Schulsachbearbeitung / Schulsekretariat (m/w/d)

Südwestlich von Berlin, im Land Brandenburg – Landkreis Potsdam-Mittelmark, liegt die familienfreundliche Gemeinde Kleinmachnow. In unserer Gemeinde leben derzeit 20.500 Einwohner. Das Ortsbild, geprägt durch viel Grün, besteht hauptsächlich aus Ein- und Zweifamilienhäusern. In der Gemeinde Kleinmachnow ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle im Bereich Schulsachbearbeitung / Schulsekretariat (m/w/d) (Grundschule in Trägerschaft der Gemeinde Kleinmachnow) unbefristet zu besetzen. Die Einstellung erfolgt in Vollzeit, mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden. Die Probezeit beträgt sechs Monate. Die Stelle ist im Fachbereich Schule/Kultur/Soziales, Fachdienst Schulmanagement angesiedelt. Die Beschäftigung erfolgt im Sekretariat der Steinweg-Grundschule. Der Schutz von jungen Menschen ist für das Gemeindeamt Kleinmachnow eine zentrale Aufgabe. Dies beinhaltet, dass wir alles unternehmen, um Kinder innerhalb unserer eigenen Organisation vor Gefahren zu schützen. Deshalb setzen wir die Bereitschaft voraus, nach den Kinderschutz-Standards der Gemeinde Kleinmachnow zu arbeiten und benötigen bei einer Einstellung ein einwandfreies erweitertes Führungszeugnis.

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Bearbeitung der Postein- und -ausgänge, Terminkoordination, Informationsaustausch, Erledigung von Boten- und Dienstgängen, Registratur- und Ablagearbeiten, Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, Materialbeschaffung und Verwaltung, Erteilung von Auskünften, allgemeine Aushänge, u. a.
• Spezielle Sekretariatsaufgaben: Unterstützung der Schulleitung, Datenauswertung nach Vorgabe der Schulleitung/des Trägers, Mitarbeit bei schulspezifischen Veranstaltungen und Projekten, Meldung von Versicherungsschäden, Organisation im Rahmen der Durchführung von Arbeitsgemeinschaften, Führen amtlicher Statistiken/Auswertungen, Kontaktpflege zu Fördervereinen/Sportvereinen, u. a.
• Haushalts-/Kassen-/Rechnungswesen: Überwachung von Haushaltsmitteln, Rechnungssachbearbeitung und Prüfung, Abrechnungen für Veranstaltungen und Projekte, Schulsozialfonds, Mitarbeit bei Inventuren, u. a.
• Schülerangelegenheiten: Anlage und Verwaltung von Schülerakten, Datenpflege sowie deren Aktualisierung (offizielle Schulverwaltungssoftware: weBBSchule), Meldungen an den Gesundheitsdienst, Erstellen von Unfallmeldungen, Schülerbeförderung und Schülerspeisung, Überwachung der Schulpflichterfüllung, Beratungsgespräche im Rahmen der Schulanmeldungen, Erstellen von Bescheiden, Prüfungsverfahren.
• Lehrerangelegenheiten: Datenerfassung und Erstellung von Lehrerlisten, Beurteilungen nach Vorgabe der Schulleitung, Meldungen an das staatliche Schulamt (Krankmeldungen, Dienstreisen, Fortbildungen), Betreuung von Referendaren und Praktikanten (Organisation), u. a.
• Beratung/soziale Betreuung/Öffentlichkeitsarbeit: Beratung von Eltern und Schülern, Ansprechpartner für Erziehungsberechtigte sowie Schüler- und Lehrerschaft, Sachschadenabwicklung, Erste-Hilfe-Leistungen, u. a.

Voraussetzungen: abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder ein gleichwertiger Abschluss, Organisationsfähigkeit, Selbstständigkeit sowie Kommunikationsfähigkeit, gute EDV-Kenntnisse in den gängigen Microsoft Office-Anwendungen, sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Bereitschaft zur Teilnahme an schulischen Veranstaltungen.

Vergütung: nach Entgeltgruppe 6 TVöD (Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes), Zusatzleistungen: Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Bezahlung, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen, 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr, gleitende Arbeitszeiten sowie Fernarbeit nach Vereinbarung möglich, regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.