Head of Digital & Systems (m/w/d)

Die GBS Arbeitsschutz GmbH ist ein etabliertes Dienstleistungsunternehmen in den Bereichen Arbeitssicherheit, Brandschutz, brandschutztechnische Wartung und Arbeitsmedizin.

Deine Mission: Du steigst in eine moderne Systemlandschaft ein, die bereits auf HubSpot, Microsoft 365, n8n und KI-gestützten Anwendungen basiert. Diese Technologien bilden die digitale Grundlage unseres Unternehmens und werden kontinuierlich ausgebaut. Wir möchten daraus ein integriertes Operating System entwickeln, das Prozesse verbindet, Informationen automatisiert bereitstellt und Teams im Tagesgeschäft entlastet. Ziel ist eine durchgängige, nachvollziehbare und skalierbare Arbeitsweise entlang aller Kunden- und internen Prozesse.

Was uns dafür fehlt, ist die Person, die die vorhandenen Systeme technisch zusammenführt, betreibt und konsequent weiterentwickelt. Du sorgst dafür, dass Datenflüsse funktionieren, Automatisierungen zuverlässig laufen und neue Anforderungen effizient in die bestehende Systemlandschaft integriert werden. Dabei arbeitest du an der Schnittstelle von Prozessen, Automatisierung und KI. Du entwickelst Lösungen nicht nur konzeptionell, sondern setzt sie auch operativ um und begleitest sie bis in den produktiven Betrieb.

Das bieten wir Dir:

• Aufbau eines kompletten digitalen Operating Systems mit direktem Einfluss auf das Unternehmen
• Unbefristeter Arbeitsvertrag in Vollzeit, 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeiten und regelmäßiger Remote-Arbeit
• Marktgerechte Vergütung inkl. erfolgsabhängiger Komponente
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, kurze Entscheidungswege
• Vollständige Entscheidungsfreiheit innerhalb der strategischen Leitplanken
• Moderne, cloudbasierte Tool-Landschaft (HubSpot, Microsoft 365, n8n, KI-Tools)

Deine Aufgaben:

• Systemaufbau & Integration: Aufbau und Weiterentwicklung der Systemlandschaft (HubSpot, Microsoft 365, n8n, Fachsysteme), Sicherstellung stabiler Daten- und Prozessflüsse zwischen allen Systemen, Weiterentwicklung von HubSpot als zentrale Plattform (Workflows, Reporting, APIs, Datenmodelle), Sicherstellung von Datenqualität und Prozessstandardisierung.
• Prozessautomatisierung: Identifikation und Automatisierung manueller, wiederkehrender Tätigkeiten, Aufbau von End-to-End-Workflows zur Reduktion von Medienbrüchen, Entwicklung und Pflege von Automatisierungen in n8n oder vergleichbaren Tools.
• KI-Integration in operative Prozesse: Einführung eines DSGVO-konformen KI-Assistenzsystems (EU-Hosting erforderlich), Einsatz von KI in Dokumentation, Reporting und operativen Prozessen (z. B. Begehungen, ASA, GBU), Aufbau einer internen Wissensbasis sowie strukturierter Prompt- und Nutzungsvorlagen, Bewertung und Integration neuer KI-Technologien.
• Wissenssystem & Enablement: Aufbau und Weiterentwicklung einer strukturierten Playbook- und Wissensplattform in Microsoft 365 / SharePoint, Entwicklung standardisierter Prozesse und Vorlagen für wiederkehrende Abläufe, Unterstützung bei der Einführung KI-gestützter Arbeitsweisen im Unternehmen.
• Architektur & Technologieverantwortung: Verantwortung für die technische Gesamtarchitektur (Build, Run, Improve), Mitwirkung an strategischen Technologieentscheidungen (z. B. KI-Plattform, ERP-System), Steuerung externer Entwicklungspartner.

Das bringst Du mit:

• Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung in Informatik, Wirtschaftsinformatik, IT oder vergleichbar – Quereinstieg mit relevanter Praxiserfahrung möglich.
• Idealerweise Erfahrung im Aufbau oder Betrieb von System- und Prozesslandschaften im B2B-Umfeld.
• Sehr gute praktische Erfahrung mit HubSpot (Admin-Level: Workflows, Properties, Reporting, APIs).
• Erfahrung mit Microsoft 365 / Power Platform (Power Automate, SharePoint).
• Erfahrung mit Automatisierungsplattformen wie n8n, Make oder Zapier.
• Verständnis von API-basierten Integrationen und Datenarchitekturen.
• Praktische Erfahrung im Einsatz von KI in Geschäftsprozessen.
• Sicherer Umgang mit DSGVO-Anforderungen in Cloud- und KI-Systemen.
• Strukturierte, lösungsorientierte Hands-on-Arbeitsweise.
• Fähigkeit, technische Zusammenhänge verständlich zu erklären.
• Kenntnisse in Python / Skriptsprachen für Automatisierung; Microsoft Graph API / SharePoint-Entwicklung sowie Erfahrung mit Feld- oder Erfassungssystemen (z. B. SMAPone, Foxtag oder vergleichbar) von Vorteil.

Jetzt bewerben. Systeme bauen. Wirkung erzeugen. Das hier ist eine Chance, ein komplettes digitales System in einem wachsenden Unternehmen aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln. Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung, hast kurze Entscheidungswege und siehst unmittelbar, welchen Unterschied deine Arbeit im operativen Alltag macht. Wenn du gerne Systeme baust, Prozesse automatisierst und KI in echte Abläufe bringst, dann ist das genau der richtige Spielplatz dafür. Wir suchen jemanden, der unser Problem versteht und Lust hat, es gemeinsam mit uns zu lösen.

Deshalb ist unser Auswahlprozess bewusst praxisnah aufgebaut. Schreib uns schon in deiner Bewerbung eine kurze Einschätzung, welchen ersten konkreten Automatisierungsschritt du bei GBS angehen würdest und warum. Wenn du dich darin wiederfindest, freuen wir uns darauf, genau das gemeinsam mit dir in die Umsetzung zu bringen!