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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Gremiensitzungen und kümmere dich um administrative Aufgaben.
- Arbeitgeber: Werde Teil eines dynamischen Teams in einer innovativen Organisation.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten und ein modernes Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten und arbeite an spannenden Projekten.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest gute Kommunikationsfähigkeiten und Organisationstalent mitbringen.
- Andere Informationen: Vollzeitstelle mit der Möglichkeit, wertvolle Erfahrungen zu sammeln.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sie übernehmen die organisatorische Betreuung von Gremiensitzungen, z. B. durch Terminfindung und den Versand von Einladungen und Sitzungsunterlagen. Sie pflegen Mitgliederlisten, stellen Sitzungsunterlagen zusammen und kontrollieren diese, außerdem überwachen Sie die Einhaltung von Terminfristen.
Arbeitsabläufe und Büroorganisation für bestimmte Teilbereiche der Abteilung stellen Sie sicher. Sie nehmen administrative Aufgaben (Führen und Verwalten der Wiedervorlage und der Ablage) wahr, beurteilen die Dringlichkeit eingehender Post/Telefongespräche und leiten diese sach- und termingerecht weiter.
Referenten/-innen stehen Sie durch die Übernahme weiterführender Aufgaben in der organisatorischen Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen unterstützend zur Seite. Schreib- und Büroarbeiten erledigen Sie nach Vorgabe. Sie erstellen Dokumentationen, Statistiken, Präsentationsunterlagen/-folien sowie Grafiken.
Sekretär/in (m/w/d) - [\'Vollzeit\'] Arbeitgeber: Gemeinsamer Bundesausschuss
Kontaktperson:
Gemeinsamer Bundesausschuss HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretär/in (m/w/d) - [\'Vollzeit\']
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen, die in der Verwaltung oder im Sekretariatsbereich tätig sind. Ein persönlicher Austausch kann dir wertvolle Einblicke und möglicherweise sogar Empfehlungen für die Stelle bei uns geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Tools und Software, die in der Büroorganisation verwendet werden. Kenntnisse in Programmen wie Microsoft Office oder speziellen Verwaltungssoftware können dir einen Vorteil verschaffen und zeigen, dass du gut vorbereitet bist.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Organisation von Gremiensitzungen vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Terminfindung und der Erstellung von Sitzungsunterlagen verdeutlichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Da du oft mit verschiedenen Personen in Kontakt stehst, ist es wichtig, dass du während des Vorstellungsgesprächs klar und präzise kommunizierst. Übe, wie du Informationen effektiv weitergibst und Anfragen bearbeitest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretär/in (m/w/d) - [\'Vollzeit\']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position als Sekretär/in wichtig sind.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die organisatorische Betreuung von Gremiensitzungen und administrative Aufgaben wichtig sind.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für die Position geeignet bist. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit administrativen Aufgaben.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Gemeinsamer Bundesausschuss vorbereitest
✨Vorbereitung auf organisatorische Aufgaben
Informiere dich über die typischen organisatorischen Abläufe in einem Sekretariat. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du erfolgreich Gremiensitzungen organisiert hast.
✨Kenntnisse in Bürosoftware
Stelle sicher, dass du mit gängiger Bürosoftware vertraut bist. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Programmen wie Microsoft Office oder speziellen Verwaltungssoftware zu beantworten und eventuell sogar praktische Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da der Job viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, und bringe Beispiele, wie du in der Vergangenheit effektiv mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Dringlichkeit und Priorisierung
Bereite dich darauf vor, Fragen zur Priorisierung von Aufgaben zu beantworten. Überlege dir, wie du in stressigen Situationen den Überblick behältst und welche Methoden du anwendest, um dringende von weniger dringenden Aufgaben zu unterscheiden.
