Executive Assistant - People, Culture & Organisation (all genders)

Wir wollen etwas bewegen – bist Du dabei? Wir sorgen dafür, dass über 80 Millionen Menschen in Deutschland von einer digitalen Gesundheitsversorgung profitieren können. Einige Produkte von uns, wie das E‑Rezept oder die elektronische Patientenakte (ePA), kennst Du vielleicht schon. Gestalte mit uns das Gesundheitssystem von morgen.

Dein Arbeitsbereich: People, Culture & Organisation

Als Bereich People, Culture & Organisation beraten, begleiten und unterstützen wir vertrauensvoll unsere Mitarbeiter:innen und Führungskräfte. Wir stellen den aktuellen und zukünftigen Fachkräftebedarf sicher und helfen darüber hinaus bei der Gestaltung einer effizienten und effektiven Aufbau‑ und Ablauforganisation. Der Bereich trägt dazu bei, dass People‑, Kultur‑ und Organisationsprozesse reibungslos funktionieren, professionell vorbereitet sind und wirkungsvoll nach innen und außen kommuniziert werden.

Deine Aufgaben:

• Du unterstützt die Chief People Officerin sowie das People, Culture & Organisation-Team bei allen anfallenden Assistenz‑, Organisations‑ und Koordinationstätigkeiten.
• Du planst, organisierst und koordinierst Meetings, Workshops und interne Formate, inklusive Vor- und Nachbereitung.
• Du unterstützt bei der Organisation und Buchung von Schulungen für das gematik‑ sowie People‑Team und den Betriebsrat, inklusive Aufsetzen eines Schulungskatalogs, Terminabstimmung, Kommunikation und Dokumentation.
• Du wirkst bei der Organisation von internen Events, Workshops und Kulturformaten für die Organisation mit und unterstützt bei Planung, Umsetzung und Nachbereitung.
• Du erstellst strukturierte und ansprechende Präsentationen, bereitest Inhalte für interne Kommunikation auf und unterstützt die Chief People Officerin bei der Vorbereitung von Postings und externen Kommunikationsformaten in enger Abstimmung mit dem Kommunikationsteam.
• Du unterstützt das Team im operativen Tagesgeschäft, verfolgst Aufgaben und Themen selbstständig nach und übernimmst Sonderaufgaben im People‑Kontext – pragmatisch, zuverlässig und lösungsorientiert.

Dein Profil:

• Abschluss: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Bachelor‑/Masterstudium erfolgreich abgeschlossen – idealerweise mit Bezug zu BWL, HR, Kommunikation oder Organisation.
• Erfahrung: Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz‑, Projekt‑ oder Organisationsumfeld, idealerweise im People‑, HR‑ oder Kulturkontext.
• Tool‑ & Methodenkenntnisse: Du hast sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse (insbesondere PowerPoint) und arbeitest Dich schnell in neue Tools ein. Erfahrung mit Collaboration‑Tools (z.B. Confluence, Jira, MS Teams o.ä.) ist von Vorteil.
• Arbeitsweise: Du arbeitest sorgfältig, strukturiert, eigenständig und zuverlässig. Organisation macht Dir Spaß und Du behältst auch bei parallelen Themen den Überblick.
• Persönlichkeit: Du bist kommunikativ, engagiert und trittst souverän auf. Du arbeitest gerne im Team, denkst proaktiv mit und hast Freude daran, Dinge voranzubringen.
• Sprache: Du hast sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Du erfüllst nicht alle Anforderungen? Kein Problem, bewirb Dich trotzdem! Wir prüfen jede Bewerbung individuell und freuen uns darauf, Deine einzigartigen Fähigkeiten und Erfahrungen kennenzulernen.

Das bieten wir Dir:

• Job mit Sinn: Wir verpassen dem Gesundheitssystem ein Update – Denk mit uns Gesundheit digital.
• Perspektive & Entwicklung: Bei uns erhältst Du eine unbefristete Anstellung mit langfristigen Perspektiven. Wir bieten Dir nicht nur einen sicheren Arbeitsplatz, sondern auch vielfältige Chancen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung – durch individuelle Weiterbildungen über unseren gematik CAMPUS, Workshops, Messen und Konferenzen.
• Agiles Arbeitsumfeld: Bei uns liegt der Fokus auf abteilungsübergreifendem Austausch und der Zusammenarbeit in crossfunktionalen Teams. Dabei stehen gemeinsames Lernen und die Freude an der Arbeit im Vordergrund.
• Benefits: Neben einem attraktiven Gehalt bieten wir Dir 30 Tage Urlaub sowie zusätzlich freie Tage am 24.12. und 31.12., Gesundheits- und Sportangebote, Zuschuss zum Deutschlandticket, Mitarbeitendenevents, Corporate Benefits und vieles mehr.
• Mobiles Arbeiten: Innerhalb Deutschlands ist mobiles Arbeiten möglich, sowie eine bis zu 30‑tägige Workation im europäischen Ausland (EU, EWR, Schweiz).
• Work-Life-Balance: Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf ist uns wichtig, daher gestaltest Du Deine Arbeitszeit flexibel. Wir sind flexibel und gehen auf Deine individuellen Bedürfnisse ein, einschließlich des Wiedereinstiegs nach der Elternzeit – gerne auch in Teilzeit, wenn es für Dich passt.

Wir freuen uns auf Dich! Vielfalt macht uns stark! Deshalb haben alle Menschen bei uns die gleichen Chancen. Ganz egal, ob weiblich, männlich, divers, mit Behinderung und unabhängig von Alter, ethnischer oder religiöser Zugehörigkeit oder ob Du nach einer Elternzeit wieder einsteigst. Dein Beitrag verbessert die Gesundheitsversorgung von morgen! Wir sind überzeugt: Ein respektvolles, wertschätzendes und offenes Miteinander ist die Grundlage, um das Gesundheitssystem erfolgreich zu digitalisieren.