Büroassistenz mit Überblick und Eigenverantwortung in Teilzeit, ab 20 Std./Woche (m/w/d)

Die GastroAir GmbH ist ein kleines, spezialisiertes Unternehmen im Bereich professioneller Gastronomie-Küchen. Wir begleiten unsere Kunden bei technischen Lösungen rund um Abluft, Sicherheit, Wartung und den Einsatz hochwertiger Geräte wie Josper Grillöfen. Unser Alltag besteht aus vielen praktischen und organisatorischen Abläufen: Kundenanfragen, Wartungstermine, Angebote, Rechnungen, Abstimmungen mit Monteuren, Lieferanten und Partnern. Dabei ist uns wichtig, dass Dinge nicht nur erledigt, sondern zuverlässig mitgedacht und nachgehalten werden.

Als kleines Unternehmen arbeiten wir mit kurzen Wegen, direkter Kommunikation und persönlicher Verantwortung. Jeder Beitrag zählt. Wer bei uns arbeitet, ist nicht einfach „eine Nummer“, sondern ein wichtiger Teil davon, dass unsere Kunden gut betreut werden und der Betrieb reibungslos läuft.

Deine Aufgaben:

• klassische Bürotätigkeiten und allgemeine Büroorganisation
• E-Mail-Verkehr mit Kunden, Lieferanten und Partnern
• telefonische Vereinbarung und Nachverfolgung von Wartungsterminen
• selbstständiges Nachhalten von Terminen, Rückmeldungen und offenen Vorgängen
• Unterstützung bei der Angebotserstellung
• Rechnungsstellung und Mahnwesen
• Aktualisierung und Pflege verschiedener Listen, z. B. Wartungsliste, Fahrzeugliste und weitere interne Übersichten
• Vorschläge und Organisation rund um Hotelbuchungen für Monteure oder Termine
• Überblick über Büromaterial, Nachbestellungen und laufende Bürobedarfe
• sinnvoller Einsatz von KI/AI-Tools zur Unterstützung im Büroalltag

Was uns besonders wichtig ist:

Wir brauchen jemanden, auf den wir uns verlassen können. Wenn ein Termin einmal bei dir liegt, möchten wir wissen: Du bleibst dran. Nicht nur einmal anrufen und dann ist es erledigt. Sondern prüfen, nachfassen, andere Telefonnummern nutzen, eine kurze Rückmeldung geben und den nächsten sinnvollen Schritt vorschlagen. Wenn eine Rechnung erstellt wird, müssen Preise, Daten und Inhalte stimmen. Einfaches Kopieren ohne Prüfung kann bares Geld kosten. Wenn eine Liste gepflegt wird, soll sie nicht nur irgendwie ausgefüllt sein, sondern wirklich aktuell und brauchbar bleiben.

Kurz gesagt: Wir suchen jemanden, der nicht nur fragt „Was soll ich tun?“, sondern auch sieht, was als Nächstes gebraucht wird.

Du passt gut zu uns, wenn du …

• zuverlässig, sorgfältig und verbindlich arbeitest
• Termine und offene Punkte eigenständig im Blick behältst
• gerne Ordnung in Abläufe bringst
• freundlich und klar telefonieren kannst
• keine Scheu hast, nachzufassen
• mitdenkst, statt nur Anweisungen abzuarbeiten
• sicher mit E-Mail, Listen und Office-Anwendungen umgehen kannst
• offen für den Umgang mit KI/AI im Büroalltag bist
• ein kleines Unternehmen magst, in dem jeder Beitrag zählt

Du passt eher nicht zu uns, wenn …

• du nur Aufgaben erledigen möchtest, die dir direkt gesagt werden
• du offene Punkte nicht eigenständig nachverfolgst
• du bei „nicht erreicht“ sofort aufgibst
• du ungern telefonierst
• du Dinge kopierst, ohne sie sorgfältig zu prüfen
• du lieber in einem großen Unternehmen mit festen Abteilungen und klar abgegrenzten Zuständigkeiten arbeiten möchtest

Was wir bieten und wie es weitergeht:

• feste Arbeitszeiten MO-FR ab 9 Uhr
• ab 20 Stunden pro Woche in Teilzeit
• faire Vergütung über einfachem Einstiegsniveau
• kurze Entscheidungswege
• ein kleines Team, in dem deine Arbeit wirklich gesehen wird
• abwechslungsreiche Aufgaben
• einen Arbeitsplatz, an dem Eigenständigkeit ausdrücklich gewünscht ist

Wenn du dich bewerben möchtest:

Wenn du Lust hast, unser Büro zuverlässig mitzutragen und nicht nur Aufgaben abzuarbeiten, freuen wir uns auf deine Bewerbung. Bitte sende uns deinen Lebenslauf und ein paar kurze Sätze dazu, warum diese Stelle zu dir passt.