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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro, koordiniere Veranstaltungen und kommuniziere mit Dienstleistern.
- Arbeitgeber: Die Hertie-Stiftung fördert Gehirnforschung und Demokratie mit einem starken Fokus auf den Menschen.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, attraktive Sozialleistungen und die Möglichkeit für mobiles Arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und verbessere aktiv Lebensbedingungen durch spannende Projekte.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Bürobereich sind erforderlich.
- Andere Informationen: Teilzeitstelle in Berlin mit unbefristetem Vertrag.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Arbeit der Hertie-Stiftung konzentriert sich auf zwei Leitthemen: Gehirn erforschen und Demokratie stärken. Die Projekte der Stiftung setzen modellhafte Impulse innerhalb dieser Themen. Im Fokus stehen dabei immer der Mensch und die konkrete Verbesserung seiner Lebensbedingungen.
Die Gemeinnützige Hertie-Stiftung wurde 1974 von den Erben des Kaufhausinhabers Georg Karg ins Leben gerufen und ist heute eine der größten weltanschaulich unabhängigen und unternehmerisch ungebundenen Stiftungen in Deutschland. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unser Berliner Büro Unterstützung als Office Manager (m/w/d) (Berlin | Teilzeit 20 Stunden/Woche | unbefristet).
In dieser Position übernehmen Sie administrative Aufgaben für unser Berliner Büro, insbesondere:
- Empfang
- Kontierung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen
- Pflege von Verteilern
- Koordination von Dienstleistern
- Kommunikation mit unserem Empfang am Hauptsitz Frankfurt/Main
- Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern
Sie bringen eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich mit, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fachwirt/Fachwirtin für Büroorganisation oder im Bereich Assistenz/Sekretariat. Sie bringen einschlägige Erfahrung in diesem Arbeitsfeld mit. Sie haben Freude an Organisation, sind kommunikativ und flexibel und bringen eine gute Portion Teamgeist mit. Sie sind versiert im Umgang mit MS Office Produkten und IT-Systemen. Sie besitzen gute Englisch-Kenntnisse.
Einen attraktiven Arbeitsplatz und die Möglichkeit, vielseitige Aufgaben in einem engagierten, freundlichen und lebendigen Umfeld wahrzunehmen. Attraktive Sozialleistungen. Vertrauensarbeitszeit mit der Möglichkeit zu teilweise mobilem Arbeiten. Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und -bildung.
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Gemeinnützige Hertie-Stiftung
Kontaktperson:
Gemeinnützige Hertie-Stiftung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Stiftung oder im Non-Profit-Sektor arbeiten. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen oder erhält wertvolle Informationen über die Unternehmenskultur.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich gründlich über die Hertie-Stiftung und ihre Projekte. Zeige in Gesprächen, dass du die Mission und die Werte der Stiftung verstehst und schätzt. Dies kann dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zur ausgeschriebenen Stelle passen. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. In einem dynamischen Umfeld wie der Hertie-Stiftung ist es wichtig, dass du bereit bist, verschiedene Aufgaben zu übernehmen und dich schnell auf neue Situationen einzustellen. Das kannst du in Gesprächen betonen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Hertie-Stiftung. Besuche ihre offizielle Website, um mehr über ihre Projekte, Werte und die spezifischen Anforderungen für die Position des Office Managers zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Rolle des Office Managers wichtig sind, wie z.B. Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeiten und Erfahrung mit MS Office.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Hertie-Stiftung interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Verbesserung der Lebensbedingungen der Menschen beitragen können.
Bewerbung einreichen: Reiche deine vollständige Bewerbung über unsere Website ein. Achte darauf, dass alle Dokumente korrekt formatiert und alle Informationen vollständig sind, bevor du auf 'Absenden' klickst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Gemeinnützige Hertie-Stiftung vorbereitest
✨Bereite dich auf die Unternehmenswerte vor
Informiere dich über die Hertie-Stiftung und ihre Leitthemen. Zeige im Interview, dass du die Mission der Stiftung verstehst und wie deine Werte mit denen des Unternehmens übereinstimmen.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Da die Position des Office Managers stark auf Organisation und Koordination ausgerichtet ist, bereite konkrete Beispiele vor, die deine Erfahrungen in diesen Bereichen demonstrieren. Erkläre, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Projekte oder Veranstaltungen organisiert hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Die Kommunikation mit verschiedenen Dienstleistern und dem Empfang ist entscheidend. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsstrategien zu erläutern und wie du in der Vergangenheit effektiv mit unterschiedlichen Stakeholdern interagiert hast.
✨Fragen zur Weiterentwicklung stellen
Zeige dein Interesse an persönlicher und beruflicher Weiterentwicklung, indem du Fragen zu den Weiterbildungsmöglichkeiten innerhalb der Stiftung stellst. Dies zeigt, dass du langfristig an einer Zusammenarbeit interessiert bist.
