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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Werde Teil des Schulsekretariats und unterstütze bei vielfältigen Aufgaben im Schulmanagement.
- Arbeitgeber: Die Gemeinde Kleinmachnow bietet eine unbefristete Stelle in einer Grundschule mit einem engagierten Team.
- Mitarbeitervorteile: Genieße 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie eine attraktive Vergütung.
- Warum dieser Job: Starte deine Karriere in einem abwechslungsreichen Umfeld, das soziale Verantwortung und Teamarbeit fördert.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder einen gleichwertigen Abschluss haben.
- Andere Informationen: Bewerbungen sind bis zum 24. November 2024 möglich, auch per E-Mail im PDF-Format.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Job Description
Südwestlich von Berlin, im Land Brandenburg – Landkreis Potsdam-Mittelmark, liegt die familienfreundliche Gemeinde Kleinmachnow. In unserer Gemeinde leben derzeit 20.500 Einwohner. Das Ortsbild, geprägt durch viel Grün, besteht hauptsächlich aus Ein- und Zweifamilienhäusern.
In der Gemeinde Kleinmachnow ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle im Bereich
Schulsachbearbeitung / Schulsekretariat (m/w/d)
(Grundschule in Trägerschaft der Gemeinde Kleinmachnow)
unbefristet zu besetzen. Die Einstellung erfolgt in Vollzeit, mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden. Die Probezeit beträgt sechs Monate.
Die Stelle ist im Fachbereich Schule/Kultur/Soziales, Fachdienst Schulmanagement angesiedelt. Die Beschäftigung erfolgt im Sekretariat der Steinweg-Grundschule.
Der Schutz von jungen Menschen ist für das Gemeindeamt Kleinmachnow eine zentrale Aufgabe. Dies beinhaltet, dass wir alles unternehmen, um Kinder innerhalb unserer eigenen Organisation vor Gefahren zu schützen. Deshalb setzen wir die Bereitschaft voraus, nach den Kinderschutz-Standards der Gemeinde Kleinmachnow zu arbeiten und benötigen bei einer Einstellung ein einwandfreies erweitertes Führungszeugnis.
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben
Bearbeitung der Postein- und -ausgänge, Terminkoordination, Informationsaustausch, Erledigung von Boten- und Dienstgängen, Registratur- und Ablagearbeiten, Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, Materialbeschaffung und Verwaltung, Erteilung von Auskünften, allgemeine Aushänge, u. a. - Spezielle Sekretariatsaufgaben
Unterstützung der Schulleitung, Datenauswertung nach Vorgabe der Schulleitung/des Schulträgers, Mitarbeit bei schulspezifischen Veranstaltungen und Projekten, Meldung von Versicherungsschäden, Organisation im Rahmen der Durchführung von Arbeitsgemeinschaften, Führen amtlicher Statistiken/Auswertungen, Kontaktpflege zu Fördervereinen/Sportvereinen, u. a. - Haushalts-/Kassen-/Rechnungswesen
Überwachung von Haushaltsmitteln, Rechnungssachbearbeitung und Prüfung, Abrechnungen für Veranstaltungen und Projekten, Schulsozialfonds, Mitarbeit bei Inventuren, u. a. - Schülerangelegenheiten
Anlage und Verwaltung von Schülerakten, Datenpflege sowie deren Aktualisierung (offizielle Schulverwaltungssoftware: weBBSchule), Meldungen an den Gesundheitsdienst, Erstellen von Unfallmeldungen, Schülerbeförderung und Schülerspeisung, Überwachung der Schulpflichterfüllung, Beratungsgespräche im Rahmen der Schulanmeldungen, Erstellen von Bescheiden, Prüfungsverfahren - Lehrerangelegenheiten
Datenerfassung und Erstellung von Lehrerlisten, Beurteilungen nach Vorgabe der Schulleitung, Meldungen an das staatliche Schulamt (Krankmeldungen, Dienstreisen, Fortbildungen), Betreuung von Referendaren und Praktikanten (Organisation), u. a. - Beratung/soziale Betreuung/Öffentlichkeitsarbeit
Beratung von Eltern und Schülern, Ansprechpartner für Erziehungsberechtigte sowie Schüler- und Lehrerschaft, Sachschadenabwicklung, Erste-Hilfe-Leistungen, u. a.
- abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder ein gleichwertiger Abschluss
- Organisationsfähigkeit, Selbstständigkeit sowie Kommunikationsfähigkeit
- gute EDV-Kenntnisse in den gängigen Microsoft Office-Anwendungen
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Bereitschaft zur Teilnahme an schulischen Veranstaltungen
- Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TVöD (Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes)
- Zusatzleistungen: Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Bezahlung, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
- 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr
- gleitende Arbeitszeiten sowie Fernarbeit nach Vereinbarung möglich
- regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
JBRP1_DE
Schulsachbearbeitung / Schulsekretariat (m/w/d) Arbeitgeber: Gemeindeamt Kleinmachnow
Kontaktperson:
Gemeindeamt Kleinmachnow HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Schulsachbearbeitung / Schulsekretariat (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Gemeinde Kleinmachnow und die Eigenherd-Grundschule. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Werte und Ziele der Schule verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele für deine Organisationsfähigkeit und Kommunikationsstärke zu geben. Überlege dir Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die diese Fähigkeiten verdeutlichen.
✨Tip Nummer 3
Sei bereit, Fragen zur Zusammenarbeit mit Lehrern, Schülern und Eltern zu beantworten. Zeige, dass du ein Teamplayer bist und gerne in einem schulischen Umfeld arbeitest.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu den Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zu stellen. Das zeigt dein Interesse an persönlicher und beruflicher Entwicklung und passt gut zu den Werten der Stelle.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Schulsachbearbeitung / Schulsekretariat (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Unterlagen hast: ein Anschreiben, einen tabellarischen Lebenslauf, Kopien deiner Zeugnisse und andere Nachweise. Achte darauf, dass alles vollständig und aktuell ist.
Anschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle im Schulsekretariat darlegst. Betone deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten, insbesondere in der Organisation und Kommunikation.
E-Mail-Bewerbung: Wenn du deine Bewerbung per E-Mail sendest, achte darauf, dass alle Anlagen im PDF-Format vorliegen. Formuliere eine klare Betreffzeile und stelle sicher, dass deine Kontaktdaten korrekt sind.
Frist beachten: Achte darauf, deine Bewerbung bis zum 24. November 2024 einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um alle Unterlagen rechtzeitig vorzubereiten und zu versenden.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Gemeindeamt Kleinmachnow vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Sekretariatsaufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Kontakt mit Schülern, Eltern und Lehrern erfordert, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Beratung und sozialen Betreuung betreffen.
✨Kenntnisse in Microsoft Office betonen
Stelle sicher, dass du deine guten EDV-Kenntnisse in den gängigen Microsoft Office-Anwendungen hervorhebst. Du könntest auch konkrete Beispiele nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Fragen zur Schulorganisation vorbereiten
Bereite einige Fragen zur Organisation und den Abläufen an der Eigenherd-Grundschule vor. Dies zeigt dein Interesse an der Schule und hilft dir, einen Eindruck von der Arbeitsumgebung zu bekommen.
