Team.

INTERESSIERT? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie Ihre Unterlagen über das Kontaktformular der Kleinanzeige oder direkt per E-Mail. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne telefonisch zur Verfügung. Ihr Ansprechpartner vor Ort ist Herr Henning Gansel oder Herr David Gansel. Wir freuen uns darauf, Sie persönlich kennenzulernen!