Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Anlaufstelle für Verwaltung und organisiere spannende Veranstaltungen.
- Unternehmen: Generalverwaltung für Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz mit einem dynamischen Team.
- Vorteile: Sichere Vollzeitstelle, unbefristet, in Mainz mit fairer Bezahlung.
- Weitere Informationen: Wir fördern Vielfalt und freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Kulturpflege aktiv mit und arbeite in einem kreativen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariat oder vergleichbare Erfahrung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Arbeitgeber: Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz
Tätigkeitsprofil: Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) – Direktion Landesdenkmalpflege stellt zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in (m/w/d) mit Sekretariatsaufgaben in Vollzeit unbefristet ein. Das Aufgabengebiet ist nach Entgeltgruppe 5 nach dem Tarifvertrag der Länder bewertet. Dienstort ist Mainz.
Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) ist eine obere Landesbehörde. Sie vereint die Direktionen Landesarchäologie, Landesdenkmalpflege, Landesmuseum Mainz, Rheinisches Landesmuseum Trier, Landesmuseum Koblenz und die Direktion Burgen, Schlösser, Altertümer (B.S.A.) sowie Stabsstellen für zentrale Verwaltungs-, Marketing- und Bauaufgaben unter einem Dach.
Die Direktion Landesdenkmalpflege gliedert sich in die Fachbereiche Inventarisation, Praktische Denkmalpflege sowie Weiterbildung und Vermittlung. Die Landesdenkmalpflege betreut als Fachbehörde das gesamte Spektrum denkmalpflegerischer Aufgaben. Neben der Mitwirkung beim Gesetzesvollzug durch das Führen der Denkmalliste sowie Maßnahmen der Weiterbildung der Schutzbehörden und anderer öffentlichkeitswirksame Formate bildet vor allem die fachliche Beratung von Eigentümern, Architekten, Ingenieuren, Restauratoren und Handwerkern, Kommunen sowie staatlichen bzw. kirchlichen Behörden bei der Vorbereitung und Durchführung von Maßnahmen den Schwerpunkt ihrer Tätigkeit.
Das abwechslungsreiche und vielseitige Aufgabengebiet umfasst:
- erste/r Ansprechpartner/in für die Querschnittsverwaltung (Finanzen, Organisation, Personal)
- Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost incl. der elektronischen Post (eAkte) und interner Weiterleitung gemäß Geschäftsverteilung
- Führung der analogen und digitalen Ablage der Direktionsleitung
- Führung verschiedener Terminkalender und eigenständige Wiedervorlage
- Pflege von Adressverteilern
- Organisation von Reisen des Landeskonservators
- Terminierung, Vor- und Nachbereitung von Arbeitstreffen und Besprechungen sowie Protokollerstellung (Ergebnisprotokolle)
- Erstellung von Präsentationen (Vorträge, Tagungen)
- Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen der Direktion (z. B. Vorträge, Tagungen, Workshops; Netzwerkveranstaltungen, Pressetermine) einschließlich Bearbeitung von Anmeldungen
- Organisation und Verwaltung des Geschäfts- und Materialbedarfs für die Zentrale der Direktion sowie Zentrale/r Einkäufer/in der Direktion beim Kaufhaus des Landes
- Bearbeitung von Rechnungen, auch digital (Kontierung, Anlage von Aufträgen, etc.)
- Zuarbeit bei Vergabeverfahren, z. B. Recherchearbeiten, Bedarfsermittlung, Zusammenstellen von Daten
- Unterstützung beim zentralen Fuhrparkmanagement (u. a. Erfassung der Führerscheine für Nutzer/innen von Dienstkraftfahrzeugen)
- Koordinator/in für die Mitarbeiter des örtlichen Liegenschaftsmanagements Standort Erthaler Hof
- Abwesenheitsvertretung im Vorzimmer der Generaldirektorin in Mainz
Im Rahmen des Landesgleichstellungsgesetzes streben wir eine Erhöhung des Frauenanteils an und sind an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.
Anforderungsprofil: Für die Wahrnehmung der Aufgaben erwarten wir folgende Qualifikationen:
- abgeschlossene Ausbildung, vorzugsweise in einem Sekretariatsberuf, kaufmännischen Beruf oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
Weiterhin wünschen wir uns:
- einschlägige mehrjährige Berufserfahrung
- ausgeprägtes Organisationsvermögen, Selbstständigkeit und Organisationssinn
- hohes Maß an Motivation und Eigeninitiative
- sehr gute Umgangsformen und serviceorientiertes Auftreten
- sehr gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Teamfähigkeit und Konfliktfähigkeit
- Belastbarkeit und Einsatzfähigkeit
- Zuverlässigkeit und zeitliche Flexibilität
- sichere Anwenderkenntnisse von MS-Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- hohe Bereitschaft zur Einarbeitung in neue digitale Formate sowie Arbeitsabläufe
Mitarbeiter/in (m/w/d) mit Sekretariatsaufgaben Arbeitgeber: Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz
Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz bietet Ihnen als Mitarbeiter/in mit Sekretariatsaufgaben eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Team. Hier profitieren Sie von einer stabilen Anstellung im öffentlichen Dienst, attraktiven Weiterbildungsmöglichkeiten und einem positiven Arbeitsumfeld, das Wert auf Gleichstellung und Diversität legt. Mainz als Standort bietet zudem eine hohe Lebensqualität und kulturelle Vielfalt, die Ihre berufliche und persönliche Entwicklung bereichern werden.
Kontaktdaten:
Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Mitarbeiter/in (m/w/d) mit Sekretariatsaufgaben erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt bei der GDKE nachzufragen. Zeig dein Interesse und stelle Fragen zu den Aufgaben oder dem Team.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder schon bei der GDKE sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die GDKE und ihre Projekte. Überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Stelle passen und sei bereit, das zu kommunizieren.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter/in (m/w/d) mit Sekretariatsaufgaben mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau die richtige Person für diese Stelle bist. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben klar strukturiert sind. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So wird es uns leichter fallen, deine Qualifikationen zu erkennen.
Sei konkret!:Gib uns konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, dass du die geforderten Fähigkeiten mitbringst. Erzähl uns von Projekten oder Aufgaben, die du erfolgreich gemeistert hast!
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell bei uns ankommt und wir sie direkt bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz vorbereitet
✨Informiere dich über die GDKE
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz verschaffen. Schau dir ihre Projekte, Ziele und Werte an. So kannst du im Gespräch gezielt auf deren Arbeit eingehen und zeigen, dass du wirklich interessiert bist.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in Organisation, Kommunikation und Teamarbeit unter Beweis stellen. Wenn du von deinen Erfahrungen erzählst, wird es einfacher, deine Eignung für die Stelle zu verdeutlichen.
✨Praktische Vorbereitung
Da die Stelle viele Sekretariatsaufgaben umfasst, solltest du dich mit den gängigen Programmen wie MS-Office vertraut machen. Vielleicht kannst du sogar ein paar praktische Übungen machen, um sicherzustellen, dass du im Interview selbstbewusst über deine technischen Fähigkeiten sprechen kannst.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Organisation. Du könntest beispielsweise nach den Herausforderungen fragen, die die GDKE aktuell bewältigen muss, oder nach den Möglichkeiten zur Weiterbildung innerhalb der Behörde.
