Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere den Büroalltag und unterstütze Teams bei ihren täglichen Abläufen.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einem motivierten Team und vielfältigen Aufgaben.
- Vorteile: Moderne Arbeitsumgebung, kostenlose Getränke und Obst sowie Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein starkes Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte ein positives Arbeitsumfeld und trage zur Teamkultur bei.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office Management erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2500 - 3000 € pro Monat.
Office Manager & Team Assistant (m/w/d) ist die zentrale Anlaufstelle in unserem Wiener Office und sorgt dafür, dass unser Büro reibungslos funktioniert.
Du koordinierst den Büroalltag, übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben und unterstützt unsere Teams bei ihren täglichen Abläufen.
Du sorgst dafür, dass unsere Büroräumlichkeiten einladend ausgestattet sind und schaffst eine Büroumgebung, in der man gerne arbeitet.
Durch dein Organisationstalent, deine Serviceorientierung und dein Gespür für ein positives Arbeitsumfeld trägst du maßgeblich dazu bei, dass sich alle
Kolleg: innen und Gäste rundum gut betreut fühlen.
- erste Anlaufstelle am Front Desk
- Nimmst du Anrufe entgegen, empfängst und betreust unsere Gäste und unterstützt deine Kolleg: innen bei administrativen und organisatorischen Fragen.
- Facility Management
- Kommunikation mit der Hausverwaltung, Koordination von Reinigung und Reparaturen, Arbeitsplatzorganisation.
- Büroorganisation
- Postbearbeitung, Rechnungskontrolle, Dokumentenablage und Bestellwesen (Büromaterial, Kaffee, Getränke, Obst, Reinigungsmaterial).
- Travel Management
- Reisedatenplanung, Hotel- und Flugbuchungen.
- Assistenzaufgaben für das Vertriebsteam
- Terminkoordination, Kundenkommunikation per Telefon und E Mail, Datenpflege und Unterlagenerstellung.
- Planung & Organisation interner Veranstaltungen
- Sommerfest, Weihnachtsfeier, Teamevents, Onboarding neuer Kolleg: innen.
- Dein Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Front Desk oder einer vergleichbaren administrativen Rolle.
Proaktives, lösungsorientiertes Denken, Hands on Mentalität und Organisationstalent.
Teamplayer mit starker Kommunikations- und Serviceorientierung für ein positives Arbeitsumfeld.
Versiert im Umgang mit Microsoft Office (Office 365, Share Point) sowie sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Warum wir?
Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet.
Ein hochmotiviertes Arbeitsumfeld sowie Teamarbeit mit hohem Wissenstransfer.
Unterstützung bei der persönlichen Weiterentwicklung durch Schulungen und Mentoring.
Moderne, leistungsstarke Arbeitsumgebung und Ausstattung.
Bikeleasing Möglichkeit und Zugang zur Corporate Benefits-Plattform.
Gratis Getränke, Kaffee und frisches Obst.
GBTEC steht für gelebte Vielfalt und schätzt daher alle Bewerbungen, unabhängig von Nationalität, ethnischem und/oder sozialem Hintergrund, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität.
Bitte beachten Sie, dass wir keine unaufgeforderten Bewerberprofile von Personaldienstleistern berücksichtigen.
Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung - bitte gib Deinen frühestmöglichen Eintrittstermin sowie Deine Gehaltsvorstellung an - und sende sie über unsere Homepage oder alternativ an .
Für Fragen steht Dir Frau Iris Rauh unter 1 gerne zur Verfügung.
GBTEC Software AG Gesundheitscampus Süd Bochum Deutschland
Wien Office Manager & Team Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Gbtec Ag
GBTEC Software AG ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem hochmotivierten Arbeitsumfeld bietet. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und persönlicher Weiterentwicklung durch Schulungen und Mentoring, sowie modernen Arbeitsbedingungen und attraktiven Zusatzleistungen wie Bikleasing und kostenlosen Getränken, schafft das Unternehmen eine positive und einladende Büroumgebung in Wien, die sowohl die berufliche als auch persönliche Entfaltung fördert.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Wien Office Manager & Team Assistant (m/w/d) erhalten könnten
✨Lokale Branchenveranstaltungen nutzen
Mach dich auf die Suche nach Messen und Branchenevents in der Einkaufs- und Beschaffungsbranche. Diese Veranstaltungen sind super, um mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch zu kommen und Kontakte zu knüpfen. Wir von StudySmarter empfehlen, auch bei den Vorträgen und Workshops aktiv teilzunehmen – so bleibst du im Gedächtnis!
✨Netzwerk mit Gleichgesinnten
Tritt regionalen Netzwerkgruppen oder Online-Communities für Einkauf und Beschaffung bei. Hier kannst du nicht nur von anderen lernen, sondern auch Stellenangebote und interessante Jobmöglichkeiten entdecken. Vielleicht hört jemand von einer offenen Stelle, bevor sie offiziell veröffentlicht wird!
✨Sei aktiv auf sozialen Medien
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich in der Einkaufs-Community sichtbar zu machen – teile Artikel, kommentiere Beiträge oder veröffentliche eigene Inhalte. Viele Unternehmen schauen sich die Social-Media-Präsenz ihrer potenziellen Mitarbeiter an. Zeig, dass du ein echter Einkaufsexperte bist!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website
Vergiss nicht, die Karriereseite von Gbtec Ag zu besuchen und dort direkt zu bewerben. Oft finden sich dort Stellenanzeigen, die nicht über andere Kanäle verbreitet werden. Wir von StudySmarter stehen dir gerne zur Seite, wenn du Fragen hast – sprich uns an!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Wien Office Manager & Team Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Einkaufskompetenzen hervor!:Im Bereich Einkauf und Beschaffung ist es wichtig, deine Verhandlungsgeschick und Kenntnisse in der Lieferantenanalyse zu betonen. Zeige in deinem Lebenslauf konkrete Beispiele, wie du Kosten gesenkt oder Prozesse optimiert hast, um uns von deinem Talent zu überzeugen.
Zeige deine Teamfähigkeit!:Da die Arbeit im Einkauf oft kooperative Projekte mit anderen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, Beispiele für erfolgreiche Teamarbeit in deinem Anschreiben zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Informiere dich über den Markt!:Füge aktuelle Informationen über Markttrends oder relevante Entwicklungen in dein Anschreiben ein. Das zeigt uns, dass du dich nicht nur für die Stelle, sondern auch für die Branche interessierst und dich proaktiv mit Trends auseinandersetzt.
Gehe auf unsere Unternehmenswerte ein!:Wenn du dich bei Gbtec Ag bewirbst, schau dir unsere Werte und Ziele an. Betone in deiner Bewerbung, wie deine persönlichen Überzeugungen und Erfahrungen zu unserer Unternehmensphilosophie passen. Das macht einen großen Unterschied und zeigt, dass du wirklich zu uns passen möchtest!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Gbtec Ag vorbereitet
✨Forschung zu Lieferanten und Märkten
Im Einkauf ist es entscheidend, dass wir über aktuelle Markttrends und potenzielle Lieferanten Bescheid wissen. Verschaffe dir einen Überblick über die Hauptanbieter in deinem Bereich und über deren Preisstrategien. So kannst du im Interview gezielt zeigen, dass du proaktiv grundlegende Kenntnisse zur Branche hast.
✨Kenne deine Verhandlungstechniken
In einer Vollzeitstelle im Einkauf wirst du oft verhandeln müssen. Bereite dich darauf vor, Beispiele dafür zu nennen, wie du erfolgreich Preise oder Vertragskonditionen optimiert hast. Seien es Einsparungen oder Qualitätsverbesserungen – solche Geschichten nutzen wir, um unsere Verhandlungsfähigkeiten zu unterstreichen.
✨Portfolio mit Erfolgen
Obwohl der Einkauf oft weniger greifbare Ergebnisse bietet, kannst du Erfolge durch konkrete KPIs oder Projekte präsentieren. Hast du Einsparungen in der Vergangenheit erzielt oder Lieferanten gewechselt, um die Effizienz zu steigern? Stelle sicher, dass dein Lebenslauf diese Punkte klar hervorhebt.
✨Verstehe die Tools im Einkauf
Wir sollten uns auch mit den Tools und Softwareanwendungen, die im Einkauf verwendet werden, vertraut machen. Systeme wie SAP oder andere Beschaffungssoftwares könnten Teil des Gesprächs sein. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast oder bereit bist zu lernen.
