Sachbearbeiter/in (m/w/d) im Hauptamt für die Gremienarbeit und persönliche Assistenz der Verwalt...

Über unsere FirmaKarrierechance in Scharbeutz – Gemeinsam die Zukunft gestaltenWillkommen in Scharbeutz – einem charmanten Ostseeort mit lebendiger Atmosphäre, traumhaften Stränden und einer dynamischen Gemeinschaft. Die Gemeinde Scharbeutz ist mehr als nur ein beliebter Urlaubsort; sie ist ein Ort, an dem Menschen zusammenkommen, innovative Ideen entstehen und nachhaltige Entwicklungen vorangetrieben werden. Wir suchen engagierte und motivierte Talente, die mit uns gemeinsam Scharbeutz weiterentwickeln und als lebenswerte Region stärken möchten.Unsere Vision: Zukunft gestalten und Lebensqualität steigernScharbeutz verbindet Natur, Tourismus und Wirtschaft auf einzigartige Weise.

Uns ist es wichtig, diesen Standort kontinuierlich zu verbessern – sei es durch die Förderung eines nachhaltigen Tourismus, die Stärkung der regionalen Wirtschaft oder die Erweiterung kultureller Angebote. Gemeinsam mit Ihnen möchten wir eine Umgebung schaffen, in der Menschen gerne leben, arbeiten und ihre Freizeit verbringen.Ihre AufgabenDer Tätigkeitsbereich umfasst schwerpunktmäßig insbesondere folgende Aufgaben:Gremienarbeit/ Ratsinformationssystem/ AllrisProtokollführung in den Gremien (ca. 45 Abendtermine im Jahr)Betreuung der Sitzungen inkl.

Raumbuchungen und Vorbereitung der SitzungsräumeZusammenstellung und Abstimmung der TagesordnungenBekanntmachung/ VeröffentlichungHilfestellung und Anforderung der Vorlagen aus den FachbereichenFertigen von BeschlussauszügenNachverfolgung der Beschlüsse in Zusammenarbeit mit der HauptamtsleitungAdministration von AllrisHilfestellung an die Beschäftigten sowie Mitglieder der Gemeindevertretung und AusschüssePersönliche AssistenzFilterfunktion aller eingehenden Anrufe, Briefe, E-Mails (E-Mails werden teilweise nur noch vom Vorzimmer gelesen/geprüft, aufbereitet), Entscheidung über direkte Vorlage oder Umverteilung, Priorisierung, inhaltliche Auseinandersetzunginhaltliche und fachliche Vorbereitung von Vorgängen für die BürgermeisterinPresse- und Öffentlichkeitsarbeit in Abstimmung mit VerwaltungsleitungBeschwerdemanagement, eigenständige Beantwortung von Anfragen von Bürger:innen, insbesondere Koordination der MailbearbeitungFühren der digitalen Akten der Bürgermeisterin im DokumentenmanagementsystemGeschäftszimmertätigkeiten (Telefon, Terminkoordination)Organisation, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen der BürgermeisterinEine Zuordnung bzw. Änderung von Aufgaben bleiben vorbehalten.Anforderungeneinen erfolgreichen Abschluss als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang IVoraussetzung der Gremienarbeit ist auch die Arbeit in den Abendstundeneigenständiges, strukturiertes und sorgfältiges ArbeitenSouveränität, Freundlichkeit, Belastbarkeitsehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schriftausgeprägte Serviceorientierung und TeamfähigkeitFundierte Kenntnisse im Umgang mit Office-Produkten und Freude am Arbeiten mit mobiler Hard- und Softwareeine strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an MedienkompetenzSie sind sich der besonderen Verantwortung dieser Position bewusst.

Ein Höchstmaß an Verschwiegenheit und Loyalität ist für Sie selbstverständlich.Die Eingruppierung erfolgt nach den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 9a nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).Wir bietenAttraktive Lage & hohe LebensqualitätSinnstiftende Arbeit mit gesellschaftlichem EinflussSicherer Arbeitsplatz & Förderung der persönlichen EntwicklungVielfältige Aufgaben & abwechslungsreiche TätigkeitsbereicheKollegiales Team & positive ArbeitsatmosphäreFamilienfreundlichkeit & Work-Life-BalanceAttraktive Sozialleistungen & VergünstigungenInteresse geweckt?Bei Interesse senden Sie bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis zum 08.06.2025 direkt über den "Jetzt bewerben"-Button oder an die Bürgermeisterin der Gemeinde Scharbeutz, Am Bürgerhaus 2, 23683 Scharbeutz, oder an die Personalabteilung per E-Mail an: karina.hintz@gemeinde-scharbeutz.deDie Vorgaben des Schwerbehindertengesetzes bzw. des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), sowie des Gesetzes zur Gleichstellung der Frauen im öffentlichen Dienst für SH (GstG), werden berücksichtigt.