Sachbearbeiter/in Präsidialabteilung 80-100%

Urdorf ist eine attraktive Wohn- und Arbeitsgemeinde, eingebettet in das pulsierende Limmattal. 200 Mitarbeitende von Verwaltung und Betriebe erbringen für unsere rund 10'500 Einwohnerinnen und Einwohner sowie die über 600 Unternehmen umfassende Dienstleistungen von hoher Qualität.

Infolge Pensionierung der langjährigen Stelleninhaberin suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte, dienstleistungsorientierte und selbstständige Persönlichkeit, die den Überblick behält, gerne mitdenkt und sich für politische Abläufe interessiert.

In dieser vielseitigen Funktion bewegen Sie sich im Zentrum des politischen Geschehens und übernehmen eine wichtige Drehscheibenfunktion zwischen Abstimmungen, Gemeinderat und Verwaltung. Sie bringen Ihre Stärken in Organisation, Koordination und Kommunikation aktiv ein und tragen zu reibungslosen Abläufen bei.

Ihr Wirkungsfeld

• Sie sind verantwortlich für das Gemeinderatssekretariat und unterstützen in administrativen und organisatorischen Belangen den Gemeindeschreiber, die Vize-Gemeindeschreiberin sowie das Gemeindepräsidium aktiv, koordinieren Termine sowie Sitzungen und führen die Korrespondenz.
• Sie administrieren selbstständig die gesamte Vorbereitung, Bearbeitung und Nachbereitung der Gemeinderatssitzungen von der Traktandenliste, über die Aufbereitung von Protokoll und Beschlüssen bis zur Geschäftskontrolle.
• Sie administrieren die Sitzungen der Geschäftsleitung und führen die Geschäftskontrolle.
• Sie sind verantwortlich für die Administration der Gemeindeversammlungen von A bis Z: von der Terminplanung, der Gestaltung des beleuchtenden Berichts in InDesign bis zur amtlichen Publikation der Beschlüsse.
• Sie organisieren und koordinieren den gesamten Prozess von Abstimmungen und Wahlen unter Einhaltung der rechtlichen Vorschriften, von der Anordnung, Teilnahme an Wahl- und Abstimmungssonntagen bis zur Entschädigungsabrechnung der Wahlbüromitglieder.
• Sie stellen einen effizienten administrativen Ablauf sicher, unterstützen die Mitarbeitenden als CMI-Super-User und sind zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen.
• Sie unterstützen die Präsidialabteilung in administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben und übernehmen in gegenseitiger Stellvertretung bei Abwesenheit Ihrer Teamkollegin, insbesondere die Bearbeitung von Einbürgerungsgesuchen.
• Sie engagieren sich für einen erfolgreichen Start der Lernenden in den Berufsalltag und begleiten als Praxisbildner/in die Lernenden in der Präsidialabteilung während eines halben Jahrs.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung und bringen idealerweise mehrjährige Erfahrung in einer Gemeindeverwaltung oder in vergleichbaren Aufgabenbereichen mit.
• Sie sind ein Organisationstalent mit ausgeprägten kommunikativen Fähigkeiten - Sie kommunizieren mündlich wie schriftlich gewandt, formulieren klar und mit Gespür für den richtigen Ton.
• Sie beherrschen die gängigen EDV-Programme sicher und arbeiten routiniert mit digitalen Arbeitsmitteln.
• Mit Ihrer präzisen, zuverlässigen, organisierten und strukturierten Arbeitsweise behalten Sie auch in bewegten Momenten den Überblick.
• Sie gehen Aufgaben selbstständig an, denken voraus und bringen Ideen ein, um Abläufe weiterzuentwickeln.
• Sie sind offen, hilfsbereit und teamorientiert, schätzen die Zusammenarbeit und tragen aktiv zu einer positiven Arbeitskultur bei.

Unsere Leistungen sind

• Eine verantwortungsvolle und sinnstiftende Stelle in einem anspruchsvollen Tätigkeitsfeld.
• Hohe Selbstständigkeit und Eigenverantwortung.
• Grosszügige Arbeitgeberleistungen.
• Eine von Professionalität, Wertschätzung, Lösungsorientierung und Dialog geprägte Kultur.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Machen Sie mit uns den nächsten Schritt in Ihrer beruflichen Laufbahn und senden Sie uns Ihre Bewerbung über unser Online-Tool. Haben Sie Fragen zur Stelle? El Hemdi, Bereichsleiterin Sicherheit, Präsidiales / Vize-Gemeindeschreiberin, steht Ihnen gerne zur Verfügung.