Kaufmännischer Mitarbeiter - Schwerpunkt Einkauf und Controlling (w/m/d)*

Du möchtest mit Zahlen Wirkung erzielen und Prozesse aktiv mitgestalten? In dieser Position verbindest du Controlling, Einkauf und Fördermittelmanagement zu einer vielseitigen Rolle mit echtem Einfluss. Du steuerst Budgets, analysierst Projekte wirtschaftlich und begleitest Beschaffungsprozesse von der Bedarfsermittlung bis zur Vergabe. Dabei arbeitest du eng mit internen Fachbereichen und externen Partnern zusammen und sorgst für Transparenz, Effizienz und die Einhaltung vergaberechtlicher Vorgaben.

Ob Soll-Ist-Analysen, Liquiditätsplanung oder Fördermittelabrechnung – du behältst den Überblick und bringst Struktur in komplexe Zusammenhänge. Gleichzeitig hast du die Möglichkeit, bestehende Prozesse weiterzuentwickeln und aktiv zu optimieren.

Deine Aufgaben:

• Erstellung, Überwachung und Analyse von Kosten- und Budgetplanungen
• Projektcontrolling
• Mitwirkung bei Wirtschaftlichkeits- und Kostenkontrollen auf Projektebene (auch mit Hilfe von PSP-Elementen)
• Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen, Abweichungsanalysen und Adhoc-Analysen
• Erstellung von Jahresergebnisprognosen und Wirtschafts- und Mittelfristplanungen
• Liquiditätsplanung und -management
• Vorbereitung und Begleitung des gesamten Einkaufs- und Beschaffungsprozesses, insbesondere: Bedarfsermittlung, Aufstellung Leistungsverzeichnisse und Erstellung von BANFEN in SAP, Angebotseinholung, Angebotsauswertung und Unterstützung von Vergabeverfahren und Dokumentation der Vergabeunterlagen
• Anwendung und Einhaltung des Vergaberechts im öffentlichen Sektor
• Rechnungsprüfung und -freigabe
• Pflege der zugehörigen Dokumentationen und Archivsysteme
• Fördermittelmanagement, insbesondere: Unterstützung bei Identifikation und Beantragung von Fördermitteln, Überwachung der Mittelverwendung, Nachweisführung und Abrechnung
• Enge Zusammenarbeit mit sämtlichen Stakeholdern, insbesondere Fachabteilungen sowie externen Partnern
• Analyse, Optimierung und Weiterentwicklung der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit und Vergaberecht

Dein Anforderungsprofil:

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise ein (Fach-) Hochschulstudium in der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre, des öffentlichen Verwaltungswesens oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du verfügst bereits über eine mehrjährige Berufserfahrung im Controlling, Einkauf oder Rechnungswesen, idealerweise im öffentlichen Sektor
• Sehr gute SAP-Kenntnisse, insbesondere im Bereich Controlling und Einkauf (BANF, Bestellwesen)
• Fundierte Kenntnisse im öffentlichen Vergaberecht wünschenswert
• Erfahrung in Kostenplanung, Kostenkontrolle und Rechnungsprüfung
• Gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office (insbesondere Excel)
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Ausgeprägtes analytisches Denkvermögen und Zahlenaffinität
• Teamfähigkeit sowie gute Kommunikationsfähigkeit

Das bieten wir:

• Einen sicheren Arbeitsplatz in einer Vollzeitstelle mit einer 39,00 Std./Woche. Im Rahmen des Jobsharings sind die Stellen grundsätzlich teilzeitfähig.
• Eine verantwortungsvolle, vielseitige und anspruchsvolle Tätigkeit
• Wertschätzende Zusammenarbeit und Kommunikation
• Moderne Arbeitsplatzausstattung und ein angenehmes Arbeitsklima
• Eine leistungsgerechte Vergütung
• Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• 30 Tage Urlaub je Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche
• Zeitgemäße und moderne Arbeitszeitregelungen, wie z. B. Gleitzeit, oder Smart-Working
• Teamevents und gemeinsame Veranstaltungen

Information zur Bewerbung:

Gelsenkirchen ist eine weltoffene und vielfältige Stadt. Diese Vielfalt soll sich in der Verwaltung widerspiegeln, um die Dienstleistungen für unsere Bürgerinnen und Bürger optimal erbringen zu können. Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Die Position ist – je nach Art der Behinderung – auch für Schwerbehinderte geeignet.

Du fühlst dich angesprochen? Dann reiche uns deine vollständigen Bewerbungsunterlagen per Klick auf den Button "Jetzt bewerben" oben rechts bis zum 15.06.2026 ein.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass im Bewerbungsprozess Daten erhoben und verarbeitet werden. Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten gemäß Artikel 13 DSGVO erhalten Sie im nachfolgend aufgeführten Link: Datenschutzhinweise für Bewerber/-innen.