Teamassistenz (w/m/d)*

Als zentrale Schnittstelle im Team unterstützt du die Geschäftsführung sowie die Fachbereiche in allen organisatorischen und administrativen Belangen. Du behältst Termine, Fristen und Abläufe im Blick und sorgst für eine strukturierte Koordination von Meetings, Projekten und Abstimmungen. Dabei bist du erste Ansprechperson für interne und externe Kontakte, kümmerst dich um den Empfang von Gästen und trägst zu einem professionellen Auftritt nach außen bei. Zudem verantwortest du die Pflege und Weiterentwicklung von Ablagesystemen, übernimmst die Bearbeitung von Rechnungen und unterstützt bei allgemeinen administrativen Aufgaben. Mit deinem Organisationstalent sorgst du für reibungslose Abläufe im Büroalltag und arbeitest eng mit der Geschäftsführung, dem Team sowie externen Partnern zusammen.

Deine Aufgaben:

• Zentrale organisatorische und administrative Unterstützung des Teams sowie der Geschäftsführung
• Terminmanagement, wie z. B. Planung, Strukturierung und Koordination von Meetings, Projektterminen, Workshops und externen Abstimmungen
• Unterstützung bei der Einhaltung von Fristen und Terminen
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie erste Ansprechperson für interne und externe Kontakte
• Pflege, Strukturierung und kontinuierliche Weiterentwicklung der digitalen und ggf. analogen Ablagesysteme
• Bearbeitung, formale Prüfung, Verwaltung und Weiterleitung von Rechnungen
• Pflege von Stammdaten sowie allgemeine administrative Tätigkeiten
• Allgemeine Büroorganisation (Materialbestellungen, Raumausstattung, Technikabstimmung)
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, dem Team, den Fachabteilungen der Stadt sowie externen Dienstleistern und Partnern

Dein Anforderungsprofil:

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, wie z. B. Bürokaufmann/-frau, oder Kaufmann/-frau für Bürokommunikation
• Idealerweise verfügst du bereits über Erfahrungen in einer Assistenz-, Teamassistenz- oder Projektassistenzfunktion, vorzugsweise im technischen oder projektorientierten Umfeld
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel)
• Wünschenswert sind Kenntnisse in SAP (z. B. Rechnungsprüfung, Bestellanforderungen) und Microsoft Project
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Serviceorientierung und ein hohes Maß an Diskretion
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Das bieten wir:

• Einen sicheren Arbeitsplatz in einer Vollzeitstelle mit einer 39,00 Std./Woche. Im Rahmen des Jobsharings sind die Stellen grundsätzlich teilzeitfähig.
• Eine verantwortungsvolle, vielseitige und anspruchsvolle Tätigkeit
• Wertschätzende Zusammenarbeit und Kommunikation
• Moderne Arbeitsplatzausstattung und ein angenehmes Arbeitsklima
• Eine leistungsgerechte Vergütung
• Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• 30 Tage Urlaub je Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche
• Zeitgemäße und moderne Arbeitszeitregelungen, wie z. B. Gleitzeit, oder Smart-Working
• Teamevents und gemeinsame Veranstaltungen

Gelsenkirchen ist eine weltoffene und vielfältige Stadt. Diese Vielfalt soll sich in der Verwaltung widerspiegeln, um die Dienstleistungen für unsere Bürgerinnen und Bürger optimal erbringen zu können. Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Die Position ist – je nach Art der Behinderung – auch für Schwerbehinderte geeignet.

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